Poznaj prawidłową ewidencję rachunkową zaliczki na dostawy w świetle VAT

Łukasz Walkiewicz

Autor: Łukasz Walkiewicz

Dodano:
a98cb8c25735cfc5316f14e1da46fe9367d2e4cb-medium

W świetle ustawy o VAT zaliczka w obrocie krajowym powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Jest to ogólna zasada, od której istnieją nieliczne wyjątki. Wpłaconą zaliczkę traktuje się jako kwotę brutto zawierającą kwotę VAT obliczoną według obowiązujących stawek dla danego towaru lub usługi. Sprawdź, jak ewidencjonować zaliczki od strony dostawcy i odbiorcy.

Zaliczka w świetle VAT od strony dostawcy

Wpływ zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług związany jest z powstaniem obowiązku podatkowego, co reguluje art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem ust. 5 pkt 4.

Pamiętajmy ponadto, że podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą w sytuacji otrzymania przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

W przypadku, gdy faktura zaliczkowa nie obejmuje kwoty całej zapłaty, na fakturze „ostatecznej”, wystawionej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi pomniejsza się kwotę na fakturze o wartości otrzymanych części zapłat, pomniejszając tym samym kwotę podatku VAT wykazanego wcześniej na fakturach zaliczkowych.  Faktura końcowa powinna zawierać wykaz faktur, które zostały wystawione przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

W przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur.

Przy ewidencji faktury zaliczkowej podatnik powinien mieć na uwadze art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym rozliczenia międzyokresowe przychodów, dokonywane z zachowaniem zasady ostrożności, obejmują w szczególności równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych;

Zatem ewidencja faktury zaliczkowej powinna wyglądać następująco:

  • Strona Wn konta 201 "Rozrachunki z odbiorcami" kwota brutto faktury
  • Strona Ma konta 222 "VAT należny" kwota VAT faktury
  • Strona Ma konta 840 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" kwota netto faktury.

Po realizacji zamówienia, z data dostawy towaru lub wykonania usługi dokonuje się przeksięgowania kwoty ujętej na koncie 840 w konto przychodów następującym zapisem:

  • Strona Wn konta 840 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów"
  • Strona Ma konta 700 "Sprzedaż produktów" / 730 "Sprzedaż towarów" / 760 "Pozostałe przychody operacyjne".
Zaliczka w świetle  VAT od strony odbiorcy

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego w powyższym terminie lub w ciągu dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

Zatem warunkiem do odliczenia podatku VAT jest powstanie u sprzedawcy obowiązku podatkowego, jak również otrzymanie faktury dokumentującej zakup.

Co do zasady, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, co ujęte zostało w art. 19a ust. 8 ustawy o VAT.

Ewidencja w księgach rachunkowych wpłacającego zaliczkę wygląda następująco:

1)      Wpłata środków pieniężnych na poczet przyszłej dostawy:

  • Strona Wn konta 202 "Rozrachunki z dostawcami"
  • Strona Ma konta 130 "Rachunek bieżący" / 100 "Kasa".

2)      Ewidencja po otrzymaniu faktury zaliczkowej:

  • Strona Wn konta 300 "Rozliczenie zakupu" kwota netto faktury
  • Strona Wn konta 221 "VAT naliczony" kwota VAT faktury
  • Strona Ma konta 202 "Rozrachunki z dostawcami" kwota brutto faktury.

3)      Ewidencja w księgach rachunkowych po zrealizowaniu zamówienia:

  • Strona Wn konta 4 "Koszty według rodzajów” – w przypadku usług / konta 330 „Towary” – w przypadku przyjęcia towarów do magazynu
  • Strona Ma konta 300 "Rozliczenie zakupu".
PRZYKŁAD

Przedsiębiorstwo Alfa sp. z o.o. w czerwcu zamówiło towar od kontrahenta oraz w tym samym miesiącu wpłaciło zaliczkę w kwocie 20.000,00 zł. W czerwcu przedsiębiorstwo otrzymało również fakturę zaliczkową na kwotę 16.260,16 zł netto i 3.739,84 zł VAT. W kolejnym miesiącu zostały dostarczone zamówione towary wraz z fakturą końcowa na kwotę brutto 80.000,00 zł (65.040,65 zł netto i 14.959,35 zł VAT). Przedsiębiorstwo Alfa w księgach rachunkowych dokonało pomniejszenia kwoty z faktury o wartość wcześniej wpłaconej zaliczki.

Dekretacja:

1)      Wpłata zaliczki w maju:

  • Strona Wn konta 202 "Rozrachunki z dostawcami" kwota 20.000,00 zł
  • Strona Ma konta 130 "Rachunek bieżący" kwota 20.000,00 zł

2)      Ewidencja otrzymanej faktury zaliczkowej:

  • Strona Wn konta 300 "Rozliczenie zakupu" kwota 16.260,16 zł
  • Strona Wn konta 221 "VAT naliczony i jego rozliczenie" kwota 3.739,84 zł
  • Strona Ma konta 202 "Rozrachunki z dostawcami" kwota 20.000,00  zł

3)      Przyjęcie towarów do magazynu w czerwcu:

  • Strona Wn konta 330 „Towary” kwota 65.040,65 zł
  • Strona Ma konta 300 "Rozliczenie zakupu" kwota 65.040,65 zł.

4)      Ujęcie faktury końcowej z rozliczoną zaliczką:

  • Strona Wn konta 300 "Rozliczenie zakupu" kwota 48.780,49 zł (65.040,65zł – 16.260,16)
  • Strona Wn konta 221 "VAT naliczony i jego rozliczenie" kwota 11.219,51 zł ( 14.959,35 – 3.739,84)
  • Strona Ma konta 202 "Rozrachunki z dostawcami" kwota 60.000,00 zł

5)      Wpłata pozostałej części zobowiązania:

  • Strona Wn konta 202 "Rozrachunki z dostawcami" kwota 60.000,00 zł
  • Strona Ma konta 130 "Rachunek bieżący" kwota 60.000,00  zł.
Łukasz Walkiewicz

Autor: Łukasz Walkiewicz

Ekspert w dziale audytu ogólnego w KPMG w Polsce
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

© PortalFK.pl
Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel