Faktura ustrukturyzowana w KSeF – kto, kiedy i jak musi ją wystawiać

Od 2026 roku większość firm będzie musiała obowiązkowo korzystać z KSeF. Sprawdź, czym jest faktura ustrukturyzowana w KSeF, jak wygląda struktura FA (3), jakie dane muszą się w niej znaleźć i co zrobić, aby poprawnie ją wystawić oraz przesłać do systemu.

Korzyści

Z tekstu dowiesz się:

Czym jest faktura ustrukturyzowana w KSeF i jak wygląda jej format.
Od kiedy e-Faktura będzie obowiązkowa dla podatników.
Jakie dane zawiera struktura logiczna FA(3).
Jak przebiega proces wystawienia faktury w KSeF krok po kroku.
Jakie są zasady uwierzytelnienia i autoryzacji użytkownika.
Co zrobić w przypadku błędów – jak wystawić fakturę korygującą

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) w KSeF

Faktura ustrukturyzowana (zwana e-Fakturą) to faktura wystawiona przy użyciu KSeF, której został przydzielony numer identyfikujący w tym systemie. Jest to określony zestaw danych cyfrowych, który przyjmuje format pliku XML. Plik XML przesłany do KSeF przez sprzedawcę, po przetworzeniu i nadaniu numeru KSeF, staje się pełnoprawną fakturą.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkowe:

od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł w 2024 r., a
od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników.

Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy będą również zobowiązani do odbierania faktur przy użyciu KSeF.

• Po przesłaniu pliku faktury do KSeF nie jest możliwe jej edytowanie. Nie jest również możliwe anulowanie ani usunięcie wystawionej faktury. • Jedyną formą poprawienia błędu w wystawionej fakturze ustrukturyzowanej jest wystawienie faktury korygującej w KSeF. Od 1 lutego 2026 r. zostaną uchylone przepisy dotyczące wystawiania not korygujących. • Od 1 lutego 2026 r. uchylony zostaje wymóg akceptacji przez odbiorcę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF; otrzymywanie e-Faktur staje się obowiązkowe.

Struktura logiczna FA w KSeF – jak działa plik XML faktury?

Faktura ustrukturyzowana jest zgodna ze wzorem dokumentu elektronicznego (strukturą logiczną). Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje struktura logiczna FA (3). Jeżeli plik XML nie będzie zgodny z tym wzorem (np. nie zostaną wypełnione wszystkie wymagane pola), zostanie odrzucony.

Struktura FA (3) dzieli się na osiem głównych elementów:

1. Naglowek: Zawiera dane techniczne (kod, wariant formularza, nazwa programu, data wytworzenia pliku XML).

2. Podmiot1: Dane sprzedawcy (w tym NIP, nazwa, adres).

3. Podmiot2: Dane nabywcy (w tym identyfikator podatkowy, nazwa, adres).

4. Podmiot3: Dane podmiotu trzeciego (np. faktor, płatnik, jednostka wewnętrzna podatnika) – element opcjonalny.

5. PodmiotUpowazniony: Dane podmiotu upoważnionego (np. komornik, organ egzekucyjny) – element opcjonalny.

6. Fa: Szczegółowe dane dotyczące transakcji (numer faktury, daty, kwoty, pozycje faktury, stawki, adnotacje, informacje o płatności).

7. Stopka: Element zawierający np. numer KRS, wartość kapitału zakładowego.

8. Zalacznik: Ustrukturyzowany załącznik do faktury (funkcjonalność dla czynności o złożonej liczbie danych, np. dostawcy mediów).

Jak wystawić fakturę w KSeF?

Wystawienie faktury w KSeF, niezależnie od używanego programu, wymaga wykonania kilku powtarzalnych kroków, które opierają się na:

uwierzytelnieniu (potwierdzeniu tożsamości) i
autoryzacji (weryfikacji uprawnień).

KROK	DZIAŁANIE
KROK 1. Uwierzytelnienie i weryfikacja uprawnień	Podatnik lub osoba/podmiot uprawniony musi uwierzytelnić się w programie do obsługi KSeF: Podpisem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią kwalifikowaną lub certyfikatem KSeF/tokenem). System weryfikuje posiadane uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu danego podatnika.
KROK 2. Wypełnienie danych faktury	Należy wypełnić dane faktury w interfejsie programu zintegrowanego z API KSeF 2.0, upewniając się, że zawarto wszystkie obowiązkowe elementy.
KROK 3. Wysłanie pliku do KSeF	Fakturę lub paczkę faktur (plik XML) należy przesłać do KSeF w ramach sesji: interaktywnej (pojedyncze faktury, maks. 1 MB) lub wsadowej (zbiorczej, maks. 100 MB, maks. 50 paczek).
KROK 4. Uzyskanie numeru KSeF i UPO	Po pomyślnej weryfikacji pliku XML (zgodności ze strukturą FA (3) i uprawnień): – System nadaje automatycznie unikalny Numer KSeF. – Dostępne jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), stanowiące formalne potwierdzenie odbioru.

Zobacz także cykl artykułów Karoliny Mnich, starszego konsultanta podatkowego w kancelarii Subteno Tax Komorniczak i Wspólnicy sp.k., dotyczących procesu wystawienia faktury w KSEF:

Autoryzacja użytkownika w KSeF – sposoby logowania i dostęp - Portal FK

Przygotowanie faktury w KSeF – obowiązkowe dane i zasady - Portal FK

Wysyłka faktury do KSeF – tryby, terminy i walidacja - Portal FK

Numer referencyjny KSeF – co oznacza i kiedy jest nadawany? - Portal FK

Autor:

Redakcja Portalu