Rozliczamy reklamację i zwrot towarów. Praktyczne przykłady
Klient zwrócił do sklepu wadliwy towar, przedsiębiorca uznał reklamację. Jak to rozliczyć? Sprawdź skutki podatkowe i bilansowe.
Zwrot towaru a reklamacja
Zwrot jest możliwy jedynie za zgodą sprzedawcy. Reklamacja to uprawnienie na wypadek zaistnienia niezgodności towaru z umową (np. wady). Będzie uwzględniona jeżeli dowiedzione zostanie, że niezgodność ta istniała już z chwilą wydania towaru, np. w postaci ukrytej wady.
Ujęcie reklamacji w księgach przez sprzedawcę
Zwrot towaru w wyniku jego reklamacji, jeśli towar w księgach rachunkowych sprzedawcy objęty jest ewidencją magazynową, wskazane jest potwierdzić dowodem, który dokumentuje przyjęcie składnika do magazynu, np. dokumentem PZ. Zwrot towarów (przyjęcie towarów reklamowanych) do magazynu ujmuje się w księgach rachunkowych dostawcy, zapisem:
Wn „Towary”
Ma „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia).
Do uznanej reklamacji dostawca towaru zazwyczaj wystawia fakturę korygującą i ujmuje ją w swoich księgach rachunkowych, zapisem:
a) wartość netto korekty, tj. zmniejszenie przychodu ze sprzedaży
Wn „Sprzedaż towarów”,
b) zmniejszenie podatku VAT należnego
Wn „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”
c) zmniejszenie należności od nabywcy
Ma „Rozrachunki z odbiorcami”.
Może także dojść do likwidacji towaru. Będzie tak gdy towar, który nie nadaje się już do dalszej odsprzedaży, tj. utracił swoją wartość użytkową. Taką operację gospodarczą ujmujemy w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, zapisem:
Wn „Pozostałe koszty operacyjne”
Ma „Towary”
Przykład 1.
W we wrześniu 2018 r. ALFA sprzedała 20 tys. szt. towaru po cenie jednostkowej 10 zł. W październiku, po odbiorze, nabywca BETA stwierdził, że 100 szt. posiada wady fabryczne i oddała towar sprzedawcy. Cena nabycia u sprzedawcy wynosiła 8 zł/szt. Ewidencja księgowa wygląda następująco:
1) Otrzymanie towaru od BETA w celu oceny zasadności reklamacji:
Wn „Zapasy obce – ewidencja pozabilansowa” 800
2) Uznanie przez ALFA reklamacji i przyjęcie towarów do magazynu:
Wn „Towary” 800
Ma „Wartość sprzedanych towarów” 800
3) Faktura korygująca wystawiona nabywcy (storno czerwone):
Wn „Rachunki z odbiorcami” -1.230
Ma „Przychody ze sprzedaży” -1.000
Ma „Rozrachunki z tytułu VAT” -230
4) Wyłączenie towarów z ewidencji pozabilansowej
Ma „Towary” 800
Gdyby zwrócone towary posiadały wady, których nie da się usunąć i kierownik jednostki zdecydował o ich złomowaniu (utylizacji), ALFA powinna dokonać następującego księgowania:
Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 800
Ma „Towary”. 800
Przykład 2. (przyjęcie towaru po reklamacji)
Klient zareklamował czajnik kupiony za cenę brutto 1.230 PLN (w tym 23% VAT). Towar przyjęto do sklepu i wypłacono należność z kasy. Sklep prowadzi ewidencję towarów wartościowo, w cenach sprzedaży brutto. Ewidencja księgowa przebiega następująco:
1) PZ przyjęcie towaru (w cenie sprzedaży brutto):
Wn „Towary” 1.230,00
Ma „Wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu” 1.230,00
2) Faktura korygująca (lub na bazie ewidencji z kasy fiskalnej):
Wn „Sprzedaż towarów” 1.000,00
Wn „Rozrachunki z tytułu VAT” 230,00
Ma „Kasa” 1.230,00.
Wymiana towaru na wolny od wad
Wymiana towaru podlegającego reklamacji na towar nowy wolny od wad nie wiąże się w księgach rachunkowych sprzedawcy (dostawcy) z korektą wartości sprzedanych towarów, to znaczy nie powoduje zmian na koncie „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”. W przypadku wymiany towaru reklamowanego na towar w tym samym gatunku i cenie następuje jedynie przyjęcie do magazynu towarów podlegających reklamacji oraz wydanie nowych towarów bez wad.
Jeśli wydanie towaru wolnego od wad odbywa się w terminie późniejszym niż przyjęcie do magazynu towaru wadliwego, to ewidencję ww. operacji można prowadzić za pośrednictwem konta 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenia z tytułu reklamacji). Sytuację ilustruje poniższy przykład:
Przykład 3
Spółka ALFA sprzedała nabywcy BETA towar o wartości brutto: 10.230 zł (w tym VAT: 10.230 zł). Wartość sprzedanego towaru w cenie zakupu wyniosła: 8.000 zł. Nabywca towaru zgłosił, że towar jest wadliwy i zażądał wymiany towaru na nowy, wolny od wad. ALFA przyjęła reklamację oraz wadliwy towar od klienta. Zgodnie z oczekiwaniami nabywcy wysłała towar wolny od wad. Ewidencja księgowa będzie przebiegać następująco:
1) WZ – wydanie towaru:
Wn „Wartość sprzedanych towarów w cenie nabycia” 8.000
Ma „Towary” 8.000
2) Faktura sprzedażowa:
Wn „Rozrachunki z odbiorcami” 10.230
Ma „Rozrachunki z tyt. VAT” 230
Ma „Sprzedaż towarów” 10.000.
3) PZ – przyjęcie wadliwego towaru do magazynu:
Wn „Towary” (w analityce: Towary wadliwe) 8.000
Ma „Inne rozrachunki” (w analityce: z tytułu reklamacji) 8.000
4) WZ - wydanie towaru wolnego od wad:
Wn „Inne rozrachunki” (w analityce: z tytułu reklamacji) 8.000
Ma „Towary”. 8.000
Ujęcie reklamacji w księgach nabywcy
W tym przypadku ważne jest, czy reklamacja została uznana, czy też nie przez sprzedawcę oraz czy do jej uznania doszło po czy przed zapłatą.
Jeśli nabywca wcześniej przyjął całą partię towaru do magazynu, to towar podlegający reklamacji musi wyksięgować z ewidencji bilansowej. Jednocześnie wskazane jest ujęcie towaru postawionego do dyspozycji dostawcy w ewidencji pozabilansowej, zapisem: Wn konto„Zapasy obce”.
Wówczas pod datą złożenia reklamacji i postawienia wadliwych towarów do dyspozycji sprzedawcy podlegają one wyksięgowaniu z ewidencji bilansowej zapisem:
Wn „Rozliczenie zakupu”
Ma „Towary”.
Natomiast fakturę korygującą otrzymaną od dostawcy (po wcześniejszym uznaniu jej przez sprzedawcę) nabywca powinien ująć zapisem:
a) wartość towaru w cenie zakupu (zmniejszenie):
Ma „Rozliczenie zakupu”
b) VAT naliczony (zmniejszenie)
Ma „VAT naliczony i jego rozliczenie”
c) łączna kwota korekty (zmniejszenie zobowiązania)
Wn „Rozrachunki z dostawcami”.
W przypadku nieuznania reklamacji przez sprzedawcę i brak jest możliwości polubownego załatwienia sprawny, nabywca może skierować sprawę na drogę sadową. Wiąże się to z koniecznością poniesienia kosztów sądowych. Poniższy przykład ilustruje taką sytuację.
Przykład 4
Nabywca GAMMA zakupiła 200 szt. materiałów po cenie 250 zł netto (VAT 23%) we wrześniu 2018 r. dokonując natychmiastowej zapłaty. W trakcie ich wykorzystania w cyklu produkcyjnym okazało się, że 50 szt. ma wady konstrukcyjne. GAMMA wraz z opinią głównego technologa zwróciła sprzedawcy wadliwą partię. Sprzedawca nie uznał reklamacji, więc GAMMA skierowała sprawę na drogę sądową. Ewidencja księgowa będzie wyglądać następująco:
1. PK – odesłanie materiałów do odbiorcy (storno czerwone)
Wn „Materiały” -12.500
Ma „Rozliczenie zakupu” -12.500
Wn „Zapasy obce (księgowanie pozabilansowe)” 12.500
2. Skierowanie sprawy do sądy w wyniku braku akceptacji reklamacji
Wn „Pozostałe rozrachunki (rachunki sporne)” 15.375
Ma „Rozliczenie zakupu” 15.375
3. Opłata kosztów postepowania sądowego
Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 1.500
Ma „Rachunek bieżący” 1.500
4. Wyrok sądu zasądzający na korzyść nabywcy (należność główna wraz z kosztami sądowymi)
Wn „Rozrachunki z dostawcami „ 16.875
Ma „Pozostałe rozrachunki (rachunki sporne)” 15.375
Ma „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 1.500
5. Zwrot wadliwych materiałów (zapis jednostronny)
Ma „Zapasy obce (księgowanie pozabilansowe)” 12.500
6. Faktura korygująca VAT od sprzedawcy
Wn „Rozliczenie zakupu „ 2.875
Ma „VAT naliczony i jego rozliczenie” 2.875
7. WB - zapłata zasądzonych należności
Wn „Rachunek bankowy” 16.875
Ma „Rozrachunki z dostawcami” 16.875
8. Zarachowanie zapłaconych kosztów sadowych
Wn „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 1.000
Ma „Pozostałe przychody operacyjne” 1.000
Korekta sprzedaży na przełomie roku
Mając na uwadze zasady rachunkowości - zasady memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów (zawarte w art. 6 ust. 1 i 2 uor), a także zasadę ostrożności - istotną dla jednostki kwotę korekty powinno się ująć w tym samym okresie, w którym osiągnięto przychód. W przypadku znaczących kwot księgowanie korekt w datach przyjętych dla celów podatkowych mogłoby zniekształcić sprawozdanie finansowe.
Zaksięgowanie korekty „wstecz” nie będzie możliwe, jeżeli zwrot towarów nastąpi już po zamknięciu ksiąg rachunkowych. Jeśli kwota takiej korekty nie jest istotna, bądź jeśli kwoty korekt w poszczególnych okresach sprawozdawczych są porównywalne, to ich ujęcie w księgach rachunkowych może następować w datach faktycznego zwrotu towarów (a zatem analogicznie jak korekty podatkowe).
Przykład 5.
W grudniu 2018 r. producent ALFA sprzedał 1.000 kompletów ozdób świątecznych w cenie 130 zł za komplet. Wartość ewidencyjna towaru według cen zakupu wynosiła 100 zł/kpl. W styczniu 2019 r. nastąpił zwrot 100 kpl. na kwotę 15.990 zł (w tym 2.990 zł VAT), która w ocenie jednostki jest istotna. W styczniu 2019 r. otrzymano potwierdzenie odbioru przez nabywcę faktury korygującej.
Dekretacja w księgach rachunkowych grudnia 2018 r.
1. PK - zarachowanie korekty przychodów ze sprzedaży dotyczącej roku 2018, w związku z ich zwrotem w styczniu 2019 r.: (100 kpl. x 130 zł/kpl)
Wn Sprzedaż towarów (analityka: sprzedaż kraj) 13.000
Ma Rozliczenie zakupu 13.000
2. Równolegle do poz. 1 - współmierne do korekty przychodów zarachowanie korekty kosztów: (100 kpl. x 100 zł/kpl)
Wn Rozliczenie zakupu 10.000
Ma Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu 10.000
Dekretacja w styczniu 2019 r.:
1. PK - Zwrot niesprzedanych kompletów (na podstawie dowodu ich przyjęcia do magazynu towarów - 100 kpl. x 100 zł/kpl)
Wn „Towary” 10.000
Ma „Rozliczenie zakupu” 10.000
2. Faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę w związku ze zwrotem towarów
Wn „Rozliczenie zakupu” 13.000
Wn „Rozrachunki z tytułu VAT należnego” 2.990
Ma „Rozrachunki z odbiorcami”. 15.990
- art. 6 ust. 1 i2, art. 34 ust. 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.),
- art. 12 ust. 4, art. 14 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 1036 ze zm.),
- art. 556 § 1, art. 560 § 1, art. 577 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 1025 ze zm.).
Zaczekaj! Skorzystaj z promocji: 24h za 0 zł
Tylko teraz możesz BEZPŁATNIE przetestować PortalFK.pl przez 24h! GWARANTUJEMY:
- dostęp do pełnej zawartości portalu i wszystkich jego funkcji,
- tysiące porad i wskazówek udzielonych
przez najlepszych ekspertów, - ponad 70 szkoleń video,
- całkowity brak opłat!
Poradnia 48h
Jeśli masz jakiekolwiek pytania skorzystaj z indywidualnej porady grona naszych wybitnych Ekspertów.
/WiedzaiPraktyka
/wip