Zobacz jakie są konsekwencje odwołania pracownika z urlopu

Rafał Styczyński

Autor: Rafał Styczyński

Dodano:

Czy zdarzyło Ci się, że pracodawca firmy, którą rozliczasz był zmuszony przełożyć pracownikom urlop lub go przerwać? Sprawdź konsekwencje takiego działania i dowiedz się, jakie masz z tego tytułu obowiązki podatkowo-rachunkowe. 

Odwołanie pracownika z urlopu - tak, ale tylko wyjątkowo

Pracownikowi przysługuje coroczne prawo do nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego, którego to prawa nie może się zrzec. Jednak w pewnych sytuacjach możliwe jest odwołanie pracownika z urlopu.

Odwołanie z urlopu jest możliwe przy łącznym spełnieniu dwóch przesłanek:

  • gdy zachodzą okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (np. awaria, choroba osoby zastępującej pracownika, kontrola zewnętrzna dotycząca stanowiska pracy pracownika korzystającego z urlopu),
  • obecność pracownika w zakładzie pracy jest niezbędna.

Zamiast odwołać pracownika z urlopu możliwe jest przesunięcie terminu urlopu Jednak przesunięcie może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami.

Odwołanie pracownika z urlopu może mieć różną formę

Przepisy nie określają formy odwołania z wypoczynku. Może do niego dojść poprzez wysłanie pisma, ale może ono nastąpić również na podstawie rozmowy telefonicznej lub wysłania e-maila. Obecnie te dwie ostatnie formy są najczęściej stosowane.

Ważne, aby pracownik miał możliwość zapoznania się z oczekiwaniami i potrzebami pracodawcy, co do jego obecności w firmie.

Rada eksperta: Dla celów dowodowych związanych z ewentualnym sporem co do obowiązków pracownika (powrót do pracy) lub pracodawcy (udzielenie niewykorzystanej części urlopu, zwrot kosztów) - dla odwołania z urlopu wskazana jest forma pisemna.

PRZYKŁAD

Radom, 26 lipca 2016 r.

Firma usługowo-informatyczna INFOTEX

ul. Kowalczyka 30

26-600 Radom

NIP: 55285458

Krzysztof Malinowski

ul. Akacjowa 4/410

26-600 Radom

Odwołanie z urlopu

Na podstawie art. 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.) odwołuję Pana z urlopu wypoczynkowego i zobowiązuję do stawienia się w pracy w dniu 1 sierpnia o godzinie 8.00.

Powyższe jest uzasadnione awarią systemu, którego obsługą Pan się zajmuje.

Z poważaniem

Dyrektor działu IT

 

Decyzja o odwołaniu z urlopu musi być uzasadniona, jeżeli tak nie jest …

Przepisy prawa pracy nie zawierają katalogu szczególnych okoliczności, których zaistnienie uzasadnia odwołanie pracownika z urlopu. Ocena, czy faktycznie sytuacja w firmie wymaga powrotu danej osoby do pracy, należy do pracodawcy.

Należy przy tym pamiętać, że nieuzasadnione odwołanie z urlopu godzi w zasady współżycia społecznego i w przypadku nadużycia może doprowadzić do sporu sądowego.

Odwołanie z urlopu spotykamy najczęściej w sytuacji: awarii np. systemów informatycznych, choroby osoby zastępującej nieobecnego pracownika, ważnego ze względów strategicznych niezaplanowanego wcześniej spotkania.

Pracownik odwołany z urlopu obowiązany jest przerwać urlop i zgłosić się do pracy, bez względu na własną ocenę okoliczności uzasadniających to odwołanie. Naruszenie tego obowiązku może być zakwalifikowane nawet jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
… pracownik ma prawo do odszkodowania

W przypadku, gdy pracodawca odwoła pracownika z urlopu w sposób sprzeczny z warunkami określonymi w przepisach (jeśli nie wymagają tego okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu), pracownikowi przysługuje odszkodowanie.

Firma, która odwołała pracownika z urlopu musi pokryć koszty poniesione przez pracownika

Pracodawca odwołujący pracownika z urlopu wypoczynkowego zobowiązany jest pokryć wszelkie koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Przez koszty te należy rozumieć przede wszystkim niepodlegającą zwrotowi zapłatę za niewykorzystany pobyt, a także koszty podróży. Zwrot kosztów związanych z odwołaniem pracownika z urlopu, obejmuje także bezpośrednie koszty niewykorzystania urlopu przez jego rodzinę, jeżeli została zmuszona do przerwania odpoczynku.

Kosztami takimi nie są natomiast np. koszty sprzętu sportowego czy rekreacyjnego zakupione w związku z urlopem.

Zwrot kosztów z tytułu odwołania z urlopu a PIT

Za przychody ze stosunku pracy, uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Z wyjątkiem świadczeń wymienionych w katalogu zwolnień przedmiotowych określonym w art. 21 ustawy o PIT.

Na podstawie pkt 3 ww. artykułu zwolnieniu podlegają odszkodowania, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

W przypadku rekompensat za zapłacone, lecz niewykorzystane wyjazdy wakacyjne, takimi odrębnymi przepisami będą regulacje Kodeksu pracy. Bowiem to one określają zasady zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników.

Dlatego też, zwrot nie jest przychodem ze stosunku pracy, w sytuacji gdy stanowi rekompensatę wydatków poniesionych na urlop i pracodawca nie jest zobowiązany od kwoty tej odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy.

Jednak należy zauważyć, iż pracodawca może odwołanie z urlopu zrekompensować w sposób bardziej korzystny, niż jest to uregulowane w art. 167 Kodeksu pracy. Wówczas takie wypłaty będą dla pracownika przychodem ze stosunku pracy i będą podlegać opodatkowaniu oraz oskładkowaniu w pełnej wysokości.
PRZYKŁAD

Spółka z o.o. wypłaciła pracownikowi dodatkową rekompensatę z tytułu przerwanego urlopu w kwocie 1.000 zł brutto. Pracownik otrzymał już wcześniej wynagrodzenie za bieżący miesiąc.

Księgowania związane z jej ujęciem będą następujące:
1. Naliczenie odszkodowania:

  • Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 1.000 zł,
  • Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 1.000 zł.

2. Naliczenie i potrącenie składek na ubezpieczenia obciążających pracownika (9,76% + 1,5% + 2,45%) * 1.000 zł = 13,71% * 1.000= 137,10 zł:

  • Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 137,10 zł,
  • Ma „Rozrachunki z ZUS” 137,10 zł.

3. Naliczenie i potrącenie składki na ubezpieczenie zdrowotne (1.000 zł -137,10 zł) *9% = 77,66 zł w tym składka podlegająca odliczeniu od podatku 66,87 zł:

  • Wn Pozostałe rozrachunki z pracownikami 77,66 zł,
  • Ma Rozrachunki z ZUS 77,66 zł.

4. Naliczenie zaliczki na podatek dochodowy ( bez uwzględniania kosztów uzyskania przychodów) 1.000 zł - 137,10 zł = 862,9 zł  863 zł *18% = 155,34 zł  wyliczenie zaliczki 155,34 zł -66,87 zł = 88,47 zł co w zaokrągleniu daje 88 zł:

  • Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 88 zł,
  • Ma „Rozrachunki z ZUS” 88 zł.

5. Naliczenie tzw. składek ZUS i na fundusze obciążające pracodawcę (9,76% + 6,5%+ 1,8% + 2,45% + 0,1%)* 1.000 zł = 206,10 zł:

  • Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 206,10 zł,
  • Ma „Rozrachunki z ZUS” 206,10 zł.

6. KW wypłata odszkodowania w kwocie netto 1.000 zł - 137,10 zł - 77,66zł - 88 zł = 697,27 zł:

  • Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 697,24 zł,
  • Ma „Kasa” 697,24 zł.
Koszty związane z odwołaniem pracownika z urlopu trzeba ująć w księgach

W przypadku odwołania pracownika z urlopu koszty związane z tym faktem należy ująć, jako koszty pracodawcy, w jego działalności operacyjnej. Powinny stanowić odpowiednie koszty wg rodzaju w zależności od tego, z jakim nakładem będziemy mieli do czynienia.

Na przykład wydatki związane z pokryciem kosztów transportu będą stanowiły koszty usług obcych.

Z kolei opłaty rekompensujące np. rezygnację z części wypoczynku powinny być zaliczone do pozostałych kosztów rodzajowych.

W układzie funkcjonalnym koszty te zaliczane są do kosztów pośrednich – kosztów zarządu.

PRZYKŁAD

Spółka z o.o. MAREX. w związku z nagłą awarią maszyny musiała wezwać pracownika Kamila Młotkowskiego z urlopu na Cyprze. Ze względu na konieczność bardzo pilnego przyjazdu zakupiono mu bilet za 720 zł. Konieczne było także pokrycie kosztu noclegu we Frankfurcie – nie było bezpośredniego połączenia lotniczego – 200 euro – kurs średni NBP z dnia poprzedzającego poniesienie kosztu to 4,34zł/ euro. Zapłacono z rachunku bankowego spółki wg kursu 4,42 zł/ euro. Spółka poniosła koszty dojazdu z lotniska w Modlinie do zakładu spółki – 130 zł. Spółka ujmuje VAT niepodlegający odliczeniu razem z podstawową wartością kosztu ( tj. stosuje ceny nabycia)

Księgowania ww. nakładów będą następujące: ( konto Rozliczenie zakupu pominięto):
1.    Faktura za bilet lotniczy 720 zł:

  • Wn „Usługi obce – usługi transportowe” 720 zł,
  • Ma „Rozrachunki z dostawcami” 720 zł.

2.    Faktura za nocleg we Frankfurcie 200 euro x 4,34 zł = 868 zł:

  • Wn „Usługi Obce – usługi hotelarskie” 868 zł,
  • Ma „Rozrachunki z dostawcami” 868 zł.

3.    Wb zapłata z rachunku spółki za nocleg 200 euro x 4,42 zł/ euro = 884 zł:

  • Wn „Rozrachunki z dostawcami” 884 zł,
  • Ma „Rachunek bankowy” 884 zł.

4.    PK rozliczenie ujemnych różnic kursowych 884zł -868 zł =16 zł:

  • Wn „Koszty finansowe” 16 zł,
  • Ma „Rozrachunki z dostawcami” 16 zł.

5.    Rachunek za koszty dojazdu z lotniska 130 zł:

  • Wn „Usługi obce – koszty transportu” 130 zł,
  • Ma „Rozrachunki z dostawcami” 130 zł.

Te koszty jako ponoszone bezpośrednio przez spółkę nie były księgowane na konto rozrachunków z pracownikiem.

Zapamiętaj!

  1. Pracodawca może odwołać pracownika ze wszystkich dni pozostałych do końca urlopu, lub części. W sytuacji, gdy pracownik po przerwie będzie kontynuował wypoczynek, pracodawca jest zobowiązany zwrócić mu nie tylko koszty dojazdu do zakładu pracy, ale również powrotu na wczasy.
  2. W razie przerwania urlopu wypoczynkowego. nie następuje automatyczne przesunięcie urlopu o dni niewykorzystane.
  3. Odwołany z urlopu pracownik musi się stawić w pracy. Odmowa wykonania tego polecenia może stanowić podstawę do ukarania pracownika jedną z kar dyscyplinarnych przewidzianych.
  4. Zwrot kosztów pracownikowi nie jest przychodem ze stosunku pracy, w sytuacji gdy stanowi rekompensatę wydatków poniesionych na urlop i pracodawca nie jest zobowiązany od kwoty tej odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy.
  5. Jeżeli firma pokrywa pracownikowi koszty związane z odwołaniem go z urlopu pracownikapowinna zaliczyć wartość tego świadczenia, jako pośredni związany z działalnością operacyjną, do pozostałych kosztów operacyjnych.
Rafał Styczyński

Autor: Rafał Styczyński

Ekspert Portalu FK, doradca podatkowy, autor licznych publikacji z zakresu prawa podatkowego. Prowadzi kancelarię doradztwa podatkowego
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Załóż konto testowe

x
wiper-pixel