Czy zgodnie z RODO jest dopuszczalne przechowywanie w aktach osobowych pracownika kopii dowodu osobistego oraz paszportu

Iwona Kusio-Szalak

Autor: Iwona Kusio-Szalak

Dodano: 15 czerwca 2018
Pytanie:  Czy można żądać od osób przyjmowanych do pracy na umowę o pracę czy na umowę cywilnoprawną przesłania skanu dowodu osobistego, prawa jazdy, czy legitymacji studenckiej i zachowania tych skanów zgodnie z przepisami o archiwizacji? Czy samo oświadczenie pracownika o ważności ww. dokumentów i podanie ich numerów i dat wystawienia są wystarczające dla potrzeb związanych z zatrudnieniem? Kolejna sprawa pracownik podpisuje się oświadczając w konkretnej sprawie, że „o wszelkich zmianach zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić pisemnie pracodawcę". Czy dodanie treści „a wszelkie szkody wynikające ze zmiany treści oświadczeń zobowiązuję się pokryć z własnych środków" uzupełnia to zobowiązanie, czy właściwie niczego nie zmienia?
Odpowiedź: 

Odpowiadając na pierwsze pytanie informuję, że nie, nie powinniście Państwo żądać scanu dowodu osobistego, prawa jazdy, czy legitymacji studenckiej i zachowania tych skanów zgodnie z przepisami o archiwizacji. W świetle obowiązujących od 25 maja 2018 r. przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) od nowo zatrudnianych pracowników pracodawca nie może już żądać ww. dokumentów w celu załączenia ich do akt osobowych.

Należy pamiętać, że gromadząc dane osobowe pracowników, przetwarza się tylko tyle danych osobowych pracowników, ile rzeczywiście jest potrzebne do zatrudnienia, realizacji przebiegu zatrudnienia oraz realizacji obowiązków pracodawcy (jako administratora danych osobowych) wobec ZUS, US czy innych instytucji państwowych.

Zgodnie z art. 221 Kodeksu pracy obecnie pracodawca od osoby, która ubiega się o zatrudnienie (przyszłego pracownika) może zażądać podania:
  • imienia i nazwiska,
  • imion rodziców,
  • daty urodzenia,
  • miejsca zamieszkania czy adresu do korespondencji,
  • wykształcenia,
  • przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Dodatkowo od już zatrudnionego pracownika pracodawca może żądać innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy oraz podania numeru PESEL.

W dowodzie osobistym, jako dokumencie tożsamości zawartych jest więcej danych.

W kontekście przepisów RODO, przechowywanie kopii dowodu osobistego, czy paszportu w aktach osobowych pracownika jest niedopuszczalne, nawet za zgodą pracownika. Co prawda zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest jedną z podstaw przetwarzania (art. 4 ust. 11 RODO, art. 6 ust. 1 lit. a RODO), niemniej mając na względzie zasadę minimalizacji danych osobowych nie należy – nawet za zgodą osoby fizycznej – gromadzić ich i przetwarzać w zakresie szerszym, niż jest to konieczne.

Z treści natomiast § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika wynika, jakich dokumentów można żądać od pracownika i kandydata do pracy i nie ma tam wymienionego dowodu osobistego.

Wobec czego, możliwe jest żądanie ww. dokumentów wyłącznie do wglądu, jednakże nie jest wystarczające wyłącznie złożenie oświadczenia pracownika o ważności ww. dokumentów i podanie ich numerów i dat wystawienia. Pracownik może złożyć oświadczenie, że „o wszelkich zmianach zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić pisemnie pracodawcę". Dodanie treści „a wszelkie szkody wynikające ze zmiany treści oświadczeń zobowiązuję się pokryć z własnych środków", nic nie zmienia.

Iwona Kusio-Szalak

Autor: Iwona Kusio-Szalak

Radca prawny. Od wielu lat specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy. Autorka opracowań z zakresu prawa pracy kierowanych do pracowników kadr i działów personalnych, a także osób zarządzających. Specjalizuje się w prawie pracy, w szczególności w zagadnieniach związanych z tworzeniem umów i dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, a także czasem pracy, zgodnym z prawem zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, uprawnieniami rodzicielskimi. Posiada bogate doświadczenie w reprezentowaniu zarówno pracowników, jak i pracodawców w sporach pracowniczych przed sądami pracy.
Słowa kluczowe:
akta osobowerodo
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz