Pytanie: W 2011 r. ponieśliśmy pewne wydatki, do których duplikaty otrzymaliśmy w czerwcu tego roku (po dacie sporządzenia bilansu, ale jeszcze przed jego zatwierdzeniem). Wydatki te nie zostały ujęte w kosztach 2011 r., ponieważ księgowa nie chciała już nic zmieniać w bilansie. Czy księgowa prawidłowo postąpiła ujmując informacje o tych wydatkach w informacji dodatkowej? Czy wydatki te możemy zaliczyć do kosztów podatkowych tego roku? Jak powinny wyglądać księgowania tych faktur?

Zgodnie z prawem bilansowym w księgach rachunkowych powinno się ująć wszelkie przychody i odpowiadające im koszty. A jak będzie w tym przypadku? Sprawdź.

Odpowiedź:

Jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał (art. 54 ust. 1 uor). Jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszczą się w informacji dodatkowej.

Z Państwa opisu nie wynika, czy nieujęte dowody są istotne pod względem sytuacji majątkowej i finansowej spółki oraz czy brak ich ujęcia wpłynie istotnie na wynik finansowy. Zdarzenia istotne każdorazowo wymagają wprowadzenia korekt w sprawozdaniu finansowym oraz ujęcia w księgach rachunkowych roku, którego dotyczą. Postępowanie takie jest możliwe, jeśli sprawozdanie zostało sporządzone, a nie zostało jeszcze zatwierdzone przez właściwy organ (udziałowcy lub akcjonariusze). To jest Państwa przypadek.

Stwierdzone zdarzenia, które wystąpiły po dniu bilansowym, a są nieistotne z punktu widzenia wartości informacyjnej dla sprawozdania finansowego, ujmuje się w księgach roku, w którym jednostka uzyskała o nich informacje art. 54 ust. 2 uor. Dlatego też jeżeli główna księgowa potwierdziła, że nieujęte zdarzenia są nieistotne z punktu widzenia obrazu spółki, to może je ująć w księgach 2012 r., a w sprawozdaniu finansowym 2011 r. odpowiednie informacje w notach i objaśnieniach (art. 54 ust. 1 uor). W przeciwnym razie powinna zmienić sprawozdanie i ująć dokumenty w księgach rachunkowych 2011 r.

Jeżeli w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka stwierdziła popełnienie w poprzednich latach obrotowych błędu, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za spełniające wymagania określone w art. 4 ust. 1 (rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy), to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako "zysk (strata) z lat ubiegłych" - art. 54 ust. 3 uor.

Bardziej szczegółowo kwestia jest opisana w MSR 10 „Zdarzenia następujące po dniu bilansowym”. MSR 10 § 9 dokładniej niż ustawa o rachunkowości precyzuje, jakie zdarzenia zaistniałe po dniu bilansowym wymagają korekty sprawozdania finansowego. Podobnie przedstawiony jest w MSR 10 § 22 katalog zdarzeń, które wystąpiły po zakończeniu okresu sprawozdawczego i nie wymagają korekty, a jedynie ujawnienia w informacji dodatkowej.

Zarówno w uor, jak i w MSSF brak jest jasnych kryteriów, które zdarzenia należy uznać za istotne. Jednostka powinna więc wypracować własne zasady klasyfikacji zdarzeń na podstawie kryterium wiernego i rzetelnego obrazu sytuacji finansowej, przedstawionego w sporządzonym sprawozdaniu finansowym. Najważniejsze jest to, aby sposób ujęcia danego zdarzenia nie wprowadził w błąd docelowych odbiorców sprawozdania finansowego.

Zgodnie z art. 15 ust. 4 updop koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącane w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.

Koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku podatkowego do dnia:

sporządzenia sprawozdania finansowego, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia zeznania, jeżeli podatnicy są obowiązani do sporządzania takiego sprawozdania, albo
złożenia zeznania, nie później jednak niż do upływu terminu określonego do złożenia tego zeznania, jeżeli podatnicy, zgodnie z odrębnymi przepisami, nie są obowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego

- są potrącalne w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody - art. 15 ust. 4b updop.

Natomiast zgodnie z art. 15 ust. 4c updop koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po dniu, o którym mowa w ust. 4b, są potrącalne w roku podatkowym następującym po roku, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe lub składane zeznanie.

W Państwa przypadku, jeżeli ujmiecie dokumenty w 2011 r. możecie także ująć w kosztach podatkowych 2011 r. Natomiast, jeżeli nie zdecydujecie się ich ująć w księgach 2011 r., a jedynie w formie objaśnień do sprawozdania finansowego, wówczas będą one kosztami podatkowymi 2012 r.

Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą - art. 15 ust. 4d updop.

Księgowania tych faktur będą identyczne jak księgowane dokumenty w poprzednich latach obrotowych - tu nie ma żadnych zmian. Księgowania będą zgodne z Państwa polityką rachunkowości i art. 4 ust. 1 uor, zgodnie z którym jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno, przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.