Pytanie: Jesteśmy małą firmą transportową. Zatrudniliśmy kierowcę (samochód ciężarowy do 3,5 t). Kierowca wyjeżdża w trasy, w ciągu miesiąca są to 3-4 trasy najczęściej do Rosji. Chciałabym się dowiedzieć jak prawidłowo naliczyć wynagrodzenie kierowcy i na podstawie, jakich dokumentów (z tego jak się zorientowałam nie musimy mieć kart drogowych ani tachografów). Trasy trwają od 2 do 4 dni, w pozostałe dni miesiąca pracownik wykonuje drobne prace przy samochodzie. Czytałam o systemie wynagradzania zadaniowym, ale nie wiem czy może być stosowany w naszym przypadku? Jak prawidłowo rozliczyć delegacje tego kierowcy i jakie dokumenty pracownik powinien mi przedstawić?

Odpowiedź:

Wysokość wynagrodzenia pracownika - kierowcy ustala się na podstawie jego ewidencji czasu pracy. Jak podkreśla Państwowa Inspekcja Pracy, prowadzona przez pracodawcę dokumentacja, bez względu na formę, powinna stanowić spójną i rzetelną ewidencję czasu pracy kierowcy, która umożliwi prawidłowe ustalenie jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, np. wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych, wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby, za urlop wypoczynkowy oraz inne usprawiedliwione nieobecności w pracy. Dlatego pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców niezależnie od stosowanego systemu czasu pracy i sposobu wynagradzania za godziny nadliczbowe i za pracę w porze nocnej.

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców w formie:

zapisów na wykresówkach;
wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności;
rejestrów opracowanych na podstawie tych dokumentów.

Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku instalowania w samochodzie tachografu cyfrowego - powinien prowadzić ewidencję kierowcy w formie karty ewidencji czasu pracy (nie ma ustawowego wzoru takiej karty).

1. Zadaniowy system wynagradzania kierowców - czy może być stosowany?

Może być zadaniowy czas pracy kierowcy. Wynagrodzenie wtedy będzie ustalane zgodnie z wymiarem czasu pracy kierowcy w danym okresie rozliczeniowym (przy stawce godzinowej), albo jako stała stawka miesięczna. Ustawa o czasie pracy kierowców wyraźnie stanowi, że warunki wynagradzania kierowców nie mogą przewidywać składników wynagrodzenia, których wysokość jest uzależniona od liczby przejechanych kilometrów lub ilości przewiezionego ładunku, jeżeli ich stosowanie mogłoby zagrażać bezpieczeństwu na drogach lub zachęcać do naruszania przepisów

Ustawa o czasie pracy kierowców stanowi, że do kierowców zatrudnionych w transporcie drogowym - a takiego kierowcy dotyczy pytanie - może być stosowany, w przypadkach uzasadnionych rodzajem wykonywanych przewozów lub ich szczególną organizacją, zadaniowy czas pracy.

Przepisy nie wskazują, co należy rozumieć pod pojęciem „uzasadniony rodzaj przewozów lub szczególna organizacja przewozów” - pracodawca ocenia samodzielnie dana sytuację, tak żeby mógł uzasadnić swoją decyzję w razie kontroli inspektora PIP. Na podstawie opisanego stanu faktycznego trudne jest ustalenie ewentualnej specyfiki przewozów w firmie pracodawcy.

Pracodawca musi pamiętać, że w systemie zadaniowego czasu pracy zadania przewozowe kierowcy ustala pracodawca w takim wymiarze, aby mogły być wykonane w ramach norm czasu pracy kierowcy (8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy) oraz z uwzględnieniem przepisów dotyczących przerw przeznaczonych na odpoczynek i okresów odpoczynku. Natomiast rozkład czasu pracy w okresie wykonywania danego zadania przewozowego ustala kierowca.

2. Jak prawidłowo rozliczyć delegacje tego kierowcy i jakie dokumenty pracownik powinien mi przedstawić?

Zgodnie z ustawą o czasie pracy kierowców - kierowcy w podróży służbowej, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 77⁵ § 3-5 ustawy Kodeks pracy, dalej: kp.

Kodeks pracy stanowi natomiast, że warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej zwykłego pracownika (nie sfery budżetowej) - określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Jednakże w przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera takich postanowień - a tak prawdopodobnie jest w przypadku opisanym w pytaniu - pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Przepisy rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, stanowią, że z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

diety;
zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów, innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Natomiast za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego limitu określonego w załączniku do powołanego rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.

W razie wyjazdów do Rosji dieta wynikająca z powołanego rozporządzenia to 50 USD a limit na nocleg - 130 USD.

Pismo GIP z 31 grudnia 2009 r., znak: GPP-459-4560-53/09/PE/RP, Rzeczpospolita DF.2010.22.3.

- art. 11, art. 17, art. 25, art.26 oraz art. 21a ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. nr 92, poz. 879, z późn. zm.),
- § 2 i § 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

Tekst opublikowany:

9 maja 2011 r.

Autor: Monika Frączek

Prawnik, autorka opracowań z zakresu prawa pracy. Od 1998 r. była głównym specjalistą w Departamencie Prawa Pracy, w Ministerstwie Pracy i Polityki Od 2003 r. pracowała w Wydziale Legislacji Departamentu Prawa Pracy. Uczestniczyła w pracach legislacyjnych w MPiPS i Parlamencie. Absolwentka Podyplomowego Studium Zbiorowych Stosunków Pracy i Zasobów Ludzkich, w Instytucie Socjologii Uniwersytetu Warszawskiego. Uczestnik Podyplomowego Studium Zagadnień Legislacyjnych prowadzonego na Uniwersytecie Warszawskim. Od wielu lat specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy. Autorka opracowań z zakresu prawa pracy kierowanych do pracowników kadr i działów personalnych, a także osób zarządzających. Obecnie prowadzi swoją firmę doradczą oraz prowadzi szkolenia z tematyki prawa pracy dla działów kadr, osób zarządzających oraz związków zawodowych, w szczególności z czasu pracy, dokumentacji pracowniczej, zgodnego z prawem zatrudniania i zwalniania pracowników, podnoszenia kwalifikacji zawodowych uprawnień rodzicielskich, problematyki pracy tymczasowej.