Zmiany w dokumentacji pracowniczej od 17 maja 2023 r. – nowe dokumenty w części B akt osobowych

Ustawa z 9 marca 2023 r. wprowadziła do Kodeksu pracy art. 29³. Na jego podstawie którego pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy będzie mógł raz w roku kalendarzowym wystąpić do pracodawcy z wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy.

Pracodawca będzie udzielał pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiedzi na taki wniosek, biorąc pod uwagę potrzeby pracodawcy i pracownika, nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania wniosku. W razie nieuwzględnienia wniosku pracodawca będzie informował  pracownika o przyczynie odmowy.

W nowym przepisie art. 29⁴ Kodeksu pracy wskazano powody, które nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę, przygotowanie do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia albo przyczyny zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę.

Na podstawie tego przepisu pracownik, który uważa, że przyczyną rozwiązania umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę był jeden ze wskazanych w przepisie powodów, będzie mógł w terminie 7 dni od dnia złożenia oświadczenia woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę, złożyć do pracodawcy wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o wskazanie przyczyny uzasadniającej to rozwiązanie umowy o pracę albo zastosowanie działania. Pracodawca będzie udzielał pracownikowi odpowiedzi na ten wniosek, w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie 7 dni od dnia złożenia przez pracownika wniosku.

Do Kodeksu pracy wprowadzono także przepisy uprawniające pracowników do elastycznej organizacji pracy (art. 188¹ Kodeksu pracy). Zgodnie z tą regulacją pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia przez nie 8. roku życia, będzie mógł złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy. Pracodawca będzie rozpatrywał wniosek, uwzględniając potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, a także potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Pracownik korzystający z elastycznej organizacji pracy będzie mógł w każdym czasie złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o powrót do poprzedniej organizacji pracy przed upływem ww. 7-dniowego terminu, gdy uzasadnia to zmiana okoliczności będąca podstawą do korzystania przez pracownika z elastycznej organizacji pracy. Pracodawca po rozpatrzeniu wniosku, z uwzględnieniem takich samych okoliczności jak przy rozpatrywaniu wniosku o elastyczną organizację pracy, będzie informował pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o uwzględnieniu albo przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku albo o możliwym terminie powrotu do pracy, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

W art. 148¹ Kodeksu pracy ustanowiono nową instytucję zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Zwolnienie to  przysługuje pracownikowi w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym.

Urlop opiekuńczy

Kolejną nowością jest urlop opiekuńczy, udzielany w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Urlop ten będzie przysługiwać pracownikowi w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym (art. 173¹ Kodeksu pracy).

W art. 178 § 2 Kodeksu pracy podwyższono z 4 do 8 lat wiek dziecka, którego rodzic (opiekun) korzysta z prawa niewyrażenia zgody na pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy, oraz na oddelegowanie poza stałe miejsce pracy.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej – w części B akt osobowych pracownika pracodawca przechowywać będzie również

Zatem cała dokumentacja dotycząca stosowania elastycznej organizacji pracy, o której mowa w art. 188¹ Kodeksu pracy, będzie przez pracodawcę przechowywana w części B akt osobowych pracownika, także jeżeli będzie ona dotyczyła np.:

• ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 142 Kodeksu pracy albo
• stosowania systemu skróconego tygodnia pracy, o którym mowa w art. 143 Kodeksu pracy.

Ponadto dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, prowadzona przez pracodawcę, obejmuje po zmianach również wnioski pracownika dotyczące ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej oraz z urlopu opiekuńczego.

Ze względu na zmianę wieku dziecka, o którym jest mowa w art. 178 § 2 Kodeksu pracy, wprowadzono analogiczną zmianę w § 6 pkt 1 lit. d tiret pierwsze rozporządzenia.