Firma, która nie reguluje kwestii związanych z podróżą kierowców wypłaca im ryczałty

Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2018 r. sygn. I PK 310/16 orzekł, że przepisy kodeksowe mają zastosowanie do należności z tytułu podróży służbowych kierowców zatrudnionych w transporcie międzynarodowym, jeżeli pracodawca nie ureguluje tych kwestii kompleksowo w przepisach zakładowych. W takim przypadku kierowcom należy się m.in. ryczałt za nocleg według zasad kodeksowych, także wówczas, gdy może skorzystać z noclegu w kabinie samochodu ciężarowego

Kierowca ciężarówek zatrudniony w firmie spedycyjnej wraz z umową o pracę podpisał porozumienie z pracodawcą w którym wyraził zgodę na noclegi w pojeździe, rezygnując z dochodzenia ryczałtów lub innych należności z tego tytułu.

W zamian za to firma wypłacała mu należność, księgowaną jako „delegacja”, którą stanowił iloczyn kwoty 30 gr i przejechanych kilometrów w ramach jednej podróży służbowej.

Z tych należności, rozliczanych co miesiąc, pracodawca potrącał kwotę 700 zł i niektóre, określone w regulaminie koszta (takie jak np. rozmowy telefoniczne, czy koszty drobnych napraw pojazdów). Ponadto obowiązujący u spedytora regulamin wynagradzania przewidywał, że pracownikom (bez wyszczególnienia, o których chodzi) przysługują z tytułu delegacji służbowych „należności wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących”.

Po zakończeniu stosunku pracy pracownik swojego pracodawcę o zapłatę m.in. ryczałtów za noclegi w podróży służbowej.

We wszystkich instancjach kierowca uzyskał korzystne orzeczenia, także SN oddalił skargę kasacyjną firmy spedycyjnej. 

W uzasadnieniu swojego wyroku SN wskazał, że pracodawca w regulaminie wynagradzania, w zakresie należności z tytułu delegacji służbowych, odwołał się do przepisów powszechnie obowiązujących, czyli w praktyce do regulacji dotyczących należności za podróże służbowe zawartych w Kodeksie pracy i rozporządzeniach wykonawczych do art. 77⁵ Kodeksu pracy.

Zarazem pracodawca w ogóle nie uregulował tej kwestii w swoich przepisach. Za należności odpowiadające ryczałtom za noclegi i innym należnościom za podróże służbowe nie można uznać świadczenia nazywanego u tego spedytora „delegacją”, gdyż: kwota świadczenia była uzależniona od liczby przejechanych kilometrów, a koszta noclegów nie powinny być zależne od tego parametru. Ponadto z tego świadczenia pracodawca dokonywał potrąceń. Wreszcie kwoty, uzyskane przez kierowcę nie pokrywały kosztów noclegów jakie ponosił w trasie.

WAŻNE! Jednak najważniejszym argumentem za zasądzeniem należności dla kierowcy było odesłanie do „powszechnych przepisów” z regulaminu wynagradzania.

SN wskazał również, że porozumienie podpisane przez pracownika w tym wypadku nie ma mocy prawnej. Pracownik nie może się skutecznie zrzec uprawnień do świadczeń z tytułu podróży służbowej.

W sytuacji, gdy pracodawca w ogóle nie ureguluje kwestii należności za noclegi w przepisach płacowych, albo zawrze w nich odesłanie do przepisów powszechnie obowiązujących, wówczas powinien stosować reguły kodeksowe do rozliczania należności z tytułu podróży służbowych kierowców.

To oznacza, że kierowcy, którzy odbywają podróże służbowe bez zapewnionego noclegu przez pracodawcę, korzystając np. na postojach z noclegów w przystosowanych kabinach samochodów ciężarowych, mają nadal prawo do ryczałtu za noclegi, ustalonego według przepisów kodeksowych i stosowanego odpowiednio rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej z 29 stycznia 2013 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 167) albo świadczenia pokrywającego wysokość ryczałtu.