Praktyczne wskazówki, jak zorganizować inwentaryzację

Katarzyna Trzpioła

Autor: Katarzyna Trzpioła

Dodano:

Aby sprawnie przeprowadzić inwentaryzację, każda jednostka powinna opracować harmonogramczynności inwentaryzacyjnych. Sprawdź, o czym pamiętać, aby cały proces przebiegał sprawnie.

W tabeli zebraliśmy główne etapy działań ze wskazaniem, kto bierze w nich udział i jaki jest zakres obowiązków.

Harmonogram czynności inwentaryzacyjnych


Lp.

Główne działania inwentaryzacyjne

Uczestnicy prac inwentaryzacyjnych

Cel i zakres obowiązków

1.

Powołanie komisji inwentaryzacyjnej

Prezes zarządu /dyrektor, właściciel firmy

Wybór rozwiązań organizacyjnych adekwatnych do warunków funkcjonowania firmy

2.

Utworzenie komórki inwentaryzacji ciągłej

Prezes zarządu /dyrektor, właściciel firmy

3.

Wydanie niezbędnych przepisów wewnętrznych

Prezes zarządu /dyrektor, właściciel firmy

4.

Opracowanie harmonogramu prac inwentaryzacyjnych

Główny księgowy/ przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

Organizacyjne przygotowanie spisu z natury składników majątku

5.

Wytyczenie rejonów spisowych

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

6.

Powołanie zespołów spisowych i wyznaczenie kontrolerów

Kierownik działu inwentaryzacji ciągłej

7.

Opracowanie instrukcji dla zespołów spisowych i przeprowadzenie szkolenia

Kierownik działu inwentaryzacji ciągłej

8.

Przygotowanie składników majątkowych do spisu

Kierownicy komórek objętych spisem, magazynierzy

9.

Zebranie oświadczeń od osób ponoszących odpowiedzialność materialną

Zespoły spisowe

Zabezpieczenie prawidłowości przebiegu spisu z natury

10.

Przeprowadzenie spisu rzeczowych i pieniężnych składników majątku

Zespoły spisowe

11.

Skontrolowanie prawidłowości prowadzenia prac spisowych

Kontrolerzy spisowi

12.

Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i przyczyn ich powstania

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, kierownik działu inwentaryzacji ciągłej

Wykrycie nieprawidłowości w gospodarowaniu rzeczowymi składnikami majątku

13.

Wycena różnic i postawienie wniosków co do sposobu ich rozliczenia

Główny księgowy

14.

Zweryfikowanie sald aktywów i pasywów co do sposobu ich rozliczenia

Główny księgowy

Urealnienie ewidencji księgowej

15.

Porównanie stanów ewidencyjnych składników majątku z odpowiednimi dokumentami

Komórki księgowości

16.

Zaopiniowanie wniosków w sprawie zawinionych niedoborów składników majątkowych

Radca prawny

17.

Zaopiniowanie wniosków w sprawie rozliczenia różnic pod względem formalnym i rachunkowym

Główny księgowy

Podjęcie decyzji w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych

18.

Zatwierdzenie wniosków

Dyrektor, prezes, właściciel firmy

19.

Ujecie w księgach różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenia

Główny księgowy, komórki księgowości

Zweryfikowanie ewidencji księgowej

20.

Wykorzystanie wyników inwentaryzacji do poprawy gospodarki i ochrony majątku

Dyrektor, prezes zarządu, właściciel firmy

Usprawnienie gospodarki składnikami majątkowymi

Pożądane jest, szczególnie w przypadku inwentaryzacji drogą spisu z natury, opracowanie nie tylko harmonogramu, ale też planu inwentaryzacji szczegółowo dla tej metody.

Plan sytuacyjny

Plan sytuacyjny (mapa terenu jednostki) zawiera odpowiednio nazwane miejsca składowania poszczególnych rodzajów zapasów w jednostce z podaniem osób za nie odpowiedzialnych i określeniem asortymentów (rodzajów) zapasów składowanych w tych miejscach.

Posiadanie aktualnego planu sytuacyjnego ułatwia wyodrębnienie pól spisowych, zwłaszcza w jednostkach o zróżnicowanym asortymencie zapasów i wielu miejscach ich składowania. Pozwoli to na właściwy dobór osób do zespołu spisowego i wyznaczenie pola spisowego, którego wielkość umożliwi przeprowadzenie spisu z natury w ciągu jednego dnia. Harmonogram inwentaryzacji drogą spisu z natury zawiera wykaz (nazwy) pól spisowych, daty, w których będzie przeprowadzany w nich spis z natury oraz nazwy (numery, symbole) zespołów spisowych, które przeprowadzą spis na danych polach.

Zespół spisowy może przeprowadzać spis na jednym lub większej liczbie pól. Harmonogram inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury sporządza się zazwyczaj dla jednego cyklu inwentaryzacji - rocznego lub kilkuletniego.

Organizacja szkolenia

Przeważnie główny księgowy i przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej organizują szkolenie dla osób, które będą brały udział w inwentaryzacji. Przedmiotem szkolenia są zagadnienia przygotowania, techniki dokumentacji oraz przebiegu spisów i innych czynności inwentaryzacyjnych.

Przygotowanie do spisu rejonów i pól spisowych

Pola spisowe wyznacza się tak, aby obejmowały:

a) zapasy, za które ponosi odpowiedzialność jedna osoba lub grupa osób o wspólnej odpowiedzialności,

b) jednoznacznie wyodrębniony obszar odpowiadający lokalizacji miejsc składowania zapasów,

c) rodzaj i ilość zapasów, których spisanie jest możliwe w ciągu jednego dnia.

Trzeba przede wszystkim sprawdzić, czy wszystkie zapasy są uporządkowane, oznaczone we właściwy sposób (ułożenie tych samych rodzajów artykułów w jednym miejscu, spryzmowanie towarów masowych itp.). Ważne jest, aby wydzielić zapasy obce, wyodrębnić i odpowiednio oznaczyć zapasy o obniżonej przydatności (zniszczone, niepełnowartościowe i nieprzydatne). Oznakowanie (np. wywieszki magazynowe) nie powinno jednak zawierać informacji o ilości zapasu. Sprawdza się, czy na polu spisowym znajdują się czynne, sprawne i posiadające aktualną legalizację Głównego Urzędu Miar urządzenia pomiarowe. Jeżeli nie, podejmowane są odpowiednie działania. Należy także sprawdzić ewidencję prowadzoną w polu spisowym i uzgodnić ją z działem księgowości.

Kierownik jednostki w zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji w drodze spisu z natury powinien zobowiązać osoby odpowiedzialne do przygotowania zapasów znajdujących się na danym polu spisowym. Osoby odpowiedzialne za spisywane zapasy powinny być zobligowane do złożenia księgowemu w przeddzień spisu oświadczenia o przekazaniu wszystkich dowodów przychodu i rozchodu.

Przygotowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej i sprzętu

Komisja inwentaryzacyjna powinna przed rozpoczęciem inwentaryzacji przejrzeć aktualność arkuszy spisowych i innych dokumentów, które są niezbędne przy przeprowadzaniu prac. Należy sprawdzić, czy arkusze nie zawierają informacji o ilości lub wartości spisywanego asortymentu.

Pamiętajmy, że arkusze spisowe traktuje się jako druki ścisłego zarachowania, pieczętując je, numerując oraz rejestrując ich numery przy wydaniu zespołom spisowym.

Formularz arkusza spisowego zawiera co najmniej następujące dane:

a) w nagłówku:

- nazwę jednostki,

- numer kolejny arkusza, jeżeli nie został on z góry nadany,

- identyfikację (nazwę lub numer) pola spisowego oraz przedmiotu spisu, z ewentualnym wskazaniem, że chodzi o zapasy obce lub zapasy o obniżonej przydatności gospodarczej,

- datę spisu oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu,

- skład zespołu spisowego;

b) w tabeli z polami wpisuje się kolejno spisywane składniki, z podaniem:

- liczby porządkowej spisywanej pozycji (na każdym polu spisowym spisywane pozycje numerowane są kolejno),

- identyfikacji spisywanego asortymentu (nazwy, symbolu - indeksu lub kodu, ewentualnie bliższego określenia spisywanego składnika),

- jednostki miary i jeżeli to konieczne - jednostki miary stosowanej w bieżącej ewidencji księgowej,

- stanu ilościowego, a ewentualnie także ceny jednostkowej i wartości zapasu, co jest nieodzowne w razie spisu z natury:

    • towarów i opakowań objętych tylko ewidencją wartościową;

    • zapasów objętych tylko bieżącą ewidencją ilościową lub

    • zapasów nieobjętych bieżącą ewidencją księgową;

oraz

- uwagi (np. ocena przydatności gospodarczej, dokonanie ponownego spisu, obecność kontrolera spisowego lub biegłego rewidenta);

c) w zakończeniu:

- zaznaczenie ostatniej pozycji arkusza spisowego kończącego spis na danym polu spisowym następuje przez wpisanie pod ostatnią pozycją arkusza dotyczącego danego pola spisowego treści: "Spis zakończono na pozycj..." z podaniem jej numeru albo przez zakreślenie wszystkich pustych wierszy pod ostatnią pozycją; jeśli dokonywano poprawek, to wymienia się je z podaniem numeru pozycji, np. w formie adnotacji. "W arkuszach spisowych dokonano poprawek (parafowanych) w następujących pozycjach...",

- podpisy wszystkich członków zespołu spisowego,

- podpis osoby odpowiedzialnej lub osoby ją reprezentującej oraz jej ewentualne uwagi (zastrzeżenia); jeżeli osoba odpowiedzialna nie bierze udziału w spisie, w arkuszu dokonuje się stosownej adnotacji.

Zwrot arkuszy

Po zakończeniu spisu zwraca się zarówno arkusze wypełnione poprawnie, błędnie wypełnione, jak też arkusze niewykorzystane. Jeśli inwentaryzacja przeprowadzana drogą spisu z natury wymaga korzystania z urządzeń, to konieczne jest sprawdzenie wcześniej, czy sprzęt ten jest w pełni sprawny, np. czy urządzenia pomiarowe mają wymagane atesty i ważne homologacje. W niektórych przypadkach konieczne jest też przygotowanie odzieży ochronnej.

Sprawdź też:

Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja wymaga uregulowania kwestii związanych z przygotowaniem, przebiegiem i rozliczeniem inwentaryzacji, podziałem kompetencji. Zasady te każda jednostka powinna opracować w instrukcji inwentaryzacyjnej.

Instrukcja może być jedna, całościowa instrukcja, albo kilka instrukcji przeznaczonych:

a) dla członków komisji inwentaryzacyjnej, w której opisuje się w szczególności: zasady działania komisji i powoływania zespołów spisowych, ewentualnie kontrolerów spisowych, zakresy ich odpowiedzialności, podział na pola spisowe, przyjęte w jednostce uproszczenia lub szczególne procedury związane z inwentaryzacją drogą spisu z natury, opis dokumentacji inwentaryzacyjnej, zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, sposób przechowywania dokumentów,

b) dla zespołów spisowych, przy czym często są to instrukcje opisujące sposób wykonywania czynności spisowych odrębnie dla poszczególnych rodzajów składników aktywów i pasywów.

Skorzystaj z innych wzorów dotyczących inwentaryzacji:

Katarzyna Trzpioła

Autor: Katarzyna Trzpioła

Doktor nauk ekonomicznych w zakresie nauk o zarządzaniu, adiunkt na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, praktyk, wieloletni szkoleniowiec i dydaktyk, autorka wielu publikacji z zakresu rachunkowości finansowej podatkowej, MSSF i rachunkowości zarządczej. Współpracuje z następującymi redakcjami: Portal FK, Rachunkowości i Podatki dla praktyków, Nowe Standardy Sprawozdawczości.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

© PortalFK.pl
Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel