refakturowanie usług

Refakturowanie kosztów – kiedy refaktura jest błędem?

Kiedy można wystawić refakturę, a kiedy jest to błąd? Zasady VAT i przykłady

Refakturowanie nie służy do dowolnego przenoszenia kosztów na kontrahenta. Jest właściwe wtedy, gdy podatnik działa we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej. Na gruncie VAT przyjmuje się wówczas, że podatnik sam otrzymał i wyświadczył dane świadczenie. W pozostałych przypadkach refaktura może być błędna, zwłaszcza gdy chodzi o odszkodowanie, koszt dodatkowy albo wydatek poniesiony bez wcześniejszego porozumienia.

Refakturowanie to – jak się przyjmuje – fakturowanie odsprzedaży usług bez doliczania marży. Do odsprzedaży usług dochodzi zaś w przypadkach, o których mowa w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. A więc wtedy, gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług.

Korzyści 
  • Sprawdzisz, czym jest refakturowanie usług.
  • Upewnisz się, czy można wystawić refakturę w przypadku obciążenia kosztami bez porozumienia.
  • Dowiesz się, czy refakturowanie może być stosowane w świadczeniach kompleksowych.
  • Będziesz wiedzieć, czy koszty odszkodowań można dokumentować refakturami.

Refakturowanie usług platformy Allegro – rozliczenie w VAT i podatku dochodowym

Pytanie: Podatnik otrzymał fakturę od Allegro sp. z o.o. za usługi świadczone w styczniu 2026 r. (wystawioną 2 lutego 2026 r.). Następnie dokonał refakturowania tej usługi na faktycznego użytkownika konta, zachowując te same daty (wystawienie: 02.02.2026, sprzedaż: 31.01.2026). Czy takie określenie dat jest prawidłowe? Kiedy powstaje obowiązek podatkowy w VAT i przychód w PIT/CIT oraz kiedy można odliczyć VAT naliczony i ująć wydatek w kosztach?
Korzyści 

Po przeczytaniu tekstu dowiesz się:

  • Dlaczego obowiązek podatkowy w VAT przy refakturze powstaje w styczniu, mimo wystawienia faktury w lutym?
  • Kiedy najwcześniej możesz odliczyć VAT z faktury zakupowej, którą otrzymałeś z opóźnieniem względem daty sprzedaży?
  • Czy koszty refaktury są kosztami bezpośrednimi czy pośrednimi i jak wpływa to na datę ich ujęcia w księgach?

Refakturowanie kosztów usługi transportowej na słowackiego kontrahenta

Pytanie: Firma poniosła koszty transportu towaru na trasie Słowacja – Polska, na rzecz kontrahenta słowackiego. Transport wykonywała polska firma, która wystawiła fakturę. Czy można obciążyć słowacką firmę kosztami, na zasadzie refakturowania?
Korzyści 

Po przeczytaniu tekstu dowiesz się:

  • Czy polska firma może refakturować koszty usługi transportowej poniesionej na rzecz słowackiego kontrahenta?
  • Jakie są zasady ustalania miejsca świadczenia usług transportowych przy refakturowaniu na kontrahenta z UE?
  • W jaki sposób prawidłowo udokumentować odsprzedaż usługi transportowej w JPK_VAT oraz na fakturze dla kontrahenta zagranicznego?
Jak rozliczać refaktury za energię elektryczną i dystrybucję

Jak rozliczać refaktury za energię elektryczną i dystrybucję

Pytanie: Wystawiamy refaktury za energię elektryczną i dystrybucję. W umowie nie mamy zapisanego terminu wystawienia (czyli do 15. dnia kolejnego miesiąca lub do terminu płatności faktury wg. przepisów). Ostatnie zużycie i dystrybucja były na fakturze, która była wystawiona w czerwcu za maj. Umowa najmu przestała obowiązywać w czerwcu, nowa umowa została podpisana w połowie września (ten sam najemca). Przed podpisaniem umowy zostały spisane liczniki (na początku września). Czy można wystawić refakturę za energię i dystrybucję za czerwiec we wrześniu? Odczyty obejmują okres od początku czerwca do początku września. Czy lepiej ująć zużycie i dystrybucję za czerwiec i wrzesień łącznie na jednej fakturze, dopiero w październiku?
Przedsiębiorca z siedzibą w Szwajcarii (podmiot w grupie) zlecił kupienie komputera swojemu podmiotowi powiązanemu

W jaki sposób rozliczyć refakturę za komputer w JPK_VAT

Pytanie: Przedsiębiorca z siedzibą w Szwajcarii (podmiot w grupie) zlecił kupienie komputera swojemu podmiotowi powiązanemu – spółce w Polsce. Następnie spółka polska wystawiła refakturę za zakupiony komputer na podmiot ze Szwajcarii. Spółka polska wystawiła refakturę na podmiot ze Szwajcarii, naliczając VAT należny 23%, ponieważ komputery pozostały na terenie PL. Po trzech latach spółka ze Szwajcarii odsprzedała komputer podmiotowi polskiemu, wystawiając fakturę ze stawką 0%, ponieważ: dostawa podlega VAT w Polsce, dostawca jest podmiotem zagranicznym niezarejestrowanym do VAT w Polsce oraz nie posiada siedziby działalności gospodarczej w Polsce oraz nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, nabywca jest polskim podatnikiem – to VAT rozlicza polski nabywca towarów. W jaki sposób powinno być ujęte rozliczenie tej transakcji w JPK (w jakich pozycjach 31 i 32 oraz 42 i 43 – dostawa towarów, dla których podatnikiem jest nabywca, zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 ustawy)? Z jakim rodzajem importu towarów mamy do czynienia (spółka nie ma procedury z art. 33a i nie ma odprawy celnej)?
Dziś Sejm zajmie się projektem dotyczącym wprowadzenia obligatoryjnego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, jak przygotować firmę do wdrożenia e-Faktur w KSEF.

Archiwalny Obowiązkowe fakturowanie w KSeF: prace nabierają tempa

W piątek posłowie zakończyli prace na projektem dotyczącym wprowadzenia obligatoryjnego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur. Sprawdź, jak przygotować firmę do wdrożenia e-Faktur w KSEF.

Stawka VAT przy refakturowaniu kosztów mediów a tarcza antyinflacyjna

Pytanie: Od 1 stycznia 2022 rozwiązania Tarczy Antyinflacyjnej obniżyły podatek VAT na ciepło, gaz i energie z 23% do 8%. Z jaką stawką mam refakturować w/w media zakładając że obniżka zostanie utrzymana do 31 lipca 2022 r.?

Refakturowanie kosztów pakietów medycznych, co z VAT?

Pytanie: Spółka będzie sprzedawała klientom indywidualnym i firmowym pakiety prywatnej opieki medycznej. Pakiety w miesięcznym modelu rozliczeniowym, ale z umowami na rok lub dwa lata.  Czy takie usługi są zwolnione z VAT? Czy spółka musi rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej od pierwszej sprzedaży dla osoby fizycznej?

Refakturowane usługi w zakresie opieki medycznej – sprawdź skutki w VAT

Pytanie: Spółka będzie sprzedawała klientom indywidualnym i firmowym pakiety prywatnej opieki medycznej. Pakiety w miesięcznym modelu rozliczeniowe z umowami na rok i dwa. Czy takie usługi są zwolnione z VAT? Czy spółka musi rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej od pierwszej sprzedaży dla osoby fizycznej?

Jakie są konsekwencje zawieszenia fakturowania usług?

Podatnik posiada nieruchomości na wynajem. Obecnie w dobie kryzysu jedna z firm zwróciła się do niego z prośbą o zawieszenie fakturowania usług za II kwartał 2020 r. (firma ta ma wystawiane faktury raz na kwartał). Czy podatnik może to zrobić i czy nie pociągnie to konsekwencji jeżeli chodzi o brak przychodu a w konsekwencji brak podatku dochodowego i podatku VAT? Firma ta zobowiązała się do uregulowania należności za ten okres do końca 2020 r.

Refakturowanie usług

Pytanie: Teatr w Polsce w swojej siedzibie przyjął grupę teatralną z Niemiec (nie mają NIP UE). Niemcy wystawili swój spektakl na naszej scenie. Spektakl był biletowany i przychody z tytułu sprzedaży biletów były przychodami Teatru Polskiego. W porozumieniu zawartym między dwoma teatrami Teatr Polski pokryje koszty przejazdu na trasie Niemcy – Polska - Niemcy na podstawie wystawionego przez niemiecką grupę rachunku. Rachunek zawierał zestawienie poniesionych kosztów związanych z przyjazdem ludzi i scenografii do Polski tj. koszty paliwa, częściowe koszty ubezpieczenia. Rachunek w euro wystawiony jest z datą 7 lipca 2016 r. Wpłynął do nas pod koniec sierpnia br. i został ujęty w księgach rachunkowych w sierpniu. Dnia 31 sierpnia br. zapłaciliśmy za ww. rachunek. Naszym zdaniem jest to refundacja kosztów i wystawiony rachunek zaksięgowany został w pozostałe koszty operacyjne (konto 7). Wystąpiły różnice kursowe. Czy postąpiliśmy prawidłowo? Czy może należało potraktować to jako import usług, naliczyć VAT i ująć w deklaracji za lipiec?

Refakturowanie usług kurierskich - czy to dopuszczalne?

Pytanie: Dwie firmy działają pod tym samym adresem, obie zajmują się m.in sprzedażą przez internet i wysyłają swoje towary za pośrednictwem firmy kurierskiej. Czy może być taka sytuacja , że tylko jedna firma ma podpisaną umowę z firmą kurierską , a na wysyłki drugiej firmy wystawia jej fakturę VAT refakturując poniesione koszty wysyłki? (odsprzedając usługi kurierskie bez marży). Czy jest to dopuszczalne?

Refakturowanie kosztów opieki medycznej

Pytanie: Czy przepisy ustawy o VAT i CIT dopuszczają możliwość dokonania refakturowania kosztów opieki medycznej na osoby obce nie związane ze spółką raz w roku? Czy powinna być sporządzona umowa?

Czy można obciążyć podmiot trzeci kosztem opłat drogowych?

Pytanie: Użytkowaliśmy pojazd testowy na terenie Niemiec, który wzięliśmy w użytkowanie z Polski. Do pojazdu zostało zamontowane urządzenie Toll Colect (do pobierania opłat drogowych). Po powrocie do Polski pojazd został oddany, jednak urządzenie Toll Colect zostało w pojeździe (zapomnieliśmy zdemontować). Po miesiącu otrzymaliśmy fakturę z obciążeniem za opłaty drogowe. Zauważyliśmy, że naliczono nam opłaty drogowe za okres, w którym nie użytkowaliśmy pojazdu testowego. Czy teraz możemy bezpośrednio obciążyć opłatami drogowymi firmę, która faktycznie korzystała w tym czasie z pojazdu, czy też firmę od której braliśmy pojazd testowy? W jaki sposób ma nastąpić obciążenie?

W którym miesiącu rozliczyć przychód i VAT z tytułu obciążenia za energię?

Pytanie: Spółka wynajmuje lokal innej firmie i obciąża ją za energię elektryczną. W umowie sposób obciążania za energię elektryczną nie został ściśle określony, zatem spółka wystawia na początku miesiąca fakturę za czynsz z bieżącego miesiąca oraz obciąża kosztami energii na koniec poprzedniego miesiąca (np. 6.06.12 wystawiana jest faktura za czynsz 06.2012 i energię za 1-31.05.12). W którym miesiącu należy rozliczyć przychód i VAT z tytułu obciążenia za energię?

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.