Pytanie: Jesteśmy jednostką budżetową. Będziemy kupować środek trwały za kwotę 80.000 zł. Zawrzemy stosowną umowę i wystawimy zamówienie. Otrzymamy fakturę. Firma chce wydać środek trwały dopiero po otrzymaniu zapłaty. Podstawą dokonania przelewu powinna być faktura oraz OT -przyjęcie na stan. Czy można zapłacić fakturę nie posiadając dokumentu OT, czyli potwierdzenia przyjęcia środka trwałego na stan?

Odpowiedź:

Nie ma zakazu zapłaty przez jednostkę samorządową na poczet dostaw towarów, które będą miały miejsce w przyszłości oraz na poczet usług, które dopiero zostaną wykonane.

Aktem prawnym dotyczącym wydatkowania środków publicznych jest ustawa. o finansach publicznych. Wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w: ustawie budżetowej, uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego i planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych (art. 44 ustawy o finansach publicznych).

Faktura dokumentująca zakup środka trwałego nie ma wpływu na termin wprowadzenia tego środka trwałego do ewidencji środków trwałych ani na termin rozpoczęcia jego amortyzacji.

Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek trwały wprowadzono do ewidencji. Składnik majątku wprowadza się do ewidencji środków trwałych najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania, tj. rozpoczęcia jego gospodarczego wykorzystywania.

Dowód księgowy OT (przyjęcie środka trwałego), to dokument przyjęcia nowego środka trwałego.

Przekazanie go do eksploatacji wprowadza do ewidencji przychód składników rzeczowych aktywów z zakupu, otrzymanych, używanych, wytworzonych we własnym zakresie i ulepszonych. Wskazuje osobę za niego odpowiedzialną, miejsce jego użytkowania, lub przeznaczenie. Wypełniony dokument przyjęcia środka trwałego należy umieścić w dokumentach księgowych.

Pobierz wzór:

Dowód przyjęcia środka trwałego do używania

Podstawę sporządzenia dowodu OT stanowią przy zakupie - faktura dostawcy, lub rachunek wraz z protokołem odbioru technicznego.

Sporządzenie dowodu OT oznacza, że:

· środek trwały jest kompletny i zdatny do używania.

· będzie użytkowany przez okres dłuższy niż 1 rok.

· jest przeznaczony na potrzeby jednostki,

· ma wartość początkową większą niż 10.000 PLN.

ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.),
rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911).