Czy pracodawca zobligowany jest do wypłacania diety czy wystarczy uregulowanie wewnętrzne?

Mariusz Pigulski

Autor: Mariusz Pigulski

Dodano:
Pytanie:  NZOZ prowadzony przez osobę fizyczną ustalił w regulaminie wynagrodzeń, iż pracownikowi z tytułu odbywania podróży służbowej poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy przysługuje: zwrot faktycznie poniesionych kosztów przejazdu środkami komunikacji miejskiej, zwrot innych udokumentowanych wydatków poniesionych przez pracownika. W przypadku odbywania podróży samochodem osobowym niebedącym własnością pracodawcy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustalony w rozporządzeniu. W pozostałych przypadkach należności z tytułu podróży służbowej krajowej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. z późn. zm.
Czy w związku z powyższym pracodawca zobligowany jest do wypłacania diety czy wystarczy uregulowanie wewnętrzne, rozporządzenie dotyczy, bowiem pracowników zatrudnionych w państwowej jednostce sfery budżetowej?

Pracodawcy spoza sfery budżetowej określają warunki wypłacania należności z tytułu krajowej podróży służbowej w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę, jeżeli nie są objęci układem lub nie mają obowiązku do ustalenia regulaminu.

Odpowiedź: 

Pracownikom odbywającym podróże służbowe należy wypłacać diety, bez względu na to czy pracują u pracodawcy państwowego czy też prywatnego. Przepisy zakładowe czy umowa o pracę nie mogą pozbawiać pracownika prawa do diet, zgodnie z zasadą, że uregulowania wewnątrzzakładowe nie mogą być dla pracownika mniej korzystne niż przepisy powszechnie obowiązujące.

Pracodawca spoza sfery budżetowej a należności z tytułu podróży służbowej

Pracodawcy spoza sfery budżetowej określają warunki wypłacania należności z tytułu krajowej podróży służbowej w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę, jeżeli nie są objęci układem lub nie mają obowiązku do ustalenia regulaminu.

Należności z tytułu delegacji mogą przysługiwać pracownikom firm prywatnych także na podstawie:

  • rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),
  • rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).
W myśl rozporządzenia dotyczącego krajowych delegacji pracownikowi delegowanemu poza miejsce pracy przysługuje od pracodawcy m.in. zwrot:
  • kosztów przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem (zwrot nie jest należny, jeśli pracodawca zapewnił podwładnym bezpłatny przejazd),
  • kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (odpowiednio udokumentowane koszty faktycznie poniesione lub ryczał za dojazdy w wysokości 20% diety krajowej),
  • kosztów noclegów (koszty stwierdzone rachunkiem albo forma ryczałtu - rzeczony zwrot nie jest należny, gdy pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu lub kiedy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego bądź czasowego pobytu),
  • innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków, określonych przez pracodawcę.

Niezależnie od dokonanych przez pracodawcę zwrotów ww. kosztów, pracownikowi należą się diety, będące ekwiwalentem pieniężnym przeznaczonym na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Zakładowe uregulowania obowiązujące w firmie nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej zarówno krajowej, jak i zagranicznej na niższym poziomie niż dieta krajowa dla pracowników tzw. budżetówki, która obecnie wynosi 23 zł.

Prawo do diet mają wszyscy pracownicy odbywający podróż służbową, niezależnie od tego, jakie zajmują miejsce w strukturze organizacyjnej zakładu pracy.

Zasady, jakie trzeba brać pod uwagę przy obliczaniu diet

Diety nie zawsze przysługują w pełnej wysokości, albowiem przy ich obliczaniu stosuje się następujące zasady:

  1. jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
    • do 8 godzin - dieta nie przysługuje,
    • od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
    • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
    • do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
    • ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Co ważne, należności z tytułu podróży służbowej (diety, ryczałty za noclegi itd.) przysługują pracownikom za cały okres delegacji, także za dni wolne od pracy takie jak niedziele czy soboty.
Kiedy dieta nie jest wypłacana?

Pamiętajmy, iż dieta nie jest wypłacana:

  • pracownikowi delegowanemu do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,
  • pracownikowi przebywającemu w podróży krócej niż 8 godzin,
  • w przypadku, gdy pracownik korzystając z uprawnienia do przejazdu na koszt pracodawcy (przy podróży trwającej, co najmniej 10 dni), w dniu wolnym od pracy, do miejscowości stałego lub czasowego pobytu będzie przebywał w tym dniu w tej miejscowości,
  • gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie
Jak powinno się rozliczyć koszty podróży pracownika?

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Powyższe nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Diety z tytułu delegacji należy wypłacić po podróży, ponieważ dopiero wtedy jest wiadomo, czy przysługują i jaka powinna być ich ostateczna wysokość. Pracodawcy nie wolno jednak zwlekać z ich wypłatą.
Podatek i składki od wypłaconych pracownikom diet

Na zakończenie dodajmy, że diety oraz inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej - są zwolnione zarówno z oskładkowania jak i z opodatkowania. W przypadku wypłacania zatrudnionym należności w kwotach wyższych, wówczas nadwyżka stanowi przychód, od którego trzeba naliczyć zaliczkę podatkową oraz składki ZUS.

Podstawa prawna: 

- § 3, § 4, § 6, § 7 i § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),
- art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.),
- § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Tekst opublikowany: 

5 lipca 2011 r.

Mariusz Pigulski

Autor: Mariusz Pigulski

Mariusz Pigulski - specjalista z dziedziny kadrowo-płacowej, posiadający ponad 10-letnie doświadczenie. Absolwent Podyplomowego Studium Prawa Pracy na Uniwersytecie Łódzkim. Autor licznych opracowań i publikacji z zakresu kadr, rozliczania: wynagrodzeń, składek ZUS oraz podatku.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel