Faktura ustrukturyzowana dla kontrahenta zagranicznego – obowiązek w KSeF

Jeżeli jesteś polskim podatnikiem i dokonujesz dostawy towarów albo świadczenia usług dla podmiotu zagranicznego, obowiązuje Cię wystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF — niezależnie od tego, czy zagraniczny kontrahent korzysta z KSeF, czy nie. Nawet w sytuacji, gdy:

• miejsce świadczenia znajduje się poza terytorium Polski,
• nabywca nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce,
• nabywca nie ma siedziby działalności gospodarczej w Polsce, ale posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, które jednak nie uczestniczy w danej transakcji.

W większości przypadków, gdy nabywcą jest krajowy podatnik z numerem NIP, otrzymuje on fakturę automatycznie przy użyciu KSeF. Jednak w ustawowo określonych sytuacjach wystąpi obowiązek przekazania faktury nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Dotyczy to głównie nabywców, którzy nie korzystają z KSeF z uwagi na brak polskiego identyfikatora podatkowego NIP (tj. podmioty wymienione w art. 106gb ust. 4 Ustawy):

• podmioty zagraniczne - nieposiadające siedziby w Polsce ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej lub których stałe miejsce nie uczestniczy w nabyciu,
• konsumenci - osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej i
• podmioty nieposługujące się numerem NIP.

Gdy faktura dotyczy kontrahenta zagranicznego (który wymaga uzgodnionego sposobu przekazania), wystawca (polski podatnik) ma obowiązek:

(1)    Wystawić fakturę w KSeF (jeżeli czynność nie podlega wyłączeniu z obowiązku).

(2)    Udostępnić ją nabywcy w uzgodniony sposób (np. wydruk, plik PDF).

(3)    Opatrzyć tę fakturę odpowiednimi kodami weryfikującymi (QR).

Podczas wypełniania struktury FA (3) dla kontrahenta zagranicznego, kluczowe jest prawidłowe zapisanie jego identyfikatora, zwłaszcza jeśli nie jest to polski NIP.

1. Kontrahent z innego kraju UE (z UE): Należy użyć pól KodUE (na prefiks kraju, np. DE) oraz NrVatUE (na numer identyfikacyjny). Nie należy podawać tego numeru w polu NrID.

2. Kontrahent z kraju trzeciego (spoza UE): Należy użyć pól KodKraju (na kod kraju, np. CH) oraz NrID (na numer identyfikacyjny). Również tutaj nie należy łączyć identyfikatora podatkowego z kodem kraju w polu NrID.

Wizualizacja faktury (np. plik PDF lub wydruk) jest pochodną przesłanego do KSeF pliku XML. Nie istnieje jeden, ustawowo narzucony wzór wizualizacji e-Faktury. Dostawcy aplikacji mogą tworzyć własne, dostosowane do potrzeb klientów.

Posługiwanie się fakturą ustrukturyzowaną poza KSeF (w tym jej przekazanie zagranicznemu nabywcy w uzgodniony sposób) wymaga opatrzenia jej kodem weryfikującym (QR). Kod QR to graficzna postać linku, która pozwala na weryfikację dokumentu w KSeF oraz pobranie go bez konieczności logowania.

Przeczytaj więcej na ten temat w naszym artykule:

Tryby wystawiania faktur w KSeF - Portal FK

System KSeF udostępnia metody dostępu do faktur, które nie wymagają uwierzytelnienia (logowania), co jest szczególnie przydatne dla osób fizycznych lub podmiotów zagranicznych, które nie posiadają konta w systemie.

Dostęp do faktury można uzyskać dwiema metodami bez uwierzytelnienia:

W tym przypadku konieczne jest podanie danych identyfikacyjnych, aby system mógł odnaleźć właściwy dokument. Aby uzyskać dostęp do faktury ustrukturyzowanej, należy podać:

• numer KSeF faktury;
• numer faktury nadany przez podatnika (wartość z pola P_2);
• NIP lub inny identyfikator nabywcy towarów lub usług albo informację o jego braku;
• imię i nazwisko lub nazwę nabywcy towarów lub usług albo informację o braku tych danych;
• kwotę należności ogółem (wartość z pola P_15).

Po zeskanowaniu kodu QR (KOD I) znajdującego się na wizualizacji faktury, użytkownik jest proszony o podanie danych dostępowych w celu pobrania całej faktury. W przypadku faktury ustrukturyzowanej (wystawionej w trybie ONLINE lub OFFLINE i przesłanej do KSeF) wymagane jest podanie:

• numeru faktury nadanego przez podatnika (wartość z pola P_2);
• identyfikatora podatkowego NIP lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług albo informacji o jego braku;
• kwoty należności ogółem (wartość z pola P_15).

• Jeśli jesteś polskim podatnikiem objętym obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), musisz wystawić fakturę ustrukturyzowaną dla kontrahenta zagranicznego za pośrednictwem KSEF.
• Po wprowadzeniu faktury do KSeF należy ustalić sposób przekazania dokumentu odbiorcy (np. w wersji PDF, papierowej lub z wykorzystaniem kodu QR).
• Gdy faktura jest dostarczana poza systemem KSeF, musi zawierać wizualizację z kodem QR, nawet jeśli odbiorca zagraniczny nie korzysta z KSeF.
• Aby ułatwić kontrahentowi weryfikację faktury w systemie, można skorzystać z dostępu anonimowego – w takim przypadku należy przekazać mu dane umożliwiające identyfikację dokumentu.

Przeczytaj więcej na ten temat w naszych artykułach:

KSeF faktura dla kontrahenta zagranicznego – co i jak? - Portal FK

KSeF a stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w VAT - Portal FK