Uwaga! Rewolucja w składaniu sprawozdań finansowych

Katarzyna Trzpioła

Autor: Katarzyna Trzpioła

Dodano: 15 marca 2018
d8f77eac05fffb16ed08e4d15346f5a785b58714-medium

Obowiązek sporządzania sprawozdań w wersji elektronicznej w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej zakłada nowelizacja ustawy o KRS oraz niektórych innych ustaw, która wchodzi w życie 15 marca 2018 r. Kogo dotyczy nowy obowiązek i od kiedy?

Ustawą 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw wprowadza wiele  zmian ważnych dla podmiotów korzystających ze sprawozdań finansowych. Zmiany te dotyczą też bezpośrednio ustawy o rachunkowości (dalej: uor) .

Sprawozdania w wersji elektronicznej

Najistotniejszą zmianą jest wprowadzenie nowych ustępów w art. 45 uor. Będzie to oznaczało obowiązek sporządzania sprawozdań w wersji elektronicznej w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Ministerstwa Finansów(art. 45 ust. 1g uor).

Jednostki, których dotycz nowy obowiązek

Obowiązek ten będzie dotyczył jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Zgodnie z art. 45 ust. 1f uor sprawozdanie finansowe powinno być sporządzane w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. 

Minister finansów będzie miał prawo wskazać strukturę logiczną sprawozdania finansowego sporządzanego zgodnie z MSR.

Oznacza to, że wszystkie jednostki sporządzające sprawozdania finansowe wg uor będą musiały wykorzystywać narzędzia informatyczne i dbać o zachowanie właściwej struktury logicznej, wskazanej dla nich w BIP.

Zasada ta będzie dotyczyła także sprawozdania z działalności jednostki (art. 49 ust. 7 uor), sprawozdania z działalności grupy kapitałowej dołączanego do rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego (art. 55 ust. 2a uor), sprawozdania z płatności i skonsolidowanego sprawozdania z płatności (art. 63k uor). 

Niektóre sprawozdania złożysz na starych zasadach

Sprawozdanie skonsolidowane sporządzane wg MSSF nie będzie sporządzane w postaci elektronicznej oraz opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego

Utrzymano zasadę już obowiązującą, że kierownik jednostki będącej spółką jawną osób fizycznych lub spółką partnerską, której przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro i która nie stosuje zasad rachunkowości określonych ustawą na podstawie art. 2 ust. 2, składa we właściwym rejestrze sądowym w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. (art. 70 a).

Zmiany w KRS

Kolejna zmiana dotycząca sprawozdań została wprost wprowadzona w ustawie o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej: ukrs).

W art. 19e ust. 1 ukrs wskazano, że złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 uor (czyli sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, odpisów uchwał o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale wyniku finansowego, sprawozdania z badania – w ujęciu jednostkowym jak i grupy kapitałowej) następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości.

Zgłoszenie to opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana, jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Oznacza to, że członkowie zarządu (przynajmniej jeden) muszą dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana, jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.

Zgodnie z art. 19e ust. 5 ukrs elektroniczne poświadczenie przez zgłaszającego lub wnioskodawcę uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz o podziale zysku lub pokryciu straty następuje z chwilą wprowadzenia tych dokumentów do systemu teleinformatycznego.

Ze zgłoszeniem trzeba też dodać oświadczenie, że dołączone dokumenty spełniają wymogi określone w uor.

Zgłoszenie będzie podlegało automatycznej weryfikacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego w zakresie:

  • prawidłowości podpisu,
  • istnienia oświadczania, że dokumenty spełniają wymogi określone w uor.

W przypadku negatywnej weryfikacji wnioskodawca może złożyć dokumenty, wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wraz z wnioskiem o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianek, o których mowa w art. 40 pkt 2–5a, albo z wnioskiem o przyjęcie tych dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych.

Takie same zasady będą miału zastosowanie do oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego składanego na podstawie art. 70a uor.

Wszystkie czynności związane ze składaniem sprawozdania finansowego i innych sprawozdań i oświadczeń na podstawie uor wykonywane będą w systemie teleinformatycznym za pośrednictwem konta, służącego do wnoszenia pism procesowych w postępowaniu rejestrowym.

Rozporządzenia wykonawcze w zakresie sposób składania zgłoszeń, sposobu i tryb komunikacji ze zgłaszającym oraz sposobu i trybu weryfikacji dokumentów dołączanych do zgłoszenia wyda Minister Sprawiedliwości.

Warto dodać, że dla podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców prowadzi się zbiór dokumentów obejmujący dokumenty wytworzone w postaci papierowej. Do zbioru dokumentów dołącza się akta rejestrowe podmiotu prowadzone w postaci papierowej. Te papierowe dokumenty będą przetwarzane na postać elektroniczną oraz składane do zbioru dokumentów dotyczącego danego przedsiębiorcy.

Centralna Informacja

Zgodnie z nowym art. 9a ukrs dla każdego podmiotu zobowiązanego do składania dokumentów finansowych do Rejestru prowadzi się w systemie teleinformatycznym repozytorium dokumentów finansowych. Będą tam gromadzone dokumenty, o których mowa w art. 69 uor.

Każdy będzie miał prawo przeglądania repozytorium dokumentów finansowych a Centralna Informacja bezpłatnie udostępniać będzie dokumenty z repozytorium dokumentów finansowych za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych.

Nowelizacja zmienia też art. 40 pkt 3 ukrs, gdzie w związku z ustawą o biegłych rewidentach wskazano, że umieszcza się zamiast wzmianki o złożeniu opinii z badania, wzmiankę o złożeniu sprawozdania z badania, jeżeli sprawozdanie podlegało obowiązkowi badania przez firmę audytorską, na podstawie przepisów o rachunkowości.  

Sprawozdanie elektroniczne podatnik złoży razem z zeznaniem rocznym

Zaznaczyć trzeba, że zgodnie ze zmienionym art. 45 ust.  5 ustawy o PIT podatnicy prowadzący księgi rachunkowe zobowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej sprawozdanie finansowe w terminie złożenia zeznania w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej udostępnianej na podstawie art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości.

Analogiczna regulacja jest wprowadzona do ustawy o CIT  w art. 27 ust. 2, gdzie ustawa w omawianym zakresie wchodzi w życie 15 marca 2018 r., a zmiany w ustawie o rachunkowości 1 października 2018 r.

Spółki które zakończą rok obrotowy przed 1 października 2018 i po tej dacie przypadnie termin złożenia sprawozdania do KRS będą już musiały zachować nową formę.
PRZYKŁAD
Spółka zakończyła rok obrotowy 31 marca 2018 r., sprawozdanie finansowe zostało zatwierdzone w terminie 6 miesięcy w dniu 30 września. Skoro termin złożenia sprawozdania do KRS przypada 15 października, to powinno być ono tam złożone w e-formie.

Jedynie przepis dotyczący zgłaszania informacji przez wspólników spółki jawnej wejdzie w życie od 15 marca.

ustawa z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 398)
Katarzyna Trzpioła

Autor: Katarzyna Trzpioła

Doktor nauk ekonomicznych w zakresie nauk o zarządzaniu, adiunkt na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, praktyk, wieloletni szkoleniowiec i dydaktyk, autorka wielu publikacji z zakresu rachunkowości finansowej podatkowej, MSSF i rachunkowości zarządczej. Współpracuje z następującymi redakcjami: Portal FK, Rachunkowości i Podatki dla praktyków, Nowe Standardy Sprawozdawczości.
Komentarze: 4
Zaloguj się aby dodać komentarz
Agnieszka Fijałkowska

chyba ich pogięło

a jak zarząd nie zna się na podpisie elektronicznym, nie ma takiego i mieć nie będzie bo ledwie co potrafi odpalić komputer, to kto może podpisać sprawozdanie w imieniu takiej osoby????
14 luty 2018 o 13:27
Sylwia Maliszewska do: Agnieszka Fijałkowska

Odp: chyba ich pogięło

Przesyłamy wyjaśnienie od autorki tekstu Przepisy nie przewidują mozliwości podpisywania sprawozdania przez inne osoby niż kierownik jednostki (zarząd) i osoba której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Trzeba zarządowi pomóc uzyskac podpis elektroniczny i potem pomóc w wysłaniu sprawozdania.ToZobacz więcej
Odpowiedz25 kwiecień 2018 o 10:23
Ireneusz Szulc

podpis elektroniczny nierezydenta

Jeżeli zarząd spółki stanowią osoby zagraniczne jak wówczas wygląda sprawa z podpisywaniem elektronicznym dokumentów do KRS
25 kwiecień 2018 o 09:48
Sylwia Maliszewska do: Ireneusz Szulc

Odp: podpis elektroniczny nierezydenta

Przesyłamy wyjaśnienie od autorki tekstu: Obcokrajowiec może uzyskać polski pesel i wtedy nie ma problemu z profilem zaufanym ePUAP. Przy podpisach elektronicznych płatnych - nie ma takich ograniczeń. Nalezy zapoznać się z dokumetami na stronach internetowych podmiotów oferujących podpisyZobacz więcej
Odpowiedz25 kwiecień 2018 o 10:25
wiper-pixel