Pytanie: Wystawiliśmy fakturę korygującą zmniejszającą kwotę netto i vat należny. Nie będziemy mieli potwierdzenia odbioru faktury, ponieważ odbiorca zmarł. Nie obniżymy kwoty VAT w rozliczeniu VAT z urzędem skarbowym i nie ujmiemy tej faktury w ewidencji sprzedaży. Czy w tej sytuacji powinniśmy nierozliczony VAT zaksięgować w pozostałe koszty operacyjne?

Odpowiedź:

Można rozliczyć korektę faktury bez posiadania potwierdzenia jej odbioru. Trzeba jednak udokumentować próby doręczenia tej korekty.

Wśród dokumentów firmowych znajdujących się w obiegu prawnym są m.in. faktury korygujące. Dokumenty te wystawiane są najczęściej z powodu zwrotów towarów czy zmian w cenie spowodowanych udzieleniem rabatu. W przypadku faktur Ustawodawca zniósł obowiązek umieszczania podpisu. Inaczej jest w przypadku korekt. Tutaj wprawdzie również nie potrzeba podpisu bezpośrednio na dokumencie, ale niezbędne jest otrzymanie potwierdzenia akceptacji korekty przez jej odbiorcę. W innym przypadku wystawca faktury korygującej nie będzie uprawniony do obniżenia kwoty podatku należnego, wynikającego z dokumentu.

Od 1 stycznia 2014 r. już wprost z ustawy wynika, że można rozliczyć fakturę korygującą mimo problemów z uzyskaniem potwierdzenia jej odbioru przez nabywcę. Nowelizacja przepisów w tym zakresie jest konsekwencją wyroku TSUE w sprawie C-588/10 (Kraft Foods Polska SA).

Wprawdzie z przepisów art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT wynika, że obowiązek posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru bądź usługi został zachowany, jednak ustawodawca dopuścił odstępstwa od tej reguły. Przedsiębiorca może obniżyć VAT, jeżeli zostaną spełnione dwa warunki:

• pierwszy - nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej (trzeba więc mieć dowód jej wysłania, np. pocztowe awizo albo e-mail),

• drugi - z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie o zrealizowaniu transakcji zgodnie z warunkami określonymi w korekcie; mogą to potwierdzać np. późniejsze rozliczenia, z których wynika, że skompensowano różnicę w cenie, czy podpisana umowa.

Obniżenie podstawy opodatkowania jest możliwe nie wcześniej niż w deklaracji składanej za okres, w którym spełniono łącznie wymienione warunki.

Natomiast jeżeli nie będziecie Państwo w stanie udokumentować tej czynności przed urzędem skarbowym (czyli spełnić dwóch powyższych punktów), to wówczas dla bezpieczeństwa należy ująć VAT w kosztach w pozycji „Pozostałe koszty operacyjne”.

- art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054) – VAT;