Nowa architektura księgowości: KSeF, automatyzacja i rola nowoczesnych biur rachunkowych

Krajowy System e-Faktur, choć dziś jest przedmiotem ciągłej dyskusji na wielu płaszczyznach – księgowej, doradczej i ministerialnej – w przyszłości stanie się centralnym kanałem wymiany i walidacji faktur między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Jak podkreśla Agnieszka Opalińska, nie należy postrzegać go jedynie jako kolejnego obowiązku fiskalnego. Według ekspertów, KSeF jest elementem przewagi konkurencyjnej, który ostatecznie stanie się narzędziem integracyjnym dla całych procesów gospodarczych zachodzących pomiędzy administracją skarbową, biurem rachunkowym i przedsiębiorcą.

Wielu przedsiębiorców pozostaje w błędnym przekonaniu, że to ich biuro rachunkowe "ogarnie" KSeF. Choć księgowi nie mogą wykonać za przedsiębiorców wszystkich czynności związanych z systemem, spoczywa na nich odpowiedzialność za edukowanie klientów i budowanie świadomości, do czego to narzędzie służy i jakie korzyści niesie. Wdrożenie KSeF to nie tylko kwestia technologiczna, ale także zarządzanie samym procesem zmiany i edukacja.

KSeF wymusza przejście na cyfrową komunikację z klientami, co ograniczy tradycyjny kontakt dotyczący konkretnych faktur. W związku z tym, biura rachunkowe muszą posiadać narzędzia w systemach, które umożliwią wyegzekwowanie od klienta np. opisów faktury czy potwierdzeń, że jest ona związana z działalnością firmy. Systemem, który jest w stanie skutecznie wspierać biura rachunkowe w obowiązkach wynikających z Krajowego Systemu e-Faktur, jest ERP enova365.

Wiele nowoczesnych biur rachunkowych z powodzeniem stosuje systemy ERP, które wspierają je w wielu procesach, automatyzując rutynowe działania i uwalniając cenny czas. KSeF to doskonała okazja do cyfryzacji branży.

Tym bardziej, że od 2026 roku wszystkie ewidencje rachunkowe i podatkowe muszą być prowadzone elektronicznie, co naturalnie prowadzi do odciążenia księgowych z powtarzalnych czynności.

Nowoczesne systemy ERP przynoszą wiele korzyści:

1. Zgodność z przepisami: dostarczają rozwiązania zgodne z obowiązującymi regulacjami, co jest szczególnie istotne w biurach obsługujących wielu klientów o różnym profilu działalności.

2. Dostępność aktualizacji: w kontekście KSeF istotne jest, by system zapewniał jego dostępność w ramach bieżących aktualizacji, co jest ważne dla biur rachunkowych skrupulatnie pilnujących swoich kosztów.

3. Współpraca i komunikacja: oprogramowanie musi dostarczać narzędzia do komunikacji i współpracy z klientami, co jest niezwykle przydatne w kontekście cyfrowego obiegu faktur wprowadzanego przez KSeF (w przypadku enova365 służy do tego Pulpit Klienta Biura Rachunkowego).

4. Testowanie i mapowanie danych: systemy powinny umożliwiać testowanie nowych rozwiązań (jak KSeF), a także dostarczać gotowe wzorce lub mechanizmy do mapowania danych z różnych systemów zewnętrznych do postaci używanej w procesach księgowych.

Coraz powszechniejszy abonamentowy model korzystania z systemów ERP ma niezmienną zaletę: zapewnia przewidywalny, comiesięczny koszt. enova365 również dostępna jest w tym modelu.

Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych systemów, biuro rachunkowe zmienia swój charakter. Agnieszka Opalińska zwraca uwagę, że automatyzacja pozwala "zatrudnić" narzędzia do wykonywania mechanicznych, powtarzalnych czynności na polu typowo księgowym, takich jak pobieranie kursów walut czy comiesięczne naliczanie amortyzacji, rozliczeń i kosztów (np. w enova365 jest to możliwe za pomocą Harmonogramu zadań).

Relacja z klientem w cyfrowym biurze staje się bardziej transparentna, ponieważ klient często ma dostęp do tych samych, wiarygodnych i ustrukturyzowanych danych elektronicznych co biuro. Rola księgowego ewoluuje: przestaje ograniczać się do oglądania danych podatkowych, w efekcie specjalista staje się partnerem dla przedsiębiorcy. Kiedy podstawowe czynności się automatyzują, najbardziej wartościowe staje się interpretowanie danych oraz wsparcie przedsiębiorcy w planowaniu przyszłości i poszerzaniu skali działalności.

Warto zwrócić uwagę, że biura rachunkowe są beneficjentami danych z innych obszarów przedsiębiorstwa (np. handlowego, z listami płac czy obrotami magazynowymi). W idealnej sytuacji korzystanie ze zintegrowanego systemu eliminuje zakłócenia w transmisji danych. Jeśli jednak przedsiębiorstwo nie wdrożyło zintegrowanego systemu ERP, niezwykle ważne stają się sprawne mechanizmy integracji oparte na otwartości systemu na bezpieczną wymianę danych z innymi aplikacjami (co zapewnia również system ERP enova365).

Wprowadzanie sztucznej inteligencji do księgowości wymaga ostrożności ze względu na specyfikę danych. Modele AI, działające dwuetapowo (uczenie i stosowanie), napotykają poważne problemy w kontekście finansów.

Jak podkreślają eksperci, główne wyzwania związane z AI w księgowości to:

1. anonimizacja i bezpieczeństwo danych treningowych: dane dotyczące planów gospodarczych, transakcji czy struktury firmy są unikalne dla danej organizacji i podlegają ochronie. Nie można ich traktować bezrefleksyjnie; muszą być odpowiednio zanonimizowane przed użyciem do trenowania modeli.

2. halucynacje AI: na etapie stosowania istnieje ryzyko generowania przez modele fałszywych lub zmyślonych informacji (tzw. halucynacji). Ponieważ księgowy musi mieć bezwzględną pewność co do pochodzenia każdej informacji, brak przejrzystości w działaniu AI stanowi poważne zagrożenie.

Dlatego też producenci oprogramowania koncentrują się na bezpiecznym przenoszeniu korzyści płynących z AI bezpośrednio do systemów, wdrażając ją wyłącznie tam, gdzie zapewni to realną wartość biznesową.

Transformacja cyfrowa i wdrożenie nowych systemów informatycznych wiąże się z potencjalnymi ukrytymi kosztami. Największym "antybohaterem" w budżecie wdrożenia jest często brak rzetelnej analizy przedwdrożeniowej. Pominięcie tego etapu skutkuje wydłużeniem projektu i opóźnionym dostarczeniem pożądanych funkcji. Zawsze należy wspólnie z wdrożeniowcem przeanalizować procesy, wymagane funkcjonalności i sposób pracy użytkowników.

Inne wyzwania wdrożeniowe to:

• migracja danych: w przypadku zmiany systemu, migracja danych księgowych jest zazwyczaj prosta, ale obszar kadrowo-płacowy to dużo poważniejsza historia, wymagająca dedykowanych narzędzi dostarczanych przez producenta oprogramowania.

• testy i akceptacja pracowników: udana migracja i wdrożenie wymagają przeprowadzenia dużej liczby testów. Ponadto niezbędne jest przekonanie pracowników, że transformacja jest koniecznym etapem rozwoju i zapewnienie im poczucia bezpieczeństwa.

Dlatego bardzo ważną rolę w sukcesie projektu odgrywa koordynator po stronie klienta. Musi to być osoba mocno osadzona w strukturze firmy, znająca jej procesy i użytkowników, zdolna do spięcia wszystkich elementów współpracy z firmą wdrożeniową. To właśnie człowiek, który dostrzega w automatyzacji realny potencjał do rozwoju i skalowania biznesu, jest motorem zmian.

Jak podkreśla Agnieszka Opalińska, dojrzałe biura rachunkowe są świadome, że prowadzenie działalności jest niemożliwe bez inwestycji w odpowiednie oprogramowanie. Proces cyfryzacji wykracza poza samo "odpapierzenie" i polega na rzetelnej automatyzacji najważniejszych procesów — od komunikacji z klientem, przez usprawnienie procesów księgowych, po efektywne dostarczanie informacji zwrotnej.

Biuro w pełni przygotowane na nowoczesność to takie, które łączy procesy z technologią: automatyzuje wszelkie działania rutynowe, a zaoszczędzony czas przekształca w świadczenie doradztwa o wysokiej wartości dodanej dla swoich klientów. Wyróżnia je przede wszystkim otwartość na ciągłe zmiany, a nie tylko dojrzałość inwestycyjna. Celem jest budowanie z klientem relacji opartej na doradztwie, a nie wyłącznie na rozliczeniach.

Cyfryzacja, stymulowana przez wprowadzanie Krajowego Systemu e-Faktur i zaawansowane systemy ERP, umożliwia nowoczesnym biurom rachunkowym automatyzację rutynowych czynności, uwalniając cenne zasoby i czas. W efekcie tej transformacji rola księgowego ewoluuje z osoby skupionej na rozliczeniach podatkowych w partnera, budującego relację z klientem opartą na interpretowaniu danych i wspieraniu go w planowaniu i skalowaniu działalności.

Kluczem do sukcesu biura rachunkowego w tej nowej architekturze jest nie tylko dojrzałość inwestycyjna, ale przede wszystkim otwartość na ciągłe zmiany i świadome łączenie procesów z technologią. Ostatecznym wyróżnikiem jest zdolność do przekształcania czasu zaoszczędzonego dzięki automatyzacji w świadczenie doradztwa o najwyższej wartości dodanej dla przedsiębiorców, co podnosi pozycję biura do pozycji niezbędnego wsparcia w nowoczesnym biznesie.

Źródło: Nowa architektura księgowości: rola nowoczesnych biur rachunkowych w świecie KSeF, automatyzacji i AI

Agnieszka Opalińska

ekspertka projektu Księgowość w firmie Soneta