Czy pracodawca zobligowany jest do wypłacania diety czy wystarczy uregulowanie wewnętrzne?

Pracodawcy spoza sfery budżetowej określają warunki wypłacania należności z tytułu krajowej podróży służbowej w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę, jeżeli nie są objęci układem lub nie mają obowiązku do ustalenia regulaminu.

Pracodawcy spoza sfery budżetowej określają warunki wypłacania należności z tytułu krajowej podróży służbowej w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania albo umowie o pracę, jeżeli nie są objęci układem lub nie mają obowiązku do ustalenia regulaminu.

Należności z tytułu delegacji mogą przysługiwać pracownikom firm prywatnych także na podstawie:

• rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),
• rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

• kosztów przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem (zwrot nie jest należny, jeśli pracodawca zapewnił podwładnym bezpłatny przejazd),
• kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (odpowiednio udokumentowane koszty faktycznie poniesione lub ryczał za dojazdy w wysokości 20% diety krajowej),
• kosztów noclegów (koszty stwierdzone rachunkiem albo forma ryczałtu - rzeczony zwrot nie jest należny, gdy pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu lub kiedy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego bądź czasowego pobytu),
• innych udokumentowanych i uzasadnionych wydatków, określonych przez pracodawcę.

Prawo do diet mają wszyscy pracownicy odbywający podróż służbową, niezależnie od tego, jakie zajmują miejsce w strukturze organizacyjnej zakładu pracy.

Diety nie zawsze przysługują w pełnej wysokości, albowiem przy ich obliczaniu stosuje się następujące zasady:

1. jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
   • do 8 godzin - dieta nie przysługuje,
   • od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety,
   • ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
   • do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
   • ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pamiętajmy, iż dieta nie jest wypłacana:

• pracownikowi delegowanemu do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,
• pracownikowi przebywającemu w podróży krócej niż 8 godzin,
• w przypadku, gdy pracownik korzystając z uprawnienia do przejazdu na koszt pracodawcy (przy podróży trwającej, co najmniej 10 dni), w dniu wolnym od pracy, do miejscowości stałego lub czasowego pobytu będzie przebywał w tym dniu w tej miejscowości,
• gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Powyższe nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Na zakończenie dodajmy, że diety oraz inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej - są zwolnione zarówno z oskładkowania jak i z opodatkowania. W przypadku wypłacania zatrudnionym należności w kwotach wyższych, wówczas nadwyżka stanowi przychód, od którego trzeba naliczyć zaliczkę podatkową oraz składki ZUS.