Rozliczenie zagranicznego wyjazdu służbowego pracownika

Pytanie:  Pracownik spółki na zagraniczny wyjazd służbowy nie otrzymał zaliczki, ale dostał firmową kartę płatniczą do rachunku bankowego PLN. Wyjazd służbowy trwał od 8 do 11 września 2014 r. Podczas delegacji pracownik płacił kartą za hotel 100 EUR (11 września) i za paliwo 50 EUR (8 września 2014). Wypłacił też bankomatu 100 EUR (10 września 2014 r.). Bank na dzień każdej transakcji dokonał przeliczenia i pomniejszył rachunek PLN. Podróż służbowa była rozliczona 18 września 2014. Wszystkie koszty: hotel, paliwo i diety 200 EUR przeliczyliśmy według kursu z 17 września 2014. Jak rozliczyć rachunek bankowy PLN i czy w związku z zapłatą za koszty powstaną różnice kursowe bilansowe i podatkowe? Jak rozliczyć wypłatę w bankomacie? Jak przeliczyć pozostałą do wypłaty pracownikowi (100 EUR) część zwrotu kosztów delegacji za diety? Proszę o pokazanie wyliczeń i ewidencję księgową.
Odpowiedź: 

Jednostka prawidłowo przeliczyła koszty według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia zaliczki.

Płatności kartą płatniczą oznaczają zapłatę za koszty wyrażone w walucie obcej. Zatem różnica miedzy kwotą koszty według kursu z 17 września a zapłatą będzie kosztem lub przychodem finansowym zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U z 2013 r. poz. 330 ze zm.)

Wypłatę w bankomacie należy przeliczyć też według kursu banku, w którym prowadzony jest rachunek w PLN.

Księgowania będą zatem w tym wypadku następujące:

1. Zapłata za hotel wg kursu banku

  • Wn Inne rozrachunki z pracownikami
  • Ma Środki pieniężne w drodze.
  • Wn Inne rozrachunki z pracownikami
  • Ma Środki pieniężne w drodze.
  • Wn Inne rozrachunki z pracownikami
  • Ma Środki pieniężne w drodze.
  • Wn Środki pieniężne w drodze
  • Ma Rachunek bankowy.
  • Wn Pozostałe koszty rodzajowe
  • Ma Inne rozrachunki z pracownikami.
  • Wn Pozostałe koszty rodzajowe
  • Ma Inne rozrachunki z pracownikami.

2. Zapłata kartą za paliwo
3. Wypłata z bankomatu
4. Ujęcie wyciągu bankowego potwierdzającego płatności i  wypłatę z bankomatu
5. Ujecie kosztów podróży na podstawie rozliczenia zaliczki
6. Ujęcie diet
7. Ujęcie różnic między kosztami wg kursu średniego NBP a zapłata dokonaną wg wyciągu z rachunku PLN

a) Dodatnich

  • Wn Inne rozrachunki z pracownikami
  • Ma przychody finansowe.

b) Ujemnych

  • Wn Koszty finansowe
  • Ma Inne rozrachunki z pracownikami.

8. Ustalenie różnic kursowych między wartością diet i kosztów opłaconych waluta pobraną z bankomatu a kwotą tych kosztów ujętych wg kursu średniego NBP z 17 września

a) Dodatnich

  • Wn Inne rozrachunki z pracownikami
  • Ma przychody finansowe.

b) Ujemnych

  • Wn Koszty finansowe
  • Ma Inne rozrachunki z pracownikami.

Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). Jednocześnie, jak wynika z art. 15a ust. 7 tej ustawy, definiującego „koszt poniesiony” na potrzeby określenia ewentualnych różnic kursowych, za koszt poniesiony uważa się koszt wynikający z otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu w przypadku braku faktury.

Jeżeli jednak taki koszt, który jest poniesiony w walucie obcej, przeliczony zgodnie z powyższymi zasadami na złote i zarachowany różni się od kosztu faktycznego określonego na dzień zapłaty, to wówczas zastosowanie znajdują przepisy art. 15a ustawy o CIT, odnoszące się do różnic kursowych.

Stosownie zaś do ust. 2 pkt 2 i ust. 3 pkt 2 tego artykułu, dodatnie lub ujemne różnice kursowe powstają, jeżeli wartość poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski jest wyższa lub niższa od wartości tego kosztu w dniu zapłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia.

W stanowiskach organów podatkowych oraz sądów administracyjnych praktycznie jednolicie prezentowany jest pogląd, że różnice kursowe uwzględniane w rozliczeniu podatkowym występują jedynie wówczas, kiedy zarówno samo zobowiązanie, jak i jego zapłata, wyrażone są w walucie obcej. Takie stanowisko wynika m.in. z interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 24 sierpnia 2012 r. (nr IPTPB3/423-173/12-6/IR). Organ podatkowy - komentując treść art. 15a ustawy o CIT stwierdził, że aby powstały różnice kursowe muszą wystąpić łącznie dwa elementy:

  • określenie w fakturze należności w walucie obcej,
  • otrzymanie faktycznej zapłaty w walucie obcej.

Analogiczne stanowisko wynika także z interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 13 lipca 2012 r., nr IPPB5/423-284/12-2/IŚ.

Podobnie, w wyroku z 30 sierpnia 2011 r. (sygn. akt I SA/Wr 726/11) Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu stwierdził, że różnice kursowe w przypadku kosztów poniesionych w walucie obcej bądź przychodów wyrażonych w walucie obcej powstają wówczas, jeżeli płatność dokonywana jest również w walucie obcej.

W wyroku tym WSA wyjaśnił, że podstawą „korekty” wysokości zarachowanego po przeliczeniu na złote kosztu poniesionego w walucie obcej nie mogą być również przepisy art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, według którego kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Zdaniem sądu, takie różnice między kosztem zarachowanym a faktycznie poniesionym mają zatem wymiar wyłącznie ekonomiczny i nie mają one charakteru podatkowego.

W świetle zatem przywołanych orzeczeń ewentualna różnica, jaka wystąpi w Państwa spółce pomiędzy wartością zakupionego towaru, wyliczoną na podstawie kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień "poniesienia kosztu" a wartością tego towaru określoną w złotych i wynikającą z zapłaconej kontrahentowi kwoty, nie będzie stanowiła podstawy do korekty pierwszej ze wskazanych wartości.

Podatkowymi kosztami przychodami będą jedynie różnice kursowe dotyczące kosztu opłaconych kwotą pobraną z bankomatu.

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

wiper-pixel