Czy biuro rachunkowe ma obowiązek archiwizacji dokumentów byłego klienta?

Obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej i księgowej ciąży bowiem na podatniku (kliencie).

• Brak obowiązku przechowywania: przepisy nie nakładają na biuro rachunkowe obowiązku utrzymywania baza danych, kopii programowych czy wysłanych plików JPK (JPK_V7, JPK_PKPIR) po zakończeniu umowy.
• Obowiązek przekazania danych klientowi: biuro rachunkowe miało obowiązek wydać klientowi wszystkie jego dokumenty źródłowe, ewidencje oraz wygenerowane deklaracje/pliki JPK (lub UPO będące potwierdzeniem ich złożenia), tak aby klient mógł wywiązać się ze swoich obowiązków wobec fiskusa.
• Wydanie pliku JPK: biuro powinno przekazać klientowi pliki JPK (lub ich wyciągi/zawartość w formie czytelnej/pliku xml/pdf wraz z UPO), ale nie musi przechowywać ich kopii u siebie.

Podatnik jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji podatkowej (w tym faktur, ewidencji VAT, plików JPK, KPiR) przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

• Obowiązek przechowywania dokumentów w ramach prowadzenia ksiąg ciąży na biurze rachunkowym tylko w okresie trwania umowy.
• Po rozwiązaniu umowy i wydaniu dokumentacji oraz ewidencji klientowi, całkowity obowiązek jej archiwizacji przechodzi na klienta. Biuro nie ma obowiązku pozostawiania sobie kopii roboczych ani skanów.

• Biuro nie ma obowiązku ustawowego przechowywania bieżącej korespondencji e-mail.
• RODO (Ochrona danych osobowych): zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e RODO), dane osobowe klienta należy usunąć po ustaniu celu przetwarzania (czyli po zakończeniu umowy i rozliczeniu usług).
• Wyjątek (Ochrona przed roszczeniami): biuro rachunkowe może pozostawić wybrane dokumenty (np. umowę współpracy, protokół przekazania dokumentów, kluczowe maile zawierające instrukcje klienta) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora) w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami cywilnymi lub podatkowymi. Okres ten wynika z przepisów o przedawnieniu roszczeń z umowy (co do zasady 3 lata na podstawie Kodeksu cywilnego).