Wybór oprogramowania do prowadzenia ksiąg rachunkowych

Jest to oprogramowanie dostępne przez przeglądarkę internetową, zatem nie wymaga posiadania sprzętu o określonych parametrach. Dzięki temu, że logowanie następuje poprzez interfejs, możliwy jest dostęp z każdego urządzenia. Oczywiście księgowanie z poziomu telefonu do najwygodniejszych nie należy, ale możliwość podglądu raportów, operacji czy rozliczeń w dowolnym miejscu i czasie jest już komfortowa.

Oprogramowanie do prowadzenia ksiąg rachunkowych 360 Księgowość jest bardzo intuicyjne. Od samego początku tj. zakładania firmy, program prowadzi użytkownika wskazując co należy uzupełnić. Przy braku wypleniania wszystkich niezbędnych pól sygnalizuje braki i nie przepuszcza dalej.

Program oferuje nie tylko możliwość księgowania, ale też prowadzenia magazynu, wystawiania faktur sprzedaży prowadzenia ewidencji środków trwałych. I oczywiście sprowadzania, a następnie przekazywania drogą elektroniczną wszystkich niezbędnych przy prowadzeniu ksiąg ewidencji i rozliczeń.

Jest możliwość zintegrowania go nie tylko z systemami bankowymi, ale też oprogramowaniem wspierającym sprzedaż i rozliczenia np. Allegro.  Ustawienie tych powiazań automatyzuje w znaczącym stopniu księgowania oraz przede wszystkim umożliwia kompleksowe spojrzenie na firmę w czasie rzeczywistym.

Na etapie zakładania firmy konieczny jest wybór sposobu ustalania wyniku finansowego (porównawczo i kalkulacyjnie). Po dokonaniu tego wyboru program generuje plan kont oparty na powszechnie stosowanych standardach. Pewną nowością jest numeracja nie trzycyfrowa tylko pięciocyfrowa. Daje to duże możliwości rozbudowywania ewidencji. Plan kont zaproponowany przez autorów oprogramowania skorelowany jest z elementami sprawozdania finansowego, ale nie tylko bilansowemu i rachunkiem zysków i strat, ale też - co nie jest powszechne - z rachunkiem przepływów pieniężnych.

Rys. Fragment planu kont wraz z opisami kont

Ustawienia programu automatycznie sygnalizują to w jaki sposób różnego typu operacje bezpośrednio i pośrednio powiązane z daną pozycją mają być księgowane. Na przykład przy środkach trwałych mamy nie tylko standardowo wskazywane konta dotyczące księgowania amortyzacji i umorzenia tych składników aktywów. Są także powiązania do kont związanych z zakupem, sprzedażą i odpowiednich pozycji rachunku zysków i strat.

Rys. Opis konta i jego powiązań

Oczywiście plan kont może zostać uzupełniony o pozycje, które są ważne z punktu widzenia użytkowania. Tu bardzo istotną kwestią jest to, że system nie pozwoli zakończyć etapu tworzenia nowego konta bez uzupełniania wszystkich danych niezbędnych potem do przygotowania sprawozdania, prowadzenia rejestrów czy tworzenia raportów zarządczych.

Wprowadzanie dokumentów może odbywać się z poziomu księgi głównej, z poziomu modułów obejmujących sprzedaż czy zakupy oraz środków trwałych i WNIP. Jest bardzo intuicyjne. Na przykład wprowadzając fakturę, można dodać nowego kontrahenta wprowadzając numer NIP - system pobiera dane z rejestru regon i weryfikuje z białą listą, Zatem od razu są informacje dotyczące statusu podatnika.

Uzupełnienie danych dotyczących sprzedaży tj. asortymentu może odbywać się też z wykorzystaniem danych z systemu magazynowego. Wybór stawki VAT automatycznie powoduje ujęcie transakcji na kontach rozrachunków z tytułu VAT oraz pod datą obowiązku podatkowego w rejestrze sprzedaży. Akceptacja danych powoduje, iż faktura zostaje zaksięgowana. Podgląd dokumentu możliwy jest z wielu miejsc.

Rys. Podgląd dokumentu

Dokumenty nie są przechowywane w buforze, są natychmiast ujmowane w systemie FK i znajdują odzwierciedlenie w sprawozdaniach i deklaracjach księgowych.

Poniżej pokazano podgląd księgowania z poziomu zestawienia obrotów i sald oraz JPK.

Podgląd fragmentu deklaracji z wybraną transakcją

Elementem, który może być szczególnie przydatny dla zarządzających, jest podgląd kont przychodów i kosztów już z poziomu głównego pulpitu. Otwierając program natychmiast mamy informację o wartościach wynikowych. Oczywiście można ustawić, czy te wartości mają być prezentowane za jeden dzień, miesiąc czy narastająco za wybrany okres.

Jak widać na ekranie powyżej, od razu sygnalizowana jest też sytuacja płatnicza podmiotu tj. nieopłacone faktury czy zaległości płatnicze.

Program umożliwia w dowolnym momencie przygotowanie sprawozdania finansowego, w tym sporządzenie go w formacie xml, a więc wymaganym dla oficjalnych sprawozdań finansowych. Częstotliwość i zakres raportów są dostosowany do potrzeb użytkowników. Nie ma np. problemu ze sporządzeniem w jednym raporcie bilansu za każdy z dwunastu miesięcy na dowolny dzień miesiąca, a następnie na potrzeby analiz wyeksportowanie do Excela.

Rys. Fragment bilansu w ujęciu 8 miesięcy

Oczywiście możliwe jest przygotowanie innych raportów o charakterze zarządczym wg zasad zdefiniowanych samodzielnie przez użytkownika. System umożliwia też sporządzenie deklaracji i informacji podatkowych oraz przekazanie ich do KAS.

Wszystkie raporty jakie są generowane w systemie mogą zostać wyeksportowane do pliku pdf jak i arkusza kalkulacyjnego.

Oczywiście raporty – ich zakres i zawartość - są zgodnie z wymaganiami przepisów ustawy z dnia 29.09.1994r o rachunkowości.

Warto jeszcze wskazać, iż oprogramowanie zawiera połączenie z serwisem informacyjnym, w którym na bieżąco umieszczane są podpowiedzi, artykuły dyskusyjne oraz opracowania merytoryczne problemów rachunkowo podatkowych - jakże przydatne w codziennej pracy.

Podsumowując należy wskazać, że program 360 Księgowość: spełnia kryteria wymogów ustawy o rachunkowości, jest bardzo intuicyjny w obsłudze, nie wymaga długiego i specjalistycznego przygotowania do zastosowania w firmie. Oczywiście jak w każdym programie wymagane są pewne dostosowania i ustawienia, ale w tym wypadku są one bardzo intuicyjne. Ponadto oprogramowanie daje możliwość łatwego i przyjaznego dla użytkownika uzyskania danych zarządczych.

Należy też zaznaczyć, iż wbudowane schematy księgowań znacząco ograniczają ilość błędów w księgach.