Sektor Publiczny

Upewnij się, jak przechowywać dokumenty księgowe

Autor: Jarosław Jurga

Dodano:
e75dba4843f94a8f6c1d2b0aac55a843417f2633-medium

Przechowywanie dowodów księgowych powinno odbywać się w każdej jednostce, w postaci oryginałów dokumentów. Ponadto dokumenty powinny być poukładane w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Przykładowy sposób oznakowania akt zawierających dowody księgowe przedstawiliśmy w tabeli.

Tabela. Sposób oznakowania akt z dowodami księgowymi

Nazwa jednostki

……………………………………………..

Miejsce przechowywania

……………………………………………..

Symbol akt

……………………………………………..

Kategoria archiwalna

……………………………………………..

Miesiąc/rok

……………………………………………..

Zakres numeryczny dowodów

……………………………………………..

Uwagi

……………………………………………..

Szczególną uwagę zwróćmy na okresy archiwizowania dokumentów księgowych.  Konstrukcja oznaczania dokumentów na podstawie większości instrukcji kancelaryjnych sprowadza się do oznaczenia symbolem „A” materiałów archiwalnych przechowywanych trwale lub symbolem B z odpowiednim indeksem, przechowywanych przez określony okres, po którym są niszczone.

Cyfra arabska po „B”, np. B10, oznacza liczbę lat przechowywania dokumentów, która liczona jest od początku roku następnego po roku obrotowym, którego dane dokumenty dotyczą.

Zapamiętaj

Archiwizowane zbiory dokumentów powinny być przechowywane w siedzibie  jednostki lub oddziału w postaci oryginalnej, w sposób zapewniający należną ochronę przed niedozwolonymi zmianami i rozpowszechnianiem oraz uszkodzeniem lub zniszczeniem. W przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera zapisy księgowe utrwalone na nośnikach danych powinny być wydrukowane lub przeniesione na inny trwały nośnik danych.

Okresy przechowywania dokumentów księgowych

Minimalne okresy przechowywania przewidziane prawem dla dokumentów księgowych to odpowiednio:

  • 5 lat dla ksiąg rachunkowych,
  • nie krócej niż 5 lat dla kart wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedników lub przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych,
  • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
  • dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
  • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
  • 5 lat dokumenty inwentaryzacyjne,
  • 5 lat pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy o rachunkowości.

Okresy przechowywania obliczamy od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Autor: Jarosław Jurga

certyfikowany księgowy i audytor w jsfp
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel