Forma i ewidencja kary umownej.

Data publikacji:
/appFiles/site_1/images/autor/6zLoSji2PvdQKEG.jpeg

Grzegorz Magdziarz

Poleć znajomemu
Pytanie:  Spółka zwana zleceniodawcą dokonuje obciążenia zleceniobiorcy w przypadku niewłaściwego wykonywania umowy bądź niestarannego ich wykonywania. Kwota obciążenia wynika z odpowiedniego paragrafu (regulaminu) zawartej umowy i stanowi przychód spółki. Kwoty obciążenia są potrącane z przysługującego zleceniobiorcy wynagrodzenia (ewidencja na liście płac). W związku z powyższym jak prawidłowo udokumentować taką karę - czy spółka powinna wystawić notę księgową/ obciążeniową i ująć w księgach na podstawie tej noty przychód do opodatkowania. Jak powinna przebiegać ewidencja w księgach pod względem rachunkowym i podatkowym. Czy można zaksięgować taką karę poleceniem księgowania wraz z pismem (decyzją o nałożeniu kary podpisaną przez wspólnika spółki osobowej). Przypadek - Zleceniobiorca został obciążony karą za nienależyte wykonanie usługi kwotą 200 zł w wynagrodzeniu za mc sierpień które zostało wypłacone w miesiącu wrześniu. Czy nie będzie błędem jeżeli księgowanie będzie na podstawie polecenia księgowania zaksięgowane do okresu sprawozdawczego rachunkowo i podatkowo  miesiąca września. Zapis : WN 234-4 / Ma 763 (przychód podatkowy i bilansowy we wrześniu) WN 230-2/ Ma 234-4 (potrącenie lista płac).
Odpowiedź: 

Zgodnie z prawem bilansowym w księgach rachunkowych powinno się ująć wszelkie przychody i odpowiadające im koszty. A jak będzie w tym przypadku? Sprawdź.

Ewidencja księgowa kar umownych odbywa się na podstawie noty obciążeniowej.

W przypadku zawierania umów z kontrahentami, zgodnie z regulacjami prawa cywilnego, w celu ochrony interesów wierzyciela, można zastrzec możliwość naliczenia kary umownej w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Ewidencja księgowa kar umownych odbywa się na podstawie noty obciążeniowe.

Kara umowna jest sankcją cywilnoprawną stosowaną w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego. Celem jest zabezpieczenie wykonania zobowiązania, a karę umowną wierzyciel może zastosować bez względu na wysokość poniesionej szkody. W odróżnieniu od odszkodowania tu korzyścią dla wierzyciela jest brak konieczności udowodnienia wysokości poniesionej szkody.

Zgodnie z art. 483 § 1 i 2 kc w umowie można zastrzec, że: „naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy. Dłużnik nie może bez zgody wierzyciela zwolnić się z zobowiązania poprzez zapłatę kary umownej”.

Warunki naliczania kary umownej należy ściśle określić w umowie. Powinno być dokładnie ustalone, w przypadku jakich uchybień w wykonaniu zobowiązania niepieniężnego naprawienie nastąpi poprzez zapłatę zastrzeżonej kwoty.

Zapłata naliczonej kwoty nie podlega opodatkowaniu VAT. Jako czynność niepodlegająca VAT jest dokumentowana innym dowodem niż faktura VAT (zarezerwowana dla dokumentowania czynności z zakresu ustawy o podatku od towarów i usług). Dlatego naliczoną karę umowną należy udokumentować na inny sposób, np. na podstawie noty obciążeniowej.

Nota obciążeniowa jest dowodem księgowym rozliczeniowym, zewnętrznym własnym - z punktu widzenia wystawcy noty obciążeniowej, lub zewnętrznym obcym - z punktu widzenia odbiorcy noty obciążeniowej, wystawionym, jeśli czynność nie podlega VAT.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości nota obciążeniowa jako dowód księgowy ma być rzetelna, wolna od błędów rachunkowych oraz zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ust. 1 uor.

Wystawienie noty obciążeniowej nie skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego. Przychód powstaje w momencie otrzymania zapłaty kary umownej. W tej sytuacji zastosowanie znajduje art. 12 ust. 3a pkt 3 updop, z którego wynika, że datą powstania przychodu należnego jest moment otrzymania zapłaty.


Schemat księgowania przedstawiony przez Państwa jest jak najbardziej prawidłowy.

Podstawa prawna: 

- art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) – uor;

- art. 12 ust. 3a pkt 3 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm) – updop;

- art. 483 § 1 i 2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn. Dz.U. z 2011 r. nr 80, poz. 432) – kc.

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

wiper-pixel