Wyzwania biur rachunkowych. Poznaj je lepiej.

Zadbaj o odpowiedni program dla księgowych, by Twoja praca zapewniała Ci poczucie bezpieczeństwa bez względu na regulacje prawne.

Praca w zawodzie księgowego to ogromna odpowiedzialność i liczne wyzwania każdego dnia. Bezustanne aktualizowanie bazy danych z powodu szybko zmieniających się przepisów, znacznie utrudnia pracę zawodową wszystkim pracownikom biur rachunkowych. Prowadzenie księgowości nawet w przypadku małych i średnich firm wiąże się z dużym zobowiązaniem, które często generuje stres obciążający organizm. Przyjmowanie faktur, rozliczanie należności, prowadzenie zestawień i tak można by wymieniać niemal bez końca. Comiesięczna lista płac, kalkulowanie wysokości podatków, składek zdrowotnych oraz reprezentowanie firmy przed państwowymi urzędami to czasochłonne i często wymagające cierpliwości zajęcia.

A więc dobry księgowy wykazuje się zestawem cech, które gwarantują przedsiębiorcy wsparcie na każdym etapie prowadzenia firmy. Komunikatywność, cierpliwość, sprawne poruszanie się pomiędzy aktualnymi ustawami oraz umiejętność analitycznego myślenia to tylko kilka z całej listy niezbędnych umiejętności, które pozwalają dołączyć do grona profesjonalistów.

Mimo że czasy ręcznego wyliczania zobowiązań finansowych już dawno minęły, a nowoczesna technologia zastąpiła analogowe rozliczenia, księgowy wciąż musi charakteryzować się odpowiednimi umiejętnościami, by dobrze wypełniać szereg swoich obowiązków. Do ważnych aspektów pracy w rachunkowości zalicza się często bezustanne podnoszenie kompetencji zawodowych. Czasem wynikają one z wprowadzanych przez ustawodawców zmian, a czasem są one wynikiem poszerzania swoich umiejętności i wdrażania nowych narzędzi cyfrowych. Z roku na rok rosną również oczekiwania klientów, co również stanowi wyzwanie w tej branży. Firmy chcą być obsługiwane kompleksowo, do czego potrzebna jest ogromna wiedza oraz często neutralne spojrzenie na dany problem.

Kolejnym obciążeniem jest wprowadzenie KSeF, czyli Krajowego Systemy e-Faktur. Ten system od 1 lipca 2024 roku zobliguje każdą firmę do stosowania tylko jednego, dopuszczalnego wzoru faktur, a każdy dokument będzie widoczny w systemie również dla urzędników państwowych z wyższych struktur. Takie rozwiązanie ma sprawić, że zniknie obowiązek przechowywania dokumentów sprzedażowych w formie papierowej, a dokumenty będą uporządkowane i zawsze „pod ręką” w wersji elektronicznej. Jak będzie to wyglądało w praktyce, już niedługo się dowiemy.

To wszystko sprawia, że praca księgowego wciąż nie należy do łatwych. Jest obciążona dużą odpowiedzialnością i wiąże się z powracającym stresem. Sytuacji nie ułatwia brak regulacji prawnych w tym zawodzie.

Kolejnym aspektem, który wciąż rośnie w siłę, jest coraz większa świadomość klientów. To właśnie od księgowego przedsiębiorcy oczekują pomocy z zakresu doboru sprawdzonego oprogramowania, które ułatwia wymianę dokumentów kadrowych, przyspiesza realizację przelewów czy też przygotowywania dokumentów kadrowo-księgowych. A żeby móc klientowi doradzić, trzeba być „na bieżąco”. I tu pętla się zamyka. Jak się okazuje profesjonalny księgowy, powinien mieć czas na rozwój również w tej dziedzinie. Rozwój z zakresu wdrażania nowoczesnych systemów cyfrowych to nasza przyszłość i nie da się tego uniknąć, jeśli biuro ma pełnić swoje obowiązki na najwyższym poziomie.

Kolejnym, i to bardzo istotnym wyzwaniem w pracy biur rachunkowych, jest brak prawnej definicji zawodu księgowego. Prawo nie narzuca na księgowych, pracowników biur rachunkowych, związanych z podatkami lub też płacami posiadania konkretnych umiejętności. Brak wymagań sprawia, że przedsiębiorcy trafiają do nierzetelnych firm, które nie mają odpowiednich umiejętności. A to sprawia, że przedsiębiorca ponosi konsekwencje za błędy nierzetelnego podwykonawcy.

Gdyby ustawodawca zdefiniował profesję księgowego, ułatwiłoby to pracę zarówno właścicielom biur rachunkowych, jak i przedsiębiorcom, którzy korzystają z takich usług. Wówczas zasady takiej współpracy byłyby proste i mniej stresujące dla dwóch stron.

Aby praca w profesji księgowego była, chociaż odrobinę łatwiejsza, warto rozważyć wdrożenie prostych zmian, które mogą okazać się kluczowe w przypadku małych i dużych biur rachunkowych. Sprawdź, na co warto zwrócić uwagę, by ułatwić wypełnianie codziennych obowiązków profesjonalistom:

• odpowiednia aranżacja biura i prawidłowe oświetlenie,
• dbanie o ergonomię na stanowiskach pracy, by uniknąć dolegliwości fizycznych związanych z pracą przy biurku,
• korzystanie z prostych i wysokiej jakości oprogramowań, które  sprawiają, że prowadzenie księgowości jest prostsze
• zwiększenie bezpieczeństwa danych, by uniknąć niepożądanych problemów,
• pielęgnowanie atmosfery w pracy, by była przyjemna i wspierająca,
• regularne przerwy, które zwiększają wydajność pracy umysłowej i poprawiają koncentrację,
• organizacja szkoleń w czasie pracy, a nie po godzinach lub w weekendy, co mogłoby dodatkowo obciążać pracowników,
• zadbanie o poprawną komunikację z klientami i urzędnikami,
• możliwość pracy naprzemiennej w pozycji siedzącej i stojącej, by zneutralizować negatywne odczucia w ciele.

Powyższe kwestie zasługują na uwagę bez względu na wielkość biura rachunkowego. Praca w stresogennych warunkach zalicza się do mało atrakcyjnych profesji, zwłaszcza teraz, gdy młodzi ludzie zwracają szczególną uwagę na utrzymanie balansu pomiędzy pracą i życiem prywatnym.

Pomimo braku odpowiednich regulacji prawnych, każdy księgowy oraz pracownik biura rachunkowego pomaga małym, średnim i dużym przedsiębiorcom, przebrnąć przez liczne rozporządzenia, wyliczenia i obowiązki względem instytucji państwowych. Pamiętaj o tym, że praca Twoja lub Twoich pracowników może być łatwiejsza. Wystarczy, że zadbasz o ergonomię w pracy, by zniwelować stres związany z dolegliwościami fizycznymi z powodu długich godzin spędzonych w pozycji siedzącej. Ponadto odpowiednie oprogramowania dla jednoosobowych działalności oraz dla biur rachunkowych ułatwi wypełnianie codziennych obowiązków. W programie 360 Księgowość część procesów jest zautomatyzowana, dzięki czemu możesz skutecznie zminimalizować liczbę popełnianych błędów. Ponadto system pracuje szybko i jest na bieżąco aktualizowany, dzięki czemu zyskuje się pewność, że wykonywane czynności są zgodne z aktualnymi przepisami i rozporządzeniami. Nowoczesne systemy cyfrowe gwarantują, że prowadzenie biura rachunkowego w końcu będzie łatwe i przyjemne i to ich największy atut.

Jeśli szukasz sprawdzonych rozwiązań i programów, które wspierają księgowych i pracowników biur rachunkowych w codziennych działaniach, koniecznie poznaj ofertę 360 Księgowość. Atrakcyjne warunki współpracy z pewnością zachęcą również do korzystania z nowoczesnego oprogramowania dla księgowych. Zadbaj o swój komfort psychiczny i poznaj mocne strony programu.