Praktyczne wskazówki, jak zorganizować inwentaryzację

W tabeli zebraliśmy główne etapy działań ze wskazaniem, kto bierze w nich udział i jaki jest zakres obowiązków.

Harmonogram czynności inwentaryzacyjnych

Pożądane jest, szczególnie w przypadku inwentaryzacji drogą spisu z natury, opracowanie nie tylko harmonogramu, ale też planu inwentaryzacji szczegółowo dla tej metody.

Plan sytuacyjny (mapa terenu jednostki) zawiera odpowiednio nazwane miejsca składowania poszczególnych rodzajów zapasów w jednostce z podaniem osób za nie odpowiedzialnych i określeniem asortymentów (rodzajów) zapasów składowanych w tych miejscach.

Posiadanie aktualnego planu sytuacyjnego ułatwia wyodrębnienie pól spisowych, zwłaszcza w jednostkach o zróżnicowanym asortymencie zapasów i wielu miejscach ich składowania. Pozwoli to na właściwy dobór osób do zespołu spisowego i wyznaczenie pola spisowego, którego wielkość umożliwi przeprowadzenie spisu z natury w ciągu jednego dnia. Harmonogram inwentaryzacji drogą spisu z natury zawiera wykaz (nazwy) pól spisowych, daty, w których będzie przeprowadzany w nich spis z natury oraz nazwy (numery, symbole) zespołów spisowych, które przeprowadzą spis na danych polach.

Przeważnie główny księgowy i przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej organizują szkolenie dla osób, które będą brały udział w inwentaryzacji. Przedmiotem szkolenia są zagadnienia przygotowania, techniki dokumentacji oraz przebiegu spisów i innych czynności inwentaryzacyjnych.

Pola spisowe wyznacza się tak, aby obejmowały:

a) zapasy, za które ponosi odpowiedzialność jedna osoba lub grupa osób o wspólnej odpowiedzialności,

b) jednoznacznie wyodrębniony obszar odpowiadający lokalizacji miejsc składowania zapasów,

c) rodzaj i ilość zapasów, których spisanie jest możliwe w ciągu jednego dnia.

Trzeba przede wszystkim sprawdzić, czy wszystkie zapasy są uporządkowane, oznaczone we właściwy sposób (ułożenie tych samych rodzajów artykułów w jednym miejscu, spryzmowanie towarów masowych itp.). Ważne jest, aby wydzielić zapasy obce, wyodrębnić i odpowiednio oznaczyć zapasy o obniżonej przydatności (zniszczone, niepełnowartościowe i nieprzydatne). Oznakowanie (np. wywieszki magazynowe) nie powinno jednak zawierać informacji o ilości zapasu. Sprawdza się, czy na polu spisowym znajdują się czynne, sprawne i posiadające aktualną legalizację Głównego Urzędu Miar urządzenia pomiarowe. Jeżeli nie, podejmowane są odpowiednie działania. Należy także sprawdzić ewidencję prowadzoną w polu spisowym i uzgodnić ją z działem księgowości.

Komisja inwentaryzacyjna powinna przed rozpoczęciem inwentaryzacji przejrzeć aktualność arkuszy spisowych i innych dokumentów, które są niezbędne przy przeprowadzaniu prac. Należy sprawdzić, czy arkusze nie zawierają informacji o ilości lub wartości spisywanego asortymentu.

Formularz arkusza spisowego zawiera co najmniej następujące dane:

a) w nagłówku:

- nazwę jednostki,

- numer kolejny arkusza, jeżeli nie został on z góry nadany,

- identyfikację (nazwę lub numer) pola spisowego oraz przedmiotu spisu, z ewentualnym wskazaniem, że chodzi o zapasy obce lub zapasy o obniżonej przydatności gospodarczej,

- datę spisu oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu,

- skład zespołu spisowego;

b) w tabeli z polami wpisuje się kolejno spisywane składniki, z podaniem:

- liczby porządkowej spisywanej pozycji (na każdym polu spisowym spisywane pozycje numerowane są kolejno),

- identyfikacji spisywanego asortymentu (nazwy, symbolu - indeksu lub kodu, ewentualnie bliższego określenia spisywanego składnika),

- jednostki miary i jeżeli to konieczne - jednostki miary stosowanej w bieżącej ewidencji księgowej,

- stanu ilościowego, a ewentualnie także ceny jednostkowej i wartości zapasu, co jest nieodzowne w razie spisu z natury:

• towarów i opakowań objętych tylko ewidencją wartościową;

• zapasów objętych tylko bieżącą ewidencją ilościową lub

• zapasów nieobjętych bieżącą ewidencją księgową;

oraz

- uwagi (np. ocena przydatności gospodarczej, dokonanie ponownego spisu, obecność kontrolera spisowego lub biegłego rewidenta);

c) w zakończeniu:

- zaznaczenie ostatniej pozycji arkusza spisowego kończącego spis na danym polu spisowym następuje przez wpisanie pod ostatnią pozycją arkusza dotyczącego danego pola spisowego treści: "Spis zakończono na pozycj..." z podaniem jej numeru albo przez zakreślenie wszystkich pustych wierszy pod ostatnią pozycją; jeśli dokonywano poprawek, to wymienia się je z podaniem numeru pozycji, np. w formie adnotacji. "W arkuszach spisowych dokonano poprawek (parafowanych) w następujących pozycjach...",

- podpisy wszystkich członków zespołu spisowego,

- podpis osoby odpowiedzialnej lub osoby ją reprezentującej oraz jej ewentualne uwagi (zastrzeżenia); jeżeli osoba odpowiedzialna nie bierze udziału w spisie, w arkuszu dokonuje się stosownej adnotacji.

Po zakończeniu spisu zwraca się zarówno arkusze wypełnione poprawnie, błędnie wypełnione, jak też arkusze niewykorzystane. Jeśli inwentaryzacja przeprowadzana drogą spisu z natury wymaga korzystania z urządzeń, to konieczne jest sprawdzenie wcześniej, czy sprzęt ten jest w pełni sprawny, np. czy urządzenia pomiarowe mają wymagane atesty i ważne homologacje. W niektórych przypadkach konieczne jest też przygotowanie odzieży ochronnej.

Sprawdź też:

Uwaga! Komitet wyjaśnia zasady przeprowadzania inwentaryzacja zapasów

Instrukcja może być jedna, całościowa instrukcja, albo kilka instrukcji przeznaczonych:

a) dla członków komisji inwentaryzacyjnej, w której opisuje się w szczególności: zasady działania komisji i powoływania zespołów spisowych, ewentualnie kontrolerów spisowych, zakresy ich odpowiedzialności, podział na pola spisowe, przyjęte w jednostce uproszczenia lub szczególne procedury związane z inwentaryzacją drogą spisu z natury, opis dokumentacji inwentaryzacyjnej, zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, sposób przechowywania dokumentów,

b) dla zespołów spisowych, przy czym często są to instrukcje opisujące sposób wykonywania czynności spisowych odrębnie dla poszczególnych rodzajów składników aktywów i pasywów.

Skorzystaj z innych wzorów dotyczących inwentaryzacji:

• Arkusz spisu z natury środków trwałych
• Decyzja kierownika jednostki w sprawie różnic inwentaryzacyjnych
• Harmonogram inwentaryzacji
• Pismo dotyczące wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych