Pytanie: Prowadzę biuro rachunkowe. Niektórzy klienci, których rozliczam zatrudniają pracowników, ale ich liczba nie przekracza nawet 10 osób. Jako biuro, rozliczamy tych pracowników podatkowo i sporządzamy pełną dokumentację ZUS.
Przygotowujemy również umowy o pracę i świadectwa pracy oraz PIT-11. Nie prowadzimy jednak akt pracowniczych. Moi klienci, jako pracodawcy nie pamiętają o obowiązku powiadamiania w styczniu każdego roku swoich pracowników o rezygnacji z tworzenia ZFŚS. My, jako biuro, również o tym nie pamiętamy, bo skupieni jesteśmy na wielu innych czynnościach wynikających z zawartej umowy na prowadzenie ksiąg podatkowych i rejestrów VAT. Aby uchronić pracodawców przed konsekwencjami wynikającymi z niepowiadomienia pracowników o rezygnacji z ZFŚS, dopisujemy przy zawieraniu umowy o pracę z każdym pracownikiem, informację w pkt 3 umowy: (inne postanowienia szczegółowe): że „pracodawca nie tworzy ZFŚS oraz nie wypłaca świadczenia urlopowego". Czy taka forma powiadomienia jest wystarczająca?

Czy biuro rachunkowe, które rozlicza pracodawcę może przygotować w umowach o pracę informację o nieutworzeniu ZFŚS dla pracowników?

Odpowiedź:

Informacja wskazana w pytaniu powinna być przekazywana corocznie, wpisywanie jej tylko do umowy o pracę jednorazowo jest więc niewystarczające. Obowiązek przekazania informacji spoczywa na pracodawcy

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzą, pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jedynie pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć fundusz socjalny lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Pracodawcy ci, jeżeli zrezygnują z tworzenia funduszu, albo wypłacania świadczenia urlopowego, zobowiązani są do przekazania stosownych informacji pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Wskazana formuła w umowie o pracę jest więc w istocie zbędna, gdyż to pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracowników o nietworzeniu funduszu lub braku świadczenia urlopowego.

Informacja nie może być zresztą podana jednorazowo, ale corocznie.

Postępowanie biura nie jest więc niezgodne z prawem, ale zdecydowanie niewystarczające, być uczynić zadość obowiązkom wynikającym z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Co do przygotowywania obowiązkowej informacji corocznej dla pracowników w sprawie nietworzenia funduszu socjalnego, to biuro rachunkowe może być zobowiązane do przygotowywania takiej informacji dla pracodawcy - o ile należy to do obowiązków biura wskazanych w umowie zawartej z danym pracodawcą.

Nie jest jednak i nie może być zobowiązane do przekazywania jej pracownikom danego pracodawcy - to jest bowiem wyłącznym obowiązkiem pracodawcy, którym biuro nie jest dla pracowników osoby trzeciej.

- art. 3 ust. 1-3a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335, z późn. zm.).

Tekst opublikowany:

13 grudnia 2011 r.

Autor: Michał Culepa

prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, współpracownik merytoryczny największych wydawnictw prawniczych. Doświadczony trener i wykładowca.