Obowiązki księgowego związane z zakończeniem roku 2021

Prace związane z zakończeniem roku 2021 powinny być odpowiednio zaplanowane. Pierwszymi czynnościami, które należy dokonać to przeprowadzenie inwentaryzacji oraz wybór audytora w przypadku spółek zobowiązanych do badania sprawozdania przez biegłego rewidenta.

Jednostki przeprowadzają inwentaryzację, co do zasady, na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Niemniej jednak w odniesieniu do określonych grup składników ustawa dopuszcza przeprowadzenie inwentaryzacji w terminie od 1 października do 15 stycznia następnego roku lub w dowolnym momencie w okresie roku, dwóch lub czterech lat.

Ustawa o rachunkowości w rozdziale trzecim wskazuje trzy metody inwentaryzacji:

1.       Spis z natury – w ten sposób inwentaryzuje się:

• aktywa pieniężne, czyli krajowe środki płatnicze, waluty obce i dewizy (z wyjątkiem gromadzonych na rachunkach bankowych),
• papiery wartościowe w postaci materialnej,
• rzeczowe składniki aktywów obrotowych,
• środki trwałe i nieruchomości zaliczone do inwestycji,
• maszyny i urządzenia wchodzących w skład środków trwałych w budowie,
• składniki aktywów, będących własnością innych jednostek, powierzone do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania.

2.       Potwierdzenia sald, które obejmują:

• należności, w tym udzielone pożyczki,
• powierzone kontrahentom własne składniki aktywów,
• aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki,
• papiery wartościowe w formie zdematerializowanej.

3.       Inwentaryzacja w drodze weryfikacji:

• środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
• grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości (w tym prawo użytkowania wieczystego gruntu, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego i spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego),
• należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone,
• należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
• należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych,
• inne aktywa i pasywa, których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienia sald z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji mogą wystąpić różnice pomiędzy kwotami figurującymi w księgach rachunkowych jednostki, a stanem rzeczywistym czy kwotami wskazanymi przez kontrahenta. Różnice te należy wyjaśnić, a następnie ustalić sposób rozliczenia oraz ująć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego inwentaryzacja dotyczy. Rozliczenie inwentaryzacji w księgach powinno nastąpić nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, tj. do 26 marca 2022 roku. 

Poza inwentaryzacją, ważną czynnością związaną z zakończeniem roku jest wybór firmy audytorskiej. Obowiązek ten dotyczy spółek, których sprawozdanie finansowe podlega badaniu. Wybór firmy audytorskiej do badania sprawozdania finansowego należy do zadań organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe jednostki, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej. Kierownik jednostki nie może dokonać takiego wyboru, ale jak najbardziej może podpisać umowę z wybraną firmą audytorską.

Prace związane z zakończeniem roku obrotowego wymagają od księgowego dokonania także wyceny składników aktywów i pasywów na dzień bilansowy, tj. 31 grudnia zgodnie z obowiązującą w firmie polityką rachunkowości:

1. Środki trwałe oraz WNIP wg cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości przeszacowanej pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe a także odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.
2. Nieruchomości oraz wartości niematerialne i prawne zaliczane do inwestycji wg zasad dla środków trwałych lub wg ceny rynkowej bądź inaczej określonej wartości godziwej.
3. Środki trwałe w budowie - w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o  odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.
4. Udziały w innych jednostkach według ceny nabycia pomniejszonej o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości lub według wartości godziwej albo skorygowanej ceny nabycia  jeżeli dla danego składnika aktywów został określony termin wymagalności.
5. Inwestycje krótkoterminowe - według ceny (wartości) rynkowej albo według ceny nabycia lub ceny (wartości) rynkowej, zależnie od tego, która z nich jest niższa albo według skorygowanej ceny nabycia - jeżeli dla danego składnika aktywów został określony termin wymagalności.
6. Rzeczowe składniki aktywów obrotowych - według cen nabycia lub kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy.
7. Należności i udzielone pożyczki - w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności. należności i udzielone pożyczki zaliczone do aktywów finansowych, mogą być wyceniane według skorygowanej ceny nabycia, a jeżeli jednostka przeznacza je do sprzedaży w okresie do 3 miesięcy, to według wartości rynkowej lub inaczej określonej wartości godziwej.
8. Zobowiązania - w kwocie wymagającej zapłaty. Zobowiązania finansowe mogą być wyceniane według skorygowanej ceny nabycia, a jeżeli jednostka przeznacza je do sprzedaży w okresie do 3 miesięcy, to według wartości rynkowej lub inaczej określonej wartości godziwej.
9. Rezerwy - w uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej wartości.
10. Udziały (akcje) własne - według cen nabycia.
11. Kapitały (fundusze) własne, z wyjątkiem udziałów (akcji) własnych, oraz pozostałe aktywa i pasywa - w wartości nominalnej.

Zasada memoriału wymaga ujęcia w księgach rachunkowych wszystkich przypadających na rzecz jednostki przychodów, jak i obciążających ją kosztów, związanych z tymi przychodami dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Stosując tę zasadę księgowy powinien w księgach rachunkowych grudnia ująć koszty dotyczące tego okresu, wynikające z wystawionych i otrzymanych w styczniu następnego roku faktur.

Zarówno zaksięgowanie kosztów na podstawie faktury, jak również dowodu PK, a następnie zaksięgowanie faktury w księgach następnego roku, jest zgodne z zasadą memoriału, ponieważ daje możliwość ujęcia kosztu w roku obrotowym, w którym go poniesiono.

Wszystkie czynności związane z zamknięciem roku powinny umożliwić księgowemu przygotowanie zestawienia obrotów i sald nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, tj. do 26 marca 2022 roku.

Z kolei zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych powinno nastąpić co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy. Powinno to nastąpić do 31 marca 2022 roku. Jednak ze względu na projekt rozporządzenia i rekomendacje, termin ten może zostać w tym roku przesunięty.

Roczne sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone i podpisane przez zarząd do końca marca. Ten termin na podstawie projektu rozporządzenia MF także ma zostać przesunięty o 3 miesiące

Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że wydłuży termin na sporządzenie sprawozdań finansowych za 2021 rok oraz zeznań podatkowych CIT.

Projekt rozporządzenia ws. wydłużenia terminów sprawozdawczych i ewidencyjnych został przekazany do uzgodnień zewnętrznych i konsultacji publicznych.

W rekomendacjach do projektu znajduje się zapis o wydłużeniu odpowiednio o 3 miesiące lub 1 miesiąc niektórych terminów wynikających z przepisów o rachunkowości dotyczących: inwentaryzacji, sporządzenia zestawienia obrotów i sald, sporządzenia sprawozdania finansowego, jego przekazywania oraz zatwierdzenia dla wybranych jednostek. Wydaje się więc, że wolą ustawodawcy będzie przedłużyć te terminy, tym bardziej że w ubiegłorocznym rozporządzeniu z 26 marca 2021 r. obowiązki te zostały przesunięte.

Agnieszka Bojar, manager obszaru księgowości w MDDP Outsourcing