db8d6c597c0bba7dd54d3d42279e4608ddc42409-medium

Sprawdź, jakie problemy mogą się pojawić w związku z przygotowywaniem JPK dla uproszczonych ksiąg rachunkowych prowadzonych najczęściej przez mikro i małych przedsiębiorców, a mianowicie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Problem: Od 1 lipca 2018 r. najmniejsze podmioty na żądanie organów podatkowych muszą przekazywać m.in. JPK_PKPIR. Jakie problemy mogą pojawić się przy generowaniu pliku?

Wyjaśnienie: Przedsiębiorcy zobowiązani do przekazywania JPK_PKPiR korzystają najczęściej z oprogramowania dostępnego na rynku, nie weryfikująinformacji wskazywanych w samych plikach JPK. Zdarza się jednak, że nie zawsze właściwa informacja jest przekazywana do pliku JPK. W przypadku JPK_PKPiR najczęściej sytuacja taka występuje w przypadku danych związanych z nazwą kontrahenta lub jego adresem.

Brak archiwizacji danych adresowych oraz nazw kontrahentów

Problem pojawia się jedynie w ściśle określonej sytuacji – zmiany przez kontrahenta nazwy, formy prowadzenia działalności bądź adresu. Wiele systemów bowiem aktualizuje jedynie dane o nazwie czy adresie nie przechowując danych archiwalnych. Przykładowo spółka Kora Kwiaty cięte zmieniła w dniu 15 sierpnia 2018 r. nazwę na Persefona Cebulki kwiatowe. W listopadzie 2018 roku podatkowego organ podatkowy zażądał przedstawienia podatkowej księgi rozchodów i przychodów w formie JPK za miesiąc lipiec 2018 r.

Cześć programów finansowo-podatkowych wygeneruje plik JPK_PKPiR, który zawierał będzie transakcje ze Spółką Persefona za miesiąc lipiec 2018 r. w następujący sposób:

<tns:K_4>Persefona Cebulki kwiatowe</tns:K_4>

W JPK_PKPiR pojawiły się aktualne dane kontrahenta, nie zaś dane, które były stosowane przez kontrahenta w okresie właściwie, którego organ podatkowy zażądał. Prawidłowo zaraportowane dane powinny wyglądać następująco w pliku JPK:

<tns:K_4> Kora Kwiaty cięte</tns:K_4>

Rada ekspertów

Aby uniknąć błędnego zaaportowania nazw kontrahentów oraz adresów należy zweryfikować próbkę danych w JPK_PKPiR i porównać je z danymi w systemie oraz dokumentami źródłowymi, w szczególności z dowodami księgowymi dokumentującymi transakcje z przedsiębiorcami którzy zmienili nazwę bądź adres prowadzenia działalności, o ile takie wystąpiły.

Problemy ze spisem z natury

Struktura PKPiR przewiduje dwie sekcje dedykowane do raportowania spisu z natury tj. PKPIRInfo, w której należy przedstawić m.in. informację o spisie natury na początku oraz końcu roku podatkowego oraz sekcję PKPIRSpis, w której należy wskazać informację o spisie z natury, który odbył się w ciągu roku podatkowego, o ile taki wystąpił.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorca w związku z zalaniem magazynu zdecydował się na dokonanie spisu z natury w ciągu roku podatkowego. W związku z zalaniem zniszczeniu uległa część towarów, które wycenione zostały na początku roku na wartość 1000. Część przedsiębiorców chcąc odzwierciedlić ten fakt, wykazują w polu „P_5B”, dedykowanym dla wartości spisu z natury sporządzonego w ciągu roku podatkowego, wartość utraconych dóbr np. <tns:K_5B>-150</tns:K_5B> Pod kątem technicznym wprowadzenie takiej wartości będzie poprawne, ponieważ pole „P_5B” posiada przypisany typ „Tkwotowy” pozwalający na wprowadzanie także wartości ujemnych. Należy jednak pamiętać, remanent dokonywany jest na podstawie bezpośrednich obserwacji i pomiarów środków majątkowych w konkretnej jednostce gospodarczej. Tym samym wartość ta nie może być ujemna. W przedstawionym przykładzie przedsiębiorca powinien wykazać spis z natury w ciągu roku w JPK w następujący sposób: <tns:K_5B>850</tns:K_5B>

Niepełne numery dowodów księgowych

Systemy finansowo-księgowe posiadają dedykowane moduły do ewidencjonowania dowodów księgowy po rodzaju dokumentu np. faktury sprzedażowe, faktury sprzedażowe korekty czy dowody wewnętrzne. Tym samym przedsiębiorca wprowadzając do systemu dokumenty pomija często przedrostki pozwalające na rozróżnienie dokumentów np. „FS”, „FSK” czy „DW”, co w zależności od systemu może prowadzić do niekompletności danych raportowanych w polu „K_3” dedykowanym do ewidencjonowania numeru dowodu księgowego.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorca wprowadza do systemu fakturę sprzedażową nr 001/01/2018. Na fakturze drukowanej z systemu widnieje numer FS 001/01/2018. Problem: Co powinno znaleźć się w polu „K_3” w pliku JPK_PKPiR Wyjaśnienie <tns:K_3>FS 001/01/2018</tns:K_3>

Często zdarza się jednak, że systemy finansowo księgowe zasilają pliki JPK jedynie danymi „wprowadzonymi” do systemu pomijając przedrostki pozwalające na rozróżnienie faktur np.

<tns:K_3> 001/01/2018</tns:K_3>

Rada ekspertów

Warto zweryfikować czy do pliku JPK_VAT przenoszona jest pełna nazwa wprowadzanych numerów faktur, w szczególności w przypadku faktur zakupowych.