Rozliczamy reklamację i zwrot towarów. Praktyczne przykłady

Zwrot jest możliwy jedynie za zgodą sprzedawcy. Reklamacja to uprawnienie na wypadek zaistnienia niezgodności towaru z umową (np. wady). Będzie uwzględniona jeżeli dowiedzione zostanie, że niezgodność ta istniała już z chwilą wydania towaru, np. w postaci ukrytej wady.

Zwrot towaru w wyniku jego reklamacji, jeśli towar w księgach rachunkowych sprzedawcy objęty jest ewidencją magazynową, wskazane jest potwierdzić dowodem, który dokumentuje przyjęcie składnika do magazynu, np. dokumentem PZ. Zwrot towarów (przyjęcie towarów reklamowanych) do magazynu ujmuje się w księgach rachunkowych dostawcy, zapisem:

Wn „Towary”

Ma „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia).

Do uznanej reklamacji dostawca towaru zazwyczaj wystawia fakturę korygującą i ujmuje ją w swoich księgach rachunkowych, zapisem:

a)        wartość netto korekty, tj. zmniejszenie przychodu ze sprzedaży

Wn „Sprzedaż towarów”,

b)        zmniejszenie podatku VAT należnego

Wn „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”

c)        zmniejszenie należności od nabywcy

Ma „Rozrachunki z odbiorcami”.

Może także dojść do likwidacji towaru. Będzie tak gdy towar, który nie nadaje się już do dalszej odsprzedaży, tj. utracił swoją wartość użytkową. Taką operację gospodarczą ujmujemy w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, zapisem:

Wn „Pozostałe koszty operacyjne”

Ma „Towary”

Wymiana towaru podlegającego reklamacji na towar nowy wolny od wad nie wiąże się w księgach rachunkowych sprzedawcy (dostawcy) z korektą wartości sprzedanych towarów, to znaczy nie powoduje zmian na koncie „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”. W przypadku wymiany towaru reklamowanego na towar w tym samym gatunku i cenie następuje jedynie przyjęcie do magazynu towarów podlegających reklamacji oraz wydanie nowych towarów bez wad.

Jeśli wydanie towaru wolnego od wad odbywa się w terminie późniejszym niż przyjęcie do magazynu towaru wadliwego, to ewidencję ww. operacji można prowadzić za pośrednictwem konta 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozliczenia z tytułu reklamacji). Sytuację ilustruje poniższy przykład:

W tym przypadku ważne jest, czy reklamacja została uznana, czy też nie przez sprzedawcę oraz czy do jej uznania doszło po czy przed zapłatą.

Jeśli nabywca wcześniej przyjął całą partię towaru do magazynu, to towar podlegający reklamacji musi wyksięgować z ewidencji bilansowej. Jednocześnie wskazane jest ujęcie towaru postawionego do dyspozycji dostawcy w ewidencji pozabilansowej, zapisem: Wn konto„Zapasy obce”.

Wówczas pod datą złożenia reklamacji i postawienia wadliwych towarów do dyspozycji sprzedawcy podlegają one wyksięgowaniu z ewidencji bilansowej zapisem:

Wn „Rozliczenie zakupu”

Ma „Towary”.

Natomiast fakturę korygującą otrzymaną od dostawcy (po wcześniejszym uznaniu jej przez sprzedawcę) nabywca powinien ująć zapisem:

a)        wartość towaru w cenie zakupu (zmniejszenie):

Ma „Rozliczenie zakupu”

b)        VAT naliczony (zmniejszenie)

Ma „VAT naliczony i jego rozliczenie”

c)        łączna kwota korekty (zmniejszenie zobowiązania)

Wn „Rozrachunki z dostawcami”.

W przypadku nieuznania reklamacji przez sprzedawcę i brak jest możliwości polubownego załatwienia sprawny, nabywca może skierować  sprawę na drogę sadową. Wiąże się to z koniecznością poniesienia kosztów sądowych. Poniższy przykład ilustruje taką sytuację.

Mając na uwadze zasady rachunkowości - zasady memoriału oraz współmierności przychodów i kosztów (zawarte w art. 6 ust. 1 i 2 uor), a także zasadę ostrożności - istotną dla jednostki kwotę korekty powinno się ująć w tym samym okresie, w którym osiągnięto przychód. W przypadku znaczących kwot księgowanie korekt w datach przyjętych dla celów podatkowych mogłoby zniekształcić sprawozdanie finansowe.

Zaksięgowanie korekty „wstecz” nie będzie możliwe, jeżeli zwrot towarów nastąpi już po zamknięciu ksiąg rachunkowych. Jeśli kwota takiej korekty nie jest istotna, bądź jeśli kwoty korekt w poszczególnych okresach sprawozdawczych są porównywalne, to ich ujęcie w księgach rachunkowych może następować w datach faktycznego zwrotu towarów (a zatem analogicznie jak korekty podatkowe).

Dekretacja w styczniu 2019 r.:

1. PK - Zwrot niesprzedanych kompletów (na podstawie dowodu ich przyjęcia do magazynu towarów - 100 kpl. x 100 zł/kpl)

Wn „Towary”                                                                        10.000

Ma „Rozliczenie zakupu”                                                     10.000

2. Faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę w związku ze zwrotem towarów

Wn „Rozliczenie zakupu”                                                     13.000

Wn „Rozrachunki z tytułu VAT należnego”                          2.990

Ma „Rozrachunki z odbiorcami”.                                         15.990