RODO – nie takie straszne dla biur rachunkowych

Wejście nowej europejskiej regulacji w zakresie ochrony danych osobowych  (rozporządzenie o ochronie danych osobowych) w maju br. związane było z dużym  zamieszaniem i ogromną falą mitów, często paraliżujących funkcjonujące od lat  procesy biznesowe. W związku z tym wiele firm, w tym biur rachunkowych, zaczęło  postrzegać RODO jako ogromne zagrożenie dla swojej działalności. Jednak nie  zawsze jest to słuszne podejście, RODO może bowiem okazać się także ogromną  szansą.

Po pierwsze, RODO nie blokuje możliwości aktywnego pozyskiwania klientów lub poszerzania katalogu produktów i usług, z których nasz klient korzysta. Marketing jest dozwolony i - co istotne - nie zawsze wymaga uzyskiwania zgody, osoby której dane są przetwarzane. Istnieje możliwość prowadzenia marketingu w oparciu o podstawę nazwaną „usprawiedliwionym celem administratora”, gdzie RODO wyraźnie wskazuje, iż takim celem może być marketing bezpośredni produktów i usług własnych administratora. Oznacza to, że wobec klienta obsługiwanego przez biuro rachunkowe można prowadzić działania marketingowe bez jego zgody. Przykładowo, gdy biuro rachunkowe rozszerza swoją działalność o pośrednictwo finansowe nawiązując współpracę z Surf4Tax, to usługa doradztwa/pośrednictwa finansowego jest usługą własną biura. W takim wypadku, ze względów relacyjnych, biuro powinno po prostu poinformować swoich klientów o takiej nowości oraz zachęcać ich do skorzystania z tej usługi. Jest to o tyle istotne, iż co do zasady biura rachunkowe nie zbierają zgód na marketing od swoich klientów.

mec. Bartosz Kapuściński

Druga rzecz warta wspomnienia to zmiany w zakresie zabezpieczania danych. Odchodzimy od ścisłych wymogów dotyczących np. wymagań co do długości hasła na system oparty na analizie i minimalizacji ryzyka. Przy okazji RODO wskazuje na takie metody jak szyfrowanie lub pseudonimizacja danych. Te narzędzia mają także swój potencjał marketingowy, który można wykorzystać w działalności. O ile szyfrowanie jest mechanizmem już dobrze znanym i dość rozpowszechnionym (nie zawsze w pełni świadomie, jednak każdy z nas korzystając np. z Internetu spotyka się z szyfrowaniem dostępu do stron internetowych, w szczególności do serwisów bankowości internetowej), to nowością jest koncepcja pseudonimizacji danych. W skrócie jest to mechanizm pozwalający na oddzielenie (w sposób odwracalny) danych pozwalających na zidentyfikowanie osoby i przechowywanie ich odrębnie od pozostałych danych np. danych finansowych. Przeprowadzenie tego procesu pozwala nam na bezpieczne przesyłanie czy udostępnianie danych bez ryzyka narażenia się na incydent polegający na ujawnieniu danych osobowych osobie nieuprawnionej. To co zostało pierwotnie pomyślane jako narzędzie zwiększające bezpieczeństwo może być wykorzystywane jako narzędzie sprzedażowe. Dzięki współpracy z Surf4Tax można pozbawić dane finansowe informacji umożliwiających identyfikację klienta i bez jego aktywnego udziału można pozyskać wstępne oferty finansowania jego działalności. Bezpieczne i legalne rozwiązanie pozwalające nam aktywnie wychodzić naprzeciw potrzebom klienta.

Trzeci element RODO o dużym potencjale marketingowym to możliwość przenoszenia danych klientów od innych administratorów. Nasz klient może nas upoważnić do pozyskania wszystkich jego danych osobowych z innych podmiotów, a one obowiązane są wykonać taką dyspozycję. Co więcej udostępniane dane powinny być przekazane w formie nadającej się do automatycznego przetwarzania (czyli np. plik .xml lub txt umożliwiający import danych do naszego systemu księgowego lub CRM). Dzięki temu możemy bez każdorazowego udziału klienta uzupełniać dane posiadane przez biuro o dane pochodzące od poprzedniego księgowego, z banku klienta czy np. z firmy oferującej finansowanie w postaci leasingu. Taki mechanizm pozwala na uatrakcyjnienie oferty, ułatwienie procesu pozyskiwania klientów oraz w przyszłości pozwoli lepiej oceniać ryzyko działalności klienta celem pozyskania lepszych ofert od instytucji finansowych.

Dobre przygotowanie do stosowania RODO połączone z wykorzystaniem nowych mechanizmów jakie wprowadza ta regulacja może wbrew pozorom pomóc w prowadzeniu działalności gospodarczej, zwłaszcza takiej jak biuro rachunkowe, czyli związanej z przetwarzaniem dużej ilości danych klientów.

Mając na uwadze powyższe, z pewnością warto obserwować rynek i być otwartym na nowe możliwości, jakie oferuje rynek.

Przykładem takiego rozwiązania jest System Surf4Tax®, czyli aplikacja dla biur rachunkowych innowacyjna ale jednocześnie bezpieczna i bardzo prosta aplikacja dla biur rachunkowym, która umożliwia zgodną z RODO komunikację z instytucjami finansowymi. Dzięki niej biura rachunkowe mają możliwość rozszerzenia zakresu swoich usług o przygotowywanie ofert produktów finansowych dla swoich klientów prowadzących biznes (mowa o produktach pierwszej potrzeby dla przedsiębiorców, czyli leasingach, czy kredytach). Oczywiście biuro rachunkowe na tym zarabia ale - co szczególnie ważne - uczciwie i ze szczególnym naciskiem na ochronę danych osobowych swoich klientów.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

www.surf4tax.com