Sprawdź 3 przykłady ewidencji księgowej wydatków na integrację

Przykład: Koszty majówki

Jednostka zorganizowała w maju wyjazd integracyjny, w którym udział wzięło

40 pracowników. Koszty związane z imprezą wyniosły:

• Usługa transportowa 5.166 zł (w tym VAT 966 zł),
• Usługa gastronomiczna 12.960 zł (w tym VAT niepodlegający odliczeniu 960 zł).

Pracodawca nie ustalał przychodu przypadającego na każdego pracownika uczestniczącego w wyjeździe, ponieważ wyjazd miał charakter integracyjny, zatem odbywał się przede wszystkim dla korzyści pracodawcy.

Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5, przypisując koszty wyjazdu ogólnym kosztom prowadzenia działalności. Księgowanie poszczególnych operacji będzie przebiegać następująco:

1. Faktura VAT za usługę turystyczną 5.166 zł.

• Wn „Rozliczenie zakupu” 4.200 zł,
• Wn „VAT naliczony i jego rozliczenie” 966 zł,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” 5.166 zł.

2. Rozliczenie poniesionych kosztów.

• Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 4.200 zł,
• Ma „Rozliczenie zakupu” 4.200 zł.

3. Faktura VAT dokumentująca koszty usług gastronomicznych 1.2960 zł.

• Wn „Rozliczenie zakupu” 12.960 zł,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” 12.960 zł.

4. Rozliczenie poniesionych kosztów.

• Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 12.960 zł,
• Ma „Rozliczenie zakupu” 12.960 zł.

5. PK – ujęcie kosztów w układzie kalkulacyjnym.

• Wn „Koszty zarządu” 17.160 zł,
• Ma „Rozliczenie kosztów” 17.160 zł.

Przykład: Rozliczenie spotkania integracyjnego

Spółka z o.o. zorganizowała spotkanie integracyjne dla pracowników. Otrzymała dwie faktury. Faktura za koszty noclegu 21.600 zł brutto. Faktura za pozostałe usługi (bez wyszczególnienia ich tytułów, ale spółka dysponuje szczegółowym kosztorysem) – 39.360 zł. Firma ujmuje koszty w obu układach.

Księgowania zatem będą następujące:

1. Faktura za koszty noclegu 21.600 zł brutto.

• Wn „Rozliczenie zakupu” 21.600 zł (VAT od usług hotelarskich nie podlega odliczeniu),
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” 21.600 zł.

2. Faktura za pozostałe usługi 39.360 zł.

• Wn „Rozliczenie zakupu” 32.000 zł,
• Wn „VAT naliczony” 7.360 zł,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” 39.360 zł.

3. Ujęcie kosztów w układzie rodzajowym.

• Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników” 52.000 zł,
• Ma „Rozliczenie kosztów” 52.000 zł.

Ujęcie kosztów w układzie kalkulacyjnym.

• Wn „Koszty zarządu” 52.000 zł,
• Ma „Rozliczenie kosztów” 52.000 zł.

Jeśli pracodawca zdecyduje się na sfinansowanie wyjazdu pracowników ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, to księgowania będą polegały na pokazaniu wykorzystania funduszu i zasobów pieniężnych funduszu.

Oto najważniejsze zapisy:

1. Operacje związane z księgowym ujęciem nabycia usługi turystycznej – Faktura VAT marża.

• Wn „Rozliczenie zakupu”,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami”.

2. Rozliczenie poniesionych kosztów w przypadku finansowania wyjazdu z ZFŚS.

• Wn „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”,
• Ma „Rozliczenie zakupu”.

3. Wb zapłata za fakturę dostawcy.

• Wn „Rozrachunki z dostawcami”,
• Ma „Rachunek ZFŚS”.

Jeśli pracodawca nie będzie w stanie wykazać obowiązkowego charakteru uczestnictwa w takim wyjeździe, to konieczne będzie zarachowanie obciążenia pracowników zaliczką na podatek dochodowy. W przypadku wyjazdów finansowanych z ZFŚS częściej niż w przypadku wyjazdów opłaconych ze

środków obrotowych pracownicy uzyskują osobiste korzyści. Fundusz służy przecież finansowaniu działalności socjalnej, a nie uzyskiwaniu korzyści przez pracodawcę.

Ujęcie zaliczki będzie przebiegało następująco:

• Wn „Rozrachunki pracownikami”,
• Ma „Rozrachunki publicznoprawne – Rozrachunki z urzędem skarbowym”.

Przykład: Wyjazd sfinansowany z ZFŚS

Pracodawca sfinansował z ZFŚS wyjazd wypoczynkowy na majówkę. Koszt transportu, noclegu i imprez towarzyszących wyniósł 30.750 zł. W przypadku zakupów finansowanych z ZFŚS nie ma prawa do odliczenia VAT naliczonego.

1. Operacje związane z księgowym ujęciem nabycia usługi turystycznej – Faktura 30.750 zł.

• Wn „Rozliczenie zakupu” 30.750 zł,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” 30.750 zł.

2. Rozliczenie poniesionych kosztów w przypadku finansowania wyjazdu z ZFŚS.

• Wn „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” 30.750 zł,
• Ma „Rozliczenie zakupu” 30.750 zł.

3. WB zapłata za fakturę dostawcy.

• Wn „Rozrachunki z dostawcami” 30.750 zł,
• Ma „Rachunek ZFŚS” 30.750 zł.