Faktura jest w KSeF, ale pieniędzy brak. Co zrobić z niezapłaconą należnością?

Od 1 kwietnia 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się dla większości przedsiębiorców obowiązkowym kanałem wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Zmiany, choć znaczące, nie wpływają jednak na to, jak działają te dokumenty. Pomimo tego, że system reguluje sposób dokumentowania sprzedaży i moment doręczenia dokumentu, w najmniejszym nawet stopniu nie ingeruje w ustalenia stron.

Czy KSeF gwarantuje zapłatę faktury? Niestety nie – system porządkuje obieg dokumentów, ale:

• nie blokuje środków na kontach,
• nie narzuca terminów płatności,
• nie uruchamia automatycznej egzekucji.

W efekcie niezapłacona faktura KSeF pozostaje zwykłą wierzytelnością cywilnoprawną, wynikającą z umowy, zamówienia lub faktycznie wykonanej usługi bądź dostawy towaru. Sam fakt jej wystawienia i przyjęcia przez system nie zmienia sytuacji wierzyciela w zakresie dochodzenia zapłaty – nie daje dodatkowego „automatycznego” zabezpieczenia ani nie przenosi odpowiedzialności za brak płatności na administrację skarbową. W efekcie kwestia tego, czy i ewentualnie jak odzyskać pieniądze z faktury w KSeF, wciąż pozostaje w gestii przedsiębiorcy.

Faktura KSeF i płatność za nią to dwie zupełnie inne kwestie – o ile pierwsza dotyczy dokumentowania transakcji, tak druga odnosi się do faktycznego przepływu pieniędzy. Faktura wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur:

• dokumentuje sprzedaż towaru lub usługi,
• potwierdza, że doszło do zdarzenia gospodarczego,
• wywołuje skutki podatkowe (powstanie obowiązku w VAT, przychodu w PIT/CIT),
• jest uznana za doręczoną kontrahentowi w momencie jej przyjęcia przez KSeF,
• stanowi dowód księgowy.

Natomiast płatność to:

• faktyczne przekazanie środków pieniężnych (przelew, gotówka, kompensata),
• wykonanie zobowiązania wynikającego z umowy,
• zdarzenie niezależne od KSeF i od samego faktu wystawienia faktury.

Faktura w KSeF a brak zapłaty to problem na miarę dostępnych rozwiązań. Ponieważ wprowadzone zmiany dotyczą wyłącznie obiegu dokumentów, przedsiębiorcy wciąż mają do swojej dyspozycji szeroki wybór narzędzi prawnych i finansowych pozwalających na odzyskanie należności. Wśród nich wciąż znajdują się na przykład faktoring czy sprzedaż wierzytelności. KSeF stanowi tu nawet pewną zaletę, pozwalając na przedstawienie wiarygodnego dowodu wystawienia i doręczenia faktury, co ułatwia procedury cesji czy negocjacje z firmami faktoringowymi. Z takiego punktu widzenia cesja wierzytelności a faktura ustrukturyzowana w KSeF są ze sobą ściśle powiązane.

Czy KSeF blokuje cesję wierzytelności? Co do zasady, KSeF nie ma możliwości ograniczania swobody obrotu wierzytelnościami. System pełni wyłącznie funkcję ewidencyjno-dokumentacyjną i nie ma mocy, by ingerować w prawa majątkowe czy decyzje przedsiębiorcy.

Kwestia KSeF a brak płatności od kontrahenta nie wiąże przedsiębiorcom rąk, pozwalając działać jak dotychczas. Taki dokument pozostaje pełnoprawnym dowodem powstania wierzytelności, co umożliwia stosowanie wszystkich sprawdzonych narzędzi do odzyskania należności – od wezwania do zapłaty, poprzez naliczenie odsetek, aż po sprzedaż wierzytelności lub faktoring. Co zrobić z niezapłaconą fakturą w KSeF?

Działania windykacyjne to pierwszy krok w odzyskiwaniu należności. Mogą mieć charakter miękki lub twardy, w zależności od sytuacji.

• Windykacja miękka polega na łagodnych formach przypominania o zaległej płatności, między innymi poprzez kontakt telefoniczny, maile, czy wysyłanie pisemnych upomnień. Jej celem jest zasygnalizowanie kontrahentowi konieczności uregulowania należności przy jednoczesnym utrzymaniu dobrych relacji biznesowych.
• Windykacja twarda obejmuje znów bardziej formalne i stanowcze kroki, np. wysyłkę oficjalnego wezwania do zapłaty z określonym terminem uregulowania faktury, naliczenie odsetek ustawowych za opóźnienie (zgodnie z art. 481 §1 Kodeksu cywilnego), czy rozpoczęcie postępowania sądowego.

Warto dodać że istnieje możliwość dopisania dłużnika do rejestru długów np. największego Bura Informacji Gospodarczej Krajowego Rejestru Długów.

Ulga na złe długi w VAT to mechanizm przewidziany w art. 89a ustawy o VAT, który pozwala podatnikowi odzyskać część podatku od nieuregulowanej należności. Polega na skorygowaniu VAT należnego i zmniejszeniu zobowiązania podatkowego o kwotę wynikającą z nieopłaconej faktury. Aby móc z niej skorzystać, konieczne jest spełnienie konkretnych warunków określonych przepisami.

Chociaż pytanie o to, czy fakturę z KSeF można sprzedać, nasuwa się praktycznie samo, odpowiedź na nie jest prosta. Jeśli chodzi o cesję wierzytelności, KSeF nic nie zmienia – nieuregulowane zobowiązania wciąż mogą być przedmiotem obrotu gospodarczego.

Sprzedaż niezapłaconej faktury po KSeF odbywa się na podobnych zasadach, jak dotychczas, zgodnie z art. 509–518 Kodeksu cywilnego, czego doskonałym przykładem jest KupimyFakturę.pl. Cały proces polega na przeniesieniu prawa do otrzymania płatności na inny podmiot w zamian za określoną kwotę, która – choć zazwyczaj niższa od wartości nominalnej faktury – skutecznie rekompensuje brak natychmiastowej płatności i pozwala szybko poprawić płynność finansową. To wygodne narzędzie szczególnie dla tych przedsiębiorców, którzy nie chcą się angażować w proces windykacji ani komplikować sobie księgowości odpisami.

Faktura w KSeF porządkuje dokumentację i ułatwia rozliczenia, ale nie zastępuje płatności. W przypadku niezapłaconej należności przedsiębiorca nadal może działać samodzielnie – stosując windykację, ulgę na złe długi w VAT lub sprzedaż wierzytelności a także dopisać dłużnika np. do Biura Informacji Gospodarczej Krajowego rejestru Długów. KSeF wspiera te działania, dostarczając pewny dowód wystawienia i doręczenia faktury, co ułatwia odzyskanie pieniędzy, negocjacje z firmami faktoringowymi i ewentualne dochodzenie należności w sądzie.