Czy utracona kaucja za butelki może być kosztem podatkowym? MF wyjaśnia

Kwestia podatkowej kwalifikacji wydatków poniesionych na  kaucję za butelki, w realiach funkcjonującego w Polsce od 1 października 2025 roku tzw. systemu kaucyjnego w gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi, była przedmiotem wyjaśnień Ministerstwa Finansów. Wspomniany resort udzielił ich w odpowiedzi na zapytanie mediów. 

W wystąpieniu do MF jedna z redakcji przedstawiła opis zdarzeń, które wywołują wątpliwości podatników pod kątem ich skutków w podatku dochodowym. Zgodnie z jego treścią, na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej podatnicy nabywają wodę w butelkach (np. na spotkania biznesowe z klientami w siedzibie firmy). W związku z tym są zobowiązani do zapłaty kaucji. Taka kaucja nie może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ podlega zwrotowi (brak jest jej więc charakteru ostatecznego, definitywnego).

Zdarza się jednak, że podatnik nie ma możliwości „odzyskania” ww. kaucji, jeśli np.:

• butelka zostanie zniszczona bądź zgubiona lub
• klient uczestniczący w spotkaniu zabierze ją.

Na tle zasygnalizowanych problemów redakcja zwróciła się do Ministerstwa  Finansów z pytaniem, czy w takiej sytuacji wartość utraconej kaucji może zostać zaliczona do kosztów podatkowych, a jeśli tak, to w którym momencie.

Do pytania tego Ministerstwo Finansów odniosło się w informacji z 28 kwietnia 2026 r. Została ona 29 kwietnia br. opublikowana na stronie systemu informacji celno-skarbowej „EUREKA” (ID informacji: 689061).

Resort  finansów zaakcentował w niej, że  w systemie kaucyjnym  kaucja  ma charakter zwrotny. W związku z tym – na gruncie podatków PIT oraz CIT – zapłacona kaucja jako świadczenie nieponiesione definitywnie, co do zasady, nie stanowi przychodu ani  kosztu uzyskania przychodów.

W ocenie MF nie można jednak, w oderwaniu od konkretnego stanu faktycznego, jednoznacznie przesądzić, że uiszczona kaucja nigdy nie będzie spełniać kryteriów kosztu podatkowego. Powoławszy się na oficjalną definicję tych kosztów (określoną w art. 22 ust. 1 ustawy PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy CIT) ministerstwo stwierdziło, że na gruncie ustaw o podatkach dochodowych kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest:

• osiągnięcie,
• zabezpieczenie albo
• zachowanie

– źródła przychodów danego podatnika. Jednocześnie wydatki te nie mogą występować w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych (wymienionych w art. 23 ustawy PIT oraz w  art. 16 ustawy CIT). Stosowne wydatki muszą też być odpowiednio udokumentowane.

Jednocześnie MF zastrzegło, że  prawidłowa ocena możliwości zaliczenia tego typu wydatków do kosztów podatkowych, jest możliwa wyłącznie po ustaleniu wszystkich okoliczności faktycznych towarzyszących indywidualnej sprawie. Dopiero po dokonaniu takiej oceny można również – w warunkach konkretnej sprawy – rozpatrywać ewentualną datę poniesienia omawianych wydatków.

• W świetle wyjaśnień udzielonych przez Ministerstwo Finansów, uiszczona przez przedsiębiorcę  kaucja za butelki, z powodu jej zwrotnego charakteru co do zasady nie stanowi kosztu podatkowego.

• Jeżeli podatnik nie może jej odzyskać, np. w wyniku uszkodzenia, zgubienia butelki bądź zabrania jej przez uczestnika spotkania biznesowego, to taki koszt może być przez niego rozpoznany. Według MF, w praktyce będzie to zależeć od faktycznych okoliczności sprawy.