Pytanie: Jesteśmy firmą prowadzącą działalność polegającą na świadczeniu usług transportowych (przewóz osób) dla rosyjskiego biura podróży. Usługi transportu osób świadczone są na terenie Wspólnoty Europejskiej i poza nią. W trakcie wykonywania zlecenia wszelkie koszty dotyczące tankowania paliwa oraz opłat za autostrady będą opłacane kartą kredytową rosyjskiego biura podróży, natomiast faktury za te opłaty będą wystawiane na podmiot polski, który jest właścicielem autokaru, do którego tankowane jest paliwo. W umowie istnieje zapis, zgodnie z którym opłatą za świadczenie usługi przewozu osób jest wcześniej określona kwota pomniejszona o zapłacone przez spółkę rosyjską koszty zakupu paliwa i opłat drogowych. W jaki sposób powinniśmy ująć w księgach rachunkowych faktury i paragony za paliwo? Jak pod względem rachunkowym powinny być rozliczone, skoro płatność nastąpiła kartą kredytową biura podróży? Czy biuro podróży powinno wystawić nam notę obciążeniową a my powinniśmy odliczyć koszty paliwa od faktury za transport?

Odpowiedź:

Jeśli w umowie pomiędzy firmą, a rosyjskim biurem podróży jest zapis, że wszystkie koszty związane z paliwem i przejazdami autostradą pokrywane są przez stronę rosyjską, to nie ma podstaw do ujmowania tych faktur jako koszty podatkowe. Analogicznie ujmowanie płatności i kosztów wyrażonych w walucie obcej też zniekształcałoby obraz jednostki, ponieważ operacje te były przeprowadzane w istocie przez stronę rosyjską.

W tej sytuacji ujęciu w księgach rachunkowych powinna podlegać tylko różnica między ustaloną opłatą, a kosztami poniesionymi przez kontrahenta.

- art. 6 ust. 1, art. 4 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Tekst opublikowany:

20 lutego 2013 r.

Autor: Katarzyna Trzpioła

Doktor nauk ekonomicznych w zakresie nauk o zarządzaniu, adiunkt na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, praktyk, wieloletni szkoleniowiec i dydaktyk, autorka wielu publikacji z zakresu rachunkowości finansowej podatkowej, MSSF i rachunkowości zarządczej. Współpracuje z następującymi redakcjami: Portal FK, Rachunkowości i Podatki dla praktyków, Nowe Standardy Sprawozdawczości