E-sprawozdania za 2023 rok. Format, termin, podpisywanie, zatwierdzanie i składanie sprawozdania

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe sporządza sprawozdanie finansowe na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, bądź też inne dni bilansowe określone ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm., dalej: UoR) (art. 45 ust. 1 UoR).

Przez wiele lat sprawozdania finansowe sporządzało się w formie papierowej. W związku z wprowadzonymi zmianami w październiku 2018 roku, sprawozdania finansowe za 2018 rok sporządzane przez spółki, które prowadziły księgi rachunkowe zgodnie z UoR, były w Polsce pierwszymi sprawozdaniami, które należało sporządzić w formie elektronicznej na podstawie art. 45 ust 1f UoR. Sprawozdanie finansowe należy sporządzić w strukturze określonej przez ministra właściwego dla finansów publicznych (art. 45 ust. 1g UoR).

W UoR znajduje się sześć załączników, które określają zakres informacyjny dla sprawozdań finansowych poszczególnych podmiotów gospodarczych:

• załącznik nr 1 - dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji,
• załącznik nr 2 – dla banków,
• załącznik nr 3 – dla zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji,
• załącznik nr 4 – dla jednostek mikro,
• załącznik nr 5 – dla jednostek małych,
• załącznik nr 6 – dla jednostek, o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, z wyjątkiem spółek kapitałowych, oraz jednostek, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 i 2 tej ustawy.

Dla każdego załącznika utworzono osobną strukturę logiczną, swoisty schemat, który należy uzupełnić w formie elektronicznej. Tak utworzone sprawozdanie finansowe po zapisaniu otrzymuje rozszerzenie XML.

Choć w 2018 wprowadzono obowiązek e-sprawozdań, to wciąż istniała grupa spółek, które nie musiały stosować formatu ustrukturyzowanego XML. Były to jednostki gospodarcze, które przyjęły stosowanie Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej (MSSF, dawniej Międzynarodowe Standardy Rachunkowości, MSR). Te jednostki wprawdzie musiały sporządzić sprawozdanie w wersji elektronicznej, ale wystarczyło, że sprawozdania przyjmowały format PDF.

Dopiero od sprawozdań finansowych za 2022 rok uzupełniono obowiązek dla tych jednostek, wprowadzając artykuły 45 ust. 1ga oraz 1h, który wymaga stosowania ustrukturyzowanego formatu przeszukiwanego, zgodnie z rozporządzeniem Komisji Unii Europejskiej 2019/815. Sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z tymi wymogami mają rozszerzenie XHTML.

Zatem od 2022 roku wszystkie sprawozdania finansowe w Polsce są sporządzane w formacie ustrukturyzowanym – XML albo XHTML.