Chociaż pojęcia „wydatek” i „koszt” czasem bywają stosowane zamiennie, nie stanowią jednak synonimów. Wydatek w ujęciu ekonomicznym stanowi rozchód pieniądza w różnych formach. Kosztem uzyskania przychodów jest z kolei wydatek poniesiony w konkretnym celu, którym jest uzyskanie przychodu lub utrzymanie źródła przychodów.
W praktyce biznesowej dochodzi do sytuacji, gdy koszty są ponoszone przez inny podmiot niż ten, którego faktycznie dotyczą. Przykładowo mogą to być wydatki na wyjazdy pracowników kontrahenta, sfinansowanie czyjejś inwestycji czy dofinansowanie działalności partnera biznesowego lub zwyczajne darowizny. Przykłady można mnożyć, w zależności od potrzeb biznesowych mogą one być różne. Kolejna kategoria obejmuje wydatki na prywatne cele pracowników oraz sytuację odmienną tj. finansowanie działalności podatnika przez pracowników (np. zarząd). Powstaje pytanie, czy tego typu wydatki mogą być kosztami uzyskania przychodu?
Rozpoznanie kosztu leży w interesie podatnika i to na nim spoczywa ciężar dowodu. Sprawdź, o czym trzeba pamiętać, aby prawidłowo zaliczać wydatki do kosztów podatkowych.
Sprawa dotyczyła spółki, którabyła generalnym wykonawcą kompleksowych usług budowlanych, zawarła umowę z wykonawcą na dostawę i montaż urządzeń. Jak wynika z wniosku o interpretację, przedsiębiorstwo otrzymało od wykonawcy faktury zaliczkowe, natomiast nie otrzymało protokołu ani faktury rozliczającej wykonane prace. Spółka dokończyła umówiony zakres i wystawiła fakturę za całość prac.
Wątpliwości dotyczyły tego, czy na podstawie zatwierdzonego protokołu końcowego odbioru prac przez inwestora spółka może zaliczyć do kosztów podatkowych wartość prac wykonanych przez wykonawcę, na rzecz których nie otrzymała faktury.
Podatnik, który odnosi korzyść w związku z zaliczeniem określonych wydatków do kosztów podatkowych musi wykazać związek między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu. Natomiast pytania we wniosku o interpretację podatkową dotyczące dokumentowania kosztów nie leżą w gestii urzędów skarbowych.
Sprawa dotyczyła spółki należącej do globalnego koncernu, będącego liderem w branży urządzeń elektronicznych. Na podstawie zawartej umowy spółka zobowiązała się do realizacji na rzecz usługobiorcy usług w zakresie badań i rozwoju. Przedsiębiorstwo ponosiło przy tym różne wydatki np. związane z wyjazdami służbowymi pracowników bezpośrednio związanych z projektami realizowanymi, a także wydatki ponoszone przez pracowników w związku ze spotkaniami organizowanymi w celu realizacji usługi dla usługobiorcy.
Podatnik musi udowodnić, że wydatki poniesione na bilety lotnicze za ocean pozostawały w związku z osiągniętym przychodem z działalności gospodarczej. Sama faktura nie wystarczy, aby sumy wydane na podróż samolotem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Wydatki, które zostały poniesione celowo, są uzasadnione w kontekście osiąganych przez firmę przychodów, można zaliczyć do kosztów podatkowych. Przedsiębiorca musi jednak zadbać o to, aby odpowiednio udokumentować wydane sumy. W przeciwnym razie organy podatkowe mogą bowiem zakwestionować zasadność zaliczenia danego wydatku do kosztów, jak to było w przypadku biletów lotniczych prezesa spółki.
@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.
/WiedzaiPraktyka
/wip