Sprawdź, jak uniknąć najczęstszych błędów w sprawozdaniach finansowych

Dodano: 9 stycznia 2017
test

Obowiązek sporządzania sprawozdań dotyczy wszystkich spółek handlowych (osobowych, kapitałowych, fundacji, stowarzyszeń) oraz spółek cywilnych, jawnych i partnerskich zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dowiedz się, jakie tym podmiotom zdarzają się pomyłki podczas sporządzania bilansu oraz skorzystaj ze wskazówek eksperta, jak ich uniknąć.

Początek roku dla podmiotów prowadzących pełną księgowość, którzy wybrali rok kalendarzowy za rok obrotowy, to okres bardzo pracowity. Oprócz prac bieżących księgowi wykonują bowiem czynności związane z zamykaniem ksiąg rachunkowych oraz ze sporządzaniem rocznego sprawozdania finansowego. Prace te wymagają skupienia, ostrożności, a przede wszystkim dobrej znajomości przepisów prawa bilansowego.

Sporządzenie bilansu z pozoru wydaje się czynnością bardzo prostą, jednak w praktyce bardzo często zdarzają się błędy związane z wyceną, mające istotny wpływ na obraz sytuacji majątkowej i finansowej przedsiębiorstwa. Niestety, również zmieniające się wciąż przepisy mogą spowodować, że nie zawsze uda się sporządzić bezbłędnie sprawozdanie jednostki. W artykule przedstawiamy najczęściej pojawiające się nieprawidłowości w trakcie sporządzania sprawozdania finansowego.

Na czym polega odpowiedzialność za rzetelne sprawozdanie 

Sprawozdanie finansowe, którego obowiązek sporządzenia spoczywa na wszystkich jednostkach podlegających przepisom ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. nr 47, poz. 330.r. ), stanowi podstawowe źródło informacji o sytuacji ekonomiczno-finansowej jednostki. Odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania finansowego w spółkach handlowych spada na kierownika jednostki.

W spółkach jawnych, spółkach cywilnych i tych spółkach partnerskich, w których nie powołano zarządu, za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki. Oczywiście kierownik jednostki może powierzyć obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności innej osobie (za jej zgodą), np. głównemu księgowemu lub podpisać umowę z biurem rachunkowym. Jednakże w każdej sytuacji to kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność z tytułu nadzoru. Jest to odpowiedzialność osobista, której nie można przenieść na żadną inną osobę.

Sprawozdanie finansowe można uznać za rzetelne wówczas, gdy jest zgodne z obowiązującymi spółkę przepisami prawa oraz wiernie ukazuje stan rzeczywisty, istniejący na dzień bilansowy.

UWAGA
Sporządzając sprawozdanie, należy uwzględnić wszystkie zawarte w prawie bilansowym obligatoryjne zasady rachunkowości oraz stosować te zasady, które najlepiej odzwierciedlają specyfikę jednostki, tj. przedmiot jej działalności, formę prawną i jej wielkość.

Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości, sporządzając sprawozdanie, musimy bezwzględnie zastosować m.in.:

  • zasadę ostrożności, która obliguje do uwzględniania przy wycenie aktywów, zobowiązań i ustalaniu przychodów oraz kosztów wszelkich, znanych jednostce na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego zdarzeń, które wpływają ujemnie na wielkość jej majątku, zobowiązań i wyniku finansowego (art.. 7 ust. 1 ustawa o rachunkowości);
  • zasadę ciągłości, czyli zasadę porównywalności, nakładającą na spółki obowiązek stosowania z okresu na okres tych samych zasad (polityki) rachunkowości (art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
Błąd podstawowy – sprawdź, jakie powoduje skutki

Częste są sytuacje, że po pewnym czasie jednostki stwierdzają, iż sporządzone i zatwierdzone już sprawozdanie finansowe za poprzedni okres sprawozdawczy zawiera błędy. W zależności od tego, czy błąd jest istotny, czy nie oraz czy wykryto go przed zatwierdzeniem czy po akceptacji sprawozdania finansowego, różne będą skutki ujęcia tego zdarzenia w księgach rachunkowych. Zasady ujęcia błędu podstawowego w księgach rachunkowych reguluje art. 54 ustawy o rachunkowości oraz Krajowy Standard Rachunkowości nr 7.

Przykładami zdarzeń związanymi z popełnieniem błędu podstawowego są następujące sytuacje:

  • zmiana wartości bilansowej zapasów,
  • zmiana wartości podatku dochodowego z lat ubiegłych,
  • zawyżanie lub zaniżanie wartości aktywów lub pasywów.

To jednostka gospodarcza powinna określić, czy zdarzenia ujmowane w danym roku, a odnoszące się do okresów przeszłych są skutkiem błędu podstawowego. Błąd podstawowy to błąd wykryty w bieżącym okresie obrotowym, o takim znaczeniu, że w świetle jego wykrycia nie można nadal uznawać sprawozdania finansowego za poprzedni okres za wiarygodne. Błędy te mogą wynikać z pomyłek arytmetycznych, niewłaściwego zastosowania zasad (polityki) rachunkowości, innych niedopatrzeń czy też z mylnej interpretacji zdarzeń lub przepisów. Do przyczyn powstania takich błędów można zaliczyć również nadużycia czy oszustwa.

Jak stanowi art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości, jeżeli w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka stwierdziła popełnienie w poprzednich latach obrotowych błędu, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za spełniające wymagania określone w art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości, to zobowiązana jest kwotę korekty zarachować na kapitał (fundusz) własny i wykazać jako „zysk (strata) z lat ubiegłych”. Jeżeli jednak zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej.

Przy wycenie skutków błędu podstawowego konieczne jest przeliczenie wszystkich sprawozdań finansowych od daty popełnienia błędu i ustalenie różnic pomiędzy sprawozdaniem błędnym a sprawozdaniem poprawnym – w poszczególnych okresach sprawozdawczych. Suma tych różnic to właśnie błąd podstawowy.

Natomiast błąd stwierdzony po sporządzeniu sprawozdania finansowego koryguje się w księgach roku bieżącego. Dla celów podatkowych błąd powinien być jednak skorygowany poprzez korektę deklaracji rocznej PIT.

Jak nie dopuścić do pomyłek przy sporządzaniu inwentaryzacji

Pierwszym etapem, który rozpoczyna czynności związane ze sporządzeniem sprawozdania, jest przeprowadzenie inwentaryzacji aktywów i pasywów. Inwentaryzacja zapewnia bowiem kompletność wykazania tych wartości w sprawozdaniu. Zatem powinna być przeprowadzona za szczególną dbałością tak, aby stan wynikający z ewidencji księgowej zawsze był zgodny ze stanem rzeczywistym. Dlatego też zaleca się, celem wyeliminowania ewentualnych błędów, wprowadzenie obowiązku okresowego ustalania lub sprawdzania, drogą inwentaryzacji, rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, procedura rozliczenia inwentaryzacji wpływa bowiem na salda księgowe, które następnie będą włączane do aktywów lub pasywów bilansu. Terminy i częstotliwość inwentaryzacji wskazuje rozdział 3 ustawy o rachunkowości.

Pamiętajmy zatem o konieczności posiadania potwierdzeń sald należności od odbiorców, zweryfikujmy stan zobowiązań czy rozliczeń międzyokresowych, rezerw, przychodów przyszłych okresów, kapitałów własnych. Wykorzystajmy inwentaryzację i wskażmy aktywa do przeceny, np. zapasy uszkodzone bądź nieprzydatne, należności nieściągalne, nieużytkowane środki trwałe itd.

Inne błędy popełniane na etapie inwentaryzacji to zaniechanie inwentaryzacji w obszarze istotnych pozycji bilansu, jak np. niezweryfikowanie stanu zobowiązań czy rozliczeń międzyokresowych, rezerw, przychodów przyszłych okresów, kapitałów własnych.

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Ujawnienie niedoboru księguje się:

Wn konto 24-1/0 „Rozliczenie niedoborów”,
Ma odpowiednie konto składnika majątku.

Natomiast ujawnione nadwyżki wprowadza się do ksiąg, zapisem:

Wn odpowiednie konto składnika majątku,

Ma konto 24-1/1 „Rozliczenie nadwyżek”.

WAŻNE
Aktywa i pasywa powinny być wycenione w wartościach, które są zgodne z ustawą o rachunkowości, przepisami wykonawczymi czy polityką rachunkowości. Przeszacowanie aktywów, jak również niedoszacowanie pasywów będzie bowiem wpływać na nieprawidłowe ustalenie wyniku finansowego jednostki.

Błędy, które można odkryć w sprawozdaniach finansowych w obrębie aktywów, to właśnie skutki niestosowania się do zasady ostrożnej wyceny oraz przepisów z tą zasadą związanych.

Nieprawidłowo wycenione środki trwałe

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawa o rachunkowości jednostki zobowiązane są stosować przyjętą politykę rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

Tak więc wyceniając wykazywane w bilansie środki trwałe, pamiętajmy, że przewidywany okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego nie jest zgodny ze stawkami amortyzacyjnymi określonymi w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Stawki podatkowe, a tym samym okres amortyzacji jest narzucony przez ustawodawcę, oznacza to, że nie odzwierciedla to w pełni faktycznego zużycia środków trwałych.

Jeżeli prowadzimy działalność gospodarczą, w której wykorzystywane środki trwałe zużywają się np. dwa razy szybciej niż w normalnych warunkach, to przyjmując wycenę zużycia według stawek podatkowych, zawyżamy wykazywaną w bilansie wartość tych środków trwałych – w sytuacji odwrotnej zaniżamy tę wartość.

Błędy dotyczą też niewłaściwie określanych stawek, okresów i metod amortyzacji, jednostki nie dokonują także okresowej weryfikacji tych stawek i okresów.

Brak okresowej kontroli w tym zakresie może spowodować, że w księgach jednostki będą zawyżone koszty rocznej amortyzacji, natomiast bilansowa wartość środków trwałych będzie zaniżona. Ponadto często jednostki wykazują w bilansie środki trwałe, które nie są już wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej.

Stawka i okres amortyzacji muszą odzwierciedlać okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego.

Jeśli posiadamy umowy leasingowe, dokładnie przeanalizujmy treść warunków umowy leasingowej, nie weryfikujmy tych umów jedynie pod kątem podatkowym.

Błędy dotyczą bowiem właśnie klasyfikacji umów, a dokładniej ujmowania w księgach korzystającego środków trwałych wykorzystywanych na podstawie leasingu operacyjnego lub też nieujmowania w księgach korzystającego środków trwałych będących przedmiotem leasingu finansowego.

WAŻNE
Ujęcie leasingu w księgach rachunkowych zgodnie z przepisami podatkowymi możliwe jest jedynie wówczas, gdy sprawozdanie nie podlega badaniu przez biegłego rewidenta. W przeciwnym wypadku jednostka ma obowiązek wykazania umowy leasingowej w oparciu o przepisy ustawy o rachunkowości. Inaczej dane wykazane w sprawozdaniu będą nieprawidłowe.

Ponadto dokonajmy odpisów na zaniechane inwestycje w rzeczowe aktywa trwałe, nie wykazujmy tych inwestycji w segmencie środków trwałych w budowie.

Zwróćmy też uwagę, czy prawidłowo ustaliliśmy różnice kursowe w wartości początkowej środków trwałych, czy zastosowaliśmy prawidłowo właściwie kursy walut.

UWAGA
W przypadku dodatnich różnic kursowych i odsetek przychodowych od rachunku, na którym spółka posiada ma kredyt inwestycyjny, należy odpowiednio pomniejszyć wartość początkową środka trwałego. Różnic tych nie ujmuje się jako przychodów finansowych w rachunku zysków i strat (art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości).

Pamiętaj o dokonywaniu odpisów aktualizacyjnych należności

Przy sporządzaniu sprawozdania nie można zapomnieć o konieczności dokonywania odpisów aktualizujących należności, a w szczególności odpisów na te należności, które są przeterminowane lub których ryzyko nieściągalności jest duże, jak również należności będących należnościami spornymi.

Pamiętajmy, żeby rozwiązać już dokonane odpisy w przypadku spłaty należności.

Sprawdźmy, czy otrzymane zaliczki mamy prawidłowo zaksięgowane jako zaliczki na wartości niematerialne i prawne, zaliczki na środki trwałe w budowie, lub też zaliczki na dostawy.

Jeśli chodzi o zobowiązania, do najczęstszych błędów zaliczyć należy ich niewłaściwy podział, na zobowiązania długoterminowe i krótkoterminowe. Błędna kwalifikacja może zniekształcić obraz prezentowanych informacji.

Zarówno w przypadku należności, jak i zobowiązań częstym błędem jest też brak wyceny bilansowej rozrachunków zagranicznych rozrachunków.

WAŻNE
Salda rozrachunków z kontrahentami zagranicznymi kontrahentami w walucie obcej podlegają na dzień bilansowy wycenie bilansowej, a różnice kursowe wpływają na wynik finansowy za dany rok obrotowy jednostki oraz na poziom należności wykazywanych w bilansie.

W przypadku wykazania należności od zagranicznych kontrahentów niepotwierdzonych bądź w nieprawidłowej wysokości jednostka naraża się na zniekształcenie wyniku finansowego oraz sumy bilansowej w bilansie.

Nieprawidłowa klasyfikacja aktywów do poszczególnych kategorii 

O zakwalifikowaniu danego składnika aktywów do inwestycji decyduje przede wszystkim aktualny sposób jego wykorzystania. Nie jest istotne, czy dany składnik został zakupiony, otrzymany jako wkład niepieniężny, czy też wytworzony we własnym zakresie. W księgach rachunkowych inwestycje krótkoterminowe, jeśli planowane jest ich zbycie w okresie nieprzekraczającym dwunastu miesięcy, licząc od dnia bilansowego, ewidencjonowane są na koncie 14 „Krótkoterminowe aktywa finansowe”. Długoterminowe inwestycje finansowe, jeśli przeznaczone są zostały do zbycia po upływie jednego roku od dnia bilansowego, ujmuje się na koncie 03 „Długoterminowe aktywa finansowe”, zaś inwestycje w nieruchomości i wartości niematerialne i prawne ujmuje się zaś na koncie 04 „Inwestycje w nieruchomości i prawa”.

Podstawowym błędem w ramach omawianej pozycji jest nieprawidłowe klasyfikowanie składników aktywów, jak również nieprawidłowe wykazywanie lokat w bilansie.

Przykład: Prezentacja lokaty

Lokata terminowa w banku, w którym jednostka posiada również rachunek bieżący o terminie zapadalności przypadającym na 31 października 2017 r., powinna być zaliczona do krótkoterminowych aktywów finansowych i ujęta w bilansie na dzień 31 grudnia 2016 r. w wierszu B.III.1 lit. b) „Inne krótkoterminowe aktywa finansowe w pozostałych jednostkach”.

Ponadto warto pamiętać o konieczności naliczenia odsetek należnych od lokat na dzień bilansowy, gdyż zaniżona zostanie wartość omawianej pozycji.

Również do częstych błędów w ramach inwestycji długoterminowych należy zaliczyć wykazywanie w bilansie wartości posiadanych udziałów i akcji w cenach nabycia bez dokonywania na koniec okresu sprawozdawczego odpisów z tytułu trwałej utraty ich wartości.

Pamiętajmy o tym, żeby na koniec okresu sprawozdawczego dokonać szczegółowej analizy sytuacji majątkowej i finansowej, bez takiej analizy wykażemy aktywa finansowe w zawyżonej wartości.

Najczęstsze 3 błędy w przypadku rozliczeń międzyokresowych

Rozliczenia międzyokresowe czynne należy tworzyć, jeżeli poniesione w danym okresie sprawozdawczym koszty dotyczą okresów przyszłych, a ściślej mówiąc, przychodów, które zostaną uzyskane dzięki tym kosztom w następnych okresach sprawozdawczych. Nie wszystkie nakłady ponoszone w celu osiągnięcia przyszłych korzyści należy zaliczać do rozliczeń międzyokresowych czynnych (aktywów), a to ze względu na niepewność uzyskania z nich przyszłych przychodów. Wynika to z zasady ostrożności.

Nie należy wykazywać na dzień bilansowy ewidencjonowanych na koncie rozliczeń międzyokresowych kosztów zakupu, ponieważ powinny one zwiększyć na dzień wyceny wartość zapasu materiałów lub towarów albo zostać odpisane w ciężar wyniku finansowego – w zależności od przyjętej metody.

Natomiast bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów stanowią zobowiązanie jednostki, wyrażające wartość świadczeń wykonanych zgodnie z umową na rzecz tej jednostki, które jednak nie podlegały obowiązkowi fakturowania przed dniem bilansowym. Nie dotyczy to jednak zobowiązań z tytułu dostaw i usług, które nie zostały zafakturowane, chociaż dostawca miał taki obowiązek. Powinno się je traktować jako dostawy i usługi niefakturowane oraz wykazywać jako zobowiązania z tytułu dostaw towarów i usług.

Najczęstsze błędy popełniane w tym temacie to :

  • wykazywanie w bilansie rozliczeń międzyokresowych, w przypadkach, gdy tytuł do ich wykazywania wygasł (np. umowa ubezpieczeniowa),
  • wykazywanie salda funduszu świadczeń socjalnych w części, w której środki pieniężne nie zostały przekazane na konto funduszu (całość powinna być księgowo przypisana do roku zamykanego),
  • wykazywanie aktywów z tytułu odroczonego podatku dochodowego w sytuacji, gdy podatek nie wystąpił.

UWAGA 
Na dzień bilansowy wszystkie pozycje czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów obejmuje się inwentaryzacją w drodze weryfikacji.

W przypadku gdy tytuły rozliczeń są już nieaktualne, jak na przykład rozliczanie w czasie rozwiązanej umowy najmu, ubezpieczenia itp., koszty te powinny być na dzień bilansowy spisane w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych, zapisem:

  • Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” lub 75-1 „Koszty finansowe”,
  • Ma konto 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów” lub 65-0 „Inne rozliczenia międzyokresowe”.

Inne często popełniane błędy to pomyłki te będące następstwem:

  • nieprawidłowo wykazanego stanu kapitału własnego – jest to rezultat najczęściej zawyżonego wyniku finansowego spowodowanego błędami w wycenie aktywów,
  • nieutworzenia rezerw na zobowiązania w przypadkach, kiedy prawdopodobieństwo wystąpienia zobowiązania jest wysokie,
  • niewykazania zobowiązań finansowych z tytułu leasingu, który powinien być bilansowo rozliczany jako leasing finansowy,
  • nieutworzenia rezerwy na odroczony podatek dochodowy,
  • brak wyodrębnienia zobowiązań wobec jednostek powiązanych,
  • odstąpienie od wyceny zobowiązań w kwocie wymagającej zapłaty – nieprzypisywanie należnych za dany okres odsetek do zobowiązań wobec dostawców towarów i usług, zobowiązań publicznoprawnych czy innych zobowiązań,
  • wykazywanie w zobowiązaniach kwot zobowiązań przedawnionych,
  • odstąpienie od wyceny zobowiązań w walutach obcych.

Przed sporządzeniem bilansu warto jeszcze raz dokładnie przejrzeć zestawienie obrotów i sald, zwracając szczególną uwagę na salda nietypowe, w szczególności na salda występujące po innej niż zwykle stronie konta (np. salda Ma na należnościach). Będziemy mieć pewność, że sprawozdanie zostanie sporządzone prawidłowo i z zastosowaniem zasady ostrożności oraz współmierności przychodów i kosztów.

Na koniec zwracam również uwagę na formalne aspekty sprawozdania, a w szczególności na:

  • kompletność – czy sprawozdanie zawiera wszystkie elementy, które jednostka ma obowiązek sporządzić,
  • dane formalne – czy prawidłowo podano nazwę jednostki, dzień, na jaki sporządzono bilans, oraz okres, za jaki sporządzono rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych oraz zestawienie zmian w kapitale własnym, datę sporządzenia sprawozdania,
  • podpisy osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz podpisy wszystkich członków kierownictwa

Warto zapamiętać:

  1. Sprawozdania muszą sporządzać wszystkie spółki handlowe, a także fundacje i stowarzyszenia, spółki cywilne, jawne oraz partnerskie.
  2. Sprawozdanie finansowe można uznać za rzetelne wówczas, gdy jest zgodne z obowiązującymi spółkę przepisami prawa oraz wiernie ukazuje stan rzeczywisty, istniejący na dzień bilansowy.
  3. Najczęściej popełniane błędy w sprawozdaniu to zła wycena aktywów, nieprawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja i pomyłki związane ze zmieniającym się prawem podatkowym.

Podstawa prawna:

art. 4 ust. 1, art. 5 ust. 1, art. 7 ust. 1,art. 28 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1047.).  

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

© PortalFK.pl
Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel