Pytanie: Jestem właścicielem firmy i planuję zakup samochodu osobowego dla celów służbowych. W lipcu otrzymałem fakturę zaliczkową (samochód odbiorę we wrześniu), na której wartość VAT przekroczyła kwotę 6.000,00 zł. Jak powinienem ująć taką fakturę w księgach rachunkowych?

Zwróć uwagę na sposób księgowania opisany na przykładach.

Odpowiedź:

Podatek VAT niepodlegający odliczeniu (powyżej 6.000 zł) powinien zwiększyć wartość netto kwoty zaliczki. W księgach rachunkowych można ująć całą wartość netto oraz VAT niepodlegający odliczeniu (wynikający z faktury VAT zaliczkowej) na konto zespołu 3 „Rozliczenie zakupu niefinansowych aktywów trwałych”. Wartość ta wpłynie na późniejszą wartość początkową środka trwałego. Szczegóły na przykładzie.

Przedsiębiorca opłacił w lipcu 50% zaliczkę na samochód o wartości 80.000 zł brutto. Wartość zaliczki wyniosła 40.000 zł, z czego 32.520,33 to wartość netto a 7.479,67 zł. Fakturę VAT dokumentującą uiszczenie zaliczki otrzymano 20 lipca 2012 r. Pozostałą część należności uregulowana będzie w grudniu 2012 r. Podatek VAT naliczony, zawarty w fakturze zaliczkowej podatnik może rozliczyć w deklaracji VAT-7 za lipiec 2012 r., tzn. w miesiącu jej otrzymania lub w rozliczeniu za dwa kolejne okresy rozliczeniowe. Odliczeniu będzie jednak podlegało jedynie 6.000 zł. Pozostała kwota, tj. 1.479,67 zł zwiększy wartość zaliczki. Zakładając, że odbiór samochodu nastąpi we wrześniu, ewidencja księgowa może przebiegać w następujący sposób:

Przekazanie zaliczki na rzecz dostawcy (na podstawie WB lub RK):
- Wn konto 21 ..Rozrachunki z dostawcami” (dotyczy zakupów składników majątku obrotowego i usług obciążających koszty) lub Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (dotyczy zakupu składników majątku trwałego i usług zwiększających wartość tego majątku) - kwota 40.000 zł,
- Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe” - kwota 40.000 zł.
Otrzymanie faktury VAT potwierdzającej wpłatę zaliczki (wartość brutto):
- Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu” - kwota 40.000 zł,
- Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” lub Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” - kwota 40.000 zł.
Podatek VAT naliczony w części podlegający odliczeniu:
- Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne - rozrachunki z tytułu VAT” - kwota 6.000 zł,
- Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu” - kwota 6.000 zł.
Faktura końcowa na różnicę między kwotą brutto całej dostawy lub usługi a kwotą zaliczki:

a) suma faktury brutto:
- Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu” - kwota 40.000 zł (VAT nie podlega już odliczeniu),
- Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” lub Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” - kwota 40.000 zł (VAT nie podlega już odliczeniu).
OT - przyjęcie środka trwałego do używania we wrześniu 2012:
- Wn konto 010 „Środki trwałe” - kwota 74.000 zł,
- Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu" - kwota 74.000 zł.
Zapłata pozostałej kwoty zobowiązania w grudniu 2012:
- Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” (lub Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”) - kwota 40.000 zł,
- Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe" - kwota 40.000 zł.