Jak założyć agencję pracy tymczasowej w 2012 r.?

Jak już wspomnieliśmy na samym początku agencje pracy tymczasowej mają szczególny status. Są, bowiem agencjami zatrudnienia, a więc nie zwykłą firmą prowadząca działalność gospodarcza - ale instytucją rynku pracy. Agencja taka ma wiec obowiązek współpracować z organami zatrudnienia w zakresie realizacji polityki rynku pracy.

O charakterze agencji pracy tymczasowej przesądza, więc ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Stanowi ona, że działalność agencji zatrudnienia jest działalnością regulowaną w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Co to oznacza tłumaczy orzecznictwo sądowe.

Ponadto, ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy wymaga, żeby firma prowadząca agencje pracy tymczasowej uzyskała wpis do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia.

Zatem, osoba zainteresowana założeniem agencji pracy tymczasowej musi skontaktować się z tym urzędem.

Marszałek województwa dokonuje wpisu do rejestru na podstawie pisemnego wniosku o wpis do rejestru, zawierającego następujące dane:

• oznaczenie podmiotu ubiegającego się o wpis do rejestru;
• adres zamieszkania (gdy osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą) lub siedziby podmiotu oraz adresy, pod którymi będzie prowadzona działalność, wraz z nazwą gminy i województwa oraz numerem telefonu;
• oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności; np. spółka z o. o.
• numer identyfikacji podatkowej NIP;
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym albo numer w ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli został nadany, oraz nazwę i adres organu ewidencyjnego;
• adres poczty elektronicznej.

Oświadczenie powinno również zawierać:

• oznaczenie podmiotu prowadzącego agencję zatrudnienia oraz adres zamieszkania lub siedziby;
• oznaczenie miejsca i datę złożenia oświadczenia; np. warszawa, dnia…..,
• podpis osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.

Wniosek o wpis do rejestru może być złożony w formie elektronicznej, ale warunkiem skorzystania z tego rozwiązania jest, żeby podmiot pragnący założyć agencje pracy opatrzył go bezpiecznym podpisem elektronicznym znakowanym czasem, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach o podpisie elektronicznym.

W rejestrze będą ujawnione dane, podane we wniosku, z wyjątkiem adresu zamieszkania podmiotu pragnącego założyć agencję pracy tymczasowej, jeżeli jest on inny niż adres siedziby podmiotu.

Przed dokonaniem wpisu do rejestru marszałek województwa może bowiem:

1) dokonać sprawdzenia faktów podanych w złożonym wniosku lub oświadczeniu,

2) wezwać podmiot do dostarczenia, w wyznaczonym terminie:

- dokumentów potwierdzających nazwę podmiotu, adres zamieszkania właściciela firmy albo adres siedziby i adres/adresy prowadzenia działalności, z których wynika forma prowadzonej działalności,

- zaświadczenia albo oświadczenia potwierdzającego NIP oraz numer KRS/ewidencji gospodarczej,

- dokumentów poświadczających, że osoba /firma ubiegająca się o wpis: nie zalega z podatkami, sądkami na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, FP oraz FGŚP - o ile był obowiązek ich opłacania, nie była karana za przestępstwo lub wykroczenie przeciwko ustawie o promocji zatrudnienia…, nie ma otwartej likwidacji i nie ogłoszono jej upadłości,

Marszałek robi to w celu stwierdzenia, czy podmiot spełnia warunki prowadzenia działalności agencji zatrudnienia.

Podmiot, który został wpisany otrzyma certyfikat, za który wcześniej zapłacił. Wydaje go marszałek województwa i jest to certyfikat uprawniający do świadczenia usług agencji pracy tymczasowej. Na certyfikacie będzie ujawniona:

• nazwa podmiotu ubiegającego się o założenie agencji pracy tymczasowej;
• adres siedziby tego podmiotu;
• numer w rejestrze;
• datę dokonania wpisu do rejestru.

Trzeba przy tym pamiętać, że ta opłata nie podlega zwrotowi w razie wydania przez marszałka województwa odmowy wpisu do rejestru.

Marszałek województwa odmawia, w drodze decyzji, wpisu podmiotu do rejestru agencji zatrudnienia, w przypadku gdy:

• podmiot zalega z podatkami, sądkami na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, FP oraz FGŚP , był karany za przestępstwo lub wykroczenie przeciwko ustawie o promocji zatrudnienia…, ma otwartą likwidację albo ogłoszono jego upadłość,
• podmiot wykreślono z rejestru agencji zatrudnienia, w okresie 3 lat poprzedzających złożenie wniosku o wpis, bo m.in.: zakazano mu decyzją administracyjną  działalności gospodarczej objętej wpisem do rejestru, dane z rejestru nie zgadzały się ze stanem faktycznym, ogłosił upadłość lub likwidację, nie chronił danych osobowych, dopuszczał się dyskryminacji, pobierał niewymagalne opląty, (dotyczy to tez osób fizycznych),
• gdy obecnie przedsiębiorcy ubiegającemu się o wpis m.in. decyzją administracyjną zakazano prowadzenia działalności gospodarczej np. ze względu na nadużycia,
• wydano prawomocne orzeczenie zakazujące przedsiębiorcy wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem.

Zatem, z powyższego wynika, że aby skutecznie ubiegać się o wpis do rejestru - nie można znajdować się w ww. sytuacjach, które powodują, że wpisu się nie uzyska.

W odróżnieniu od innych firm czy pracodawców, podmiot zamierzający działać, jako agencja pracy tymczasowej musi jeszcze:

• posiadać lokal przeznaczony na biuro agencji zatrudnienia zapewniający poufność prowadzonych rozmów;
• posiadać wyposażenie w podstawowy sprzęt techniczny umożliwiający prowadzenie działalności agencji zatrudnienia (komputer, drukarka, skaner lub ksero, telefon);
• zatrudniać osoby z wykształceniem średnim dla obsługi osób korzystających z usług w zakresie pracy tymczasowej. Oznacza to, że stali pracownicy agencji pracy tymczasowej - mający kontakt z przyszłymi pracownikami agencji pracy tymczasowej - powinni mieć wykształcenie, co najmniej średnie, a więc najlepiej policealne lub wyższe;
• przetwarzać posiadane dane osobowe zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Zatem osoby, które będą pracowały na danych przyszłych klientów muszą mieć odpowiednie upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, powinny być ewidencjonowane, a system komputerowy używany w agencji będzie musiał posiadać odpowiednie zabezpieczenia (np. identyfikator dla osób pracujących na danych).

Trzeba również pamiętać, że ewentualnych przyszłych pracowników tymczasowych agencja pracy tymczasowej nie może dyskryminować ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, pochodzenie etniczne, narodowość, orientację seksualną, przekonania polityczne i wyznanie, ani ze względu na przynależność związkową.

Już po uzyskaniu wpisu i certyfikatu agencja pracy tymczasowej - nadal musi w pewnym zakresie współdziałać z marszałkiem województwa. Ma, bowiem obowiązek informowania marszałka województwa o:

• każdej zmianie oznaczenia podmiotu prowadzącego dzielność w formie agencji, oznaczenia adresu zamieszkania, siedziby agencji i/lub miejsca prowadzenia działalności, w terminie 14 dni od dnia ich powstania - w formie oświadczenia z podaną datą i miejscem jego złożenia oraz z podpisem osoby uprawnionej do reprezentowania agencji,
• zaprzestaniu działalności,
• zawieszeniu albo wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej, o których mowa w przepisach o swobodzie działalności gospodarczej, w terminie 14 dni od dnia zawieszenia albo wznowienia wykonywania tej działalności.

Ponadto agencja pracy tymczasowej ma obowiązek przedstawiania marszałkowi województwa informacji o swojej działalności - w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku, za rok poprzedni - zawierającej w szczególności liczbę osób skierowanych przez tę agencję do wykonywania pracy tymczasowej według grup elementarnych zawodów, zgodnie z obowiązującą klasyfikacją zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy, z podaniem państw zatrudnienia. Służy to wykazaniu, że działalność agencji pracy tymczasowej jest faktycznie prowadzona.

Firma, która zdecyduje się na prowadzenie agencji pracy tymczasowej musi pamiętać, że stanie się nie tylko instytucją rynku pracy, ale także specyficznym pracodawcą. Oprócz Kodeksu pracy, jej pracownicy muszą, więc znać także ustawę o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Wskazuje ona jak zatrudniać pracowników tymczasowych, do jakiej pracy może kierować pracowników tymczasowych oraz jak wygląda podział obowiązków wobec pracowników tymczasowych między agencją pracy tymczasowej, która jest faktycznym pracodawcą, a pracodawcą użytkownikiem, który organizuje i korzysta z pracy pracownika tymczasowego.