Upewnij się, jak przechowywać dokumenty księgowe

Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Przykładowy sposób oznakowania akt zawierających dowody księgowe przedstawiliśmy w tabeli.

Tabela. Sposób oznakowania akt z dowodami księgowymi

Szczególną uwagę zwróćmy na okresy archiwizowania dokumentów księgowych.  Konstrukcja oznaczania dokumentów na podstawie większości instrukcji kancelaryjnych sprowadza się do oznaczenia symbolem „A” materiałów archiwalnych przechowywanych trwale lub symbolem B z odpowiednim indeksem, przechowywanych przez określony okres, po którym są niszczone.

Cyfra arabska po „B”, np. B10, oznacza liczbę lat przechowywania dokumentów, która liczona jest od początku roku następnego po roku obrotowym, którego dane dokumenty dotyczą.

Minimalne okresy przechowywania przewidziane prawem dla dokumentów księgowych to odpowiednio:

• 5 lat dla ksiąg rachunkowych,
• nie krócej niż 5 lat dla kart wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedników lub przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych,
• dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
• dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
• dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
• 5 lat dokumenty inwentaryzacyjne,
• 5 lat pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy o rachunkowości.