Jaki kwalifikowany certyfikat wybrać do pracy z KSeF?

Firmy z rozproszoną strukturą częściej wybierają mobilną kwalifikowaną e-pieczęć mSzafir, ponieważ jednocześnie może z niej korzystać nawet 10 upoważnionych osób. Najtańszy pakiet zawiera 500 pieczęci, a zakup i generowanie certyfikatu może się odbyć online lub w jednej z 12 placówek KIR. Zamówienie musi podpisać osoba upoważniona do reprezentowania firmy - kwalifikowanym e-podpisem lub tradycyjnie. Do złożenia pieczęci wystarczy telefon z zainstalowaną i aktywowaną aplikacją mobilną mSzafir.

Alternatywną opcją jest kwalifikowana e-pieczęć Szafir z tradycyjną kryptograficzną kartą oraz czytnikiem, która wymaga podłączenia do komputera. Karta z e-pieczęcią jest wydawana upoważnionej przez firmę osobie, która będzie odpowiedzialna za to, komu ją udostępni oraz jak będzie wykorzystana. Pieczęć na karcie nie ma limitowanych pakietów i pozwala pieczętować jednocześnie wiele dokumentów. Zestaw e-pieczęci Szafir można odebrać w jednej z 12 placówek KIR lub zamówić dostarczenie zestawu oraz potwierdzenie tożsamości pracownika na miejscu - bezpośrednio w siedzibie firmy.

Firma może mieć kilka rożnych kwalifikowanych pieczęci elektronicznych, dopasowanych do swoich potrzeb. Niezależnie od wybranego rodzaju każda z nich będzie mieć te same dane, ale mogą nimi zarządzać różne osoby.

Opatrzenie pieczęcią dokumentów takich jak certyfikaty szkoleń, potwierdzenia okresów zatrudnienia, kopie dokumentów, a nawet akta osobowe – sprawia, że odbiorcy mają pewność źródła pochodzenia dokumentu. To szczególnie istotne w kontaktach np. z MF, ZUS, czy przy składaniu dokumentów w urzędach.

E-pieczęć potwierdza autentyczność dokumentów firmowych, ale nie zawiera danych personalnych indywidualnych pracowników. Znajduje zastosowanie wszędzie tam, gdzie potrzebne jest elektroniczne uwierzytelnienie firmy, jak w przypadku KSeF czy rejestracji w e-Doręczeniach. W procedurach dotyczących przetargów czy zamówień publicznych, jej zastosowanie często jest warunkiem złożenia wiążącej oferty.

Pracownicy upoważnieni przez firmy do pracy w KSeF w danym zakresie lub właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) mogą zalogować się za pomocą kwalifikowanego e-podpisu lub Profilu zaufanego. System identyfikuje użytkowników - jako osoby fizyczne - po numerze PESEL.

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma moc prawną podpisu odręcznego, a dzięki zgodności z rozporządzeniem eIDAS jest honorowany we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Potwierdza autentyczność i integralność podpisanych w ten sposób dokumentów, a kryptograficzne szyfrowanie chroni pliki przed nieautoryzowanymi zmianami.

Pracodawcy często finansują e-podpisy swoim pracownikom, ponieważ ich używanie w firmie znacznie usprawnia elektroniczny obieg dokumentów, optymalizując prace zespołów. Opcjonalnie, do certyfikatu e-podpisu, poza danymi użytkownika, można dodać też nazwę firmy, co umacnia wizerunek wiarygodnej i przejrzystej organizacji. Sprawdź, do czego można wykorzystać podpis elektroniczny.

Długoterminowy kwalifikowany e-podpis Szafir z kartą kryptograficzną oraz czytnikiem nie ma limitu podpisywanych dokumentów. Kupując podpis określa się tylko czas trwania ważności certyfikatu - rok lub 2 lata. Potwierdzić tożsamość oraz odebrać zestaw do e-podpisu można w jednej z 12 terenowych placówek KIR, w oddziałach współpracujących banków spółdzielczych (ponad 700 lokalizacji) lub zamówić dostawę do siedziby firmy.

W wariancie mobilnym kwalifikowanego e-podpisu mSzafir, można wybrać odpowiedni pakiet, począwszy od 1 000 podpisów. To wygodna opcja dla firm z rozproszoną strukturą lub funkcjonujących w trybie  pracy hybrydowej. Decydując się na mSzafir można się uwierzytelnić przez bankowość elektroniczną, za pomocą kwalifikowanego certyfikatu od KIR lub osobiście - w jednym z 12 oddziałów firmy.

Wiele firm korzysta z e-pieczęci i e-podpisu jednocześnie, ponieważ potwierdza ich wiarygodność. Kwalifikowany certyfikat realnie wpływa na komfort pracy z e-dokumentami, ułatwia w firmach prowadzenie e-Teczek i e-Archiwum. Dlatego warto wybrać rozwiązanie o szerszym zastosowaniu niż logowanie do KSeF.

W kolejnym artykule rozwiejemy najczęstsze wątpliwości, jak np. różnica między e-podpisem, a e-pieczęcią, kiedy wystarczy Profil zaufany i dlaczego warto mieć znacznik czasu na dokumentach elektronicznych.