Koszty niepodatkowe a zarządzanie finansami firmy

Dodano: 17 stycznia 2017
dyrektor

Zarządzanie finansami firmy w dużej mierze opiera się na rozwiązywaniu kwestii podatkowych. Wiesz dobrze, jak często przepisy w tej materii są narażone na zmiany oraz różne - często sprzeczne - interpretacje organów podatkowych. Błędy w przyjętych rozwiązaniach podatkowych mogą dużo kosztować, czasem nawet doprowadzić do bankructwa firmy. Nasi eksperci pomogą Ci znaleźć jak najlepsze rozwiązania dotyczące efektywnego zarządzania kosztami.

Upewnij się, co to jest koszt niepodatkowy

Analiza kosztów jest jednym z Twoich ważniejszych zadań. Temu zagadnieniu poświęca się w każdej firmie szczególnie dużo czasu. Wpływając na poziom kosztów, masz możliwość regulacji dochodu finansowego. Zasadnicze pytanie: jak efektywnie zarządzać kosztami - wiąże się również z pewną kategorią kosztów, która nosi nazwę „koszty niepodatkowe". Wyjaśniając definicję kosztów niepodatkowych, najpierw powinieneś odpowiedzieć sobie na pytanie - co to jest koszt podatkowy.

Kosztem podatkowym jest każdy koszt poniesiony przez firmę w związku z prowadzoną działalnością, o ile ustawa podatkowa w sposób jasny nie wyłącza go z kategorii kosztów uzyskania (art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 ustawy o podatku do­chodowym od osób prawnych, dalej updop, oraz art. 22 i art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej updof).

Pojęcie kosztów niepodatkowych wynika zaś bezpośrednio ze zderzenia dwóch regulacji prawnych - ustaw o podatkach dochodowych (updop oraz updof) oraz ustawy o rachunkowości i przepisów do niej wykonawczych.

Samo pojęcie kosztów niepodatkowych jest - wbrew nazwie - kategorią ściśle podatkową. Tylko ustawy podatkowe (regulujące opodatkowanie podatkami dochodowymi), poprzez wyliczenie kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodu, tworzą kategorię „kosztów niepodatkowych" i w zasadzie tylko na potrzeby podatkowe możemy w ogóle mówić o kosztach niepodatkowych.

Zwróć uwagę, że w wyniku wprowadzenia kategorii „kosztu niepodatkowego", będącego różnicą pomiędzy wynikiem finansowym (bilansowym) a dochodem (do potrzeb podatkowych), ustawodawca doprowadza do zawyżania podstawy opodatkowania podatkami dochodowymi i tym samym zwiększa bieżące obciążenia podatkowe podatników. Koszty niepodatkowe należą do tzw. kosztów rachunkowych, co oznacza, że powinieneś je uwzględniać dla potrzeb bilansowych. Nie pomniejszają one jednak dochodu firmy, zatem są podatkowo nieefektywne.

WAŻNE

Część kosztów, które są niepodatkowe nigdy nie będzie mogła pomniejszyć podstawy opodatkowania – tworzą one tzw. różnice trwałe np. koszty reprezentacji czy kary i grzywny. Ale są też takie, które w kolejnych latach, po spełnieniu dodatkowych warunków będą mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Tworzą one tzw. różnice przejściowe i można tu wskazać np. koszty niezapłaconych odsetek od kredytów czy wynagrodzenia z umów cywilnoprawnych.

Pamiętaj przy tym, że zaliczenie konkretnego kosztu do kosztów uzyskania jest zawsze fakultatywne, tzn. nawet jeżeli ustawa podatkowa dopuszcza zaliczenie danej kategorii do kosztów uzyskania, to nie masz obowiązku takiego zaliczania. Zasada ta oczywiście nie działa w drugą stronę - jeżeli ustawa podatkowa wyraźnie wyłącza dany koszt z kosztów uzyskania, to nie można takiego zakazu skutecznie „obejść".

Koszty uzyskania a koszty niepodatkowe

Przykładowe zestawienie niektórych kosztów stanowiących koszty uzyskania - oraz niebędących takimi kosztami - przedstawia poniższa tabela:

Koszty uzyskania a koszty niepodatkowe

Tabela 1. Przykłady kosztów

Koszt uzyskania

 

Koszty niepodatkowe

Odpisy amortyzacyjne samochodów osobowych, ale naliczone od ceny nieprzekraczającej równowartości 20.000 euro

Odpisy amortyzacyjne samochodów osobowych naliczane od wartości powyżej  20.000 euro

Koszty używania samochodów niebędących własnością pracodawcy – z wyjątkiem aut w leasingu (art. 23 ust. 1 pkt 36 updof. art. 16 ust. 1 pkt 30 updop)

Do wysokości ryczałtu przewidzianej w przepisach lub kwot wynikających z ewidencji przebiegu pojazdu(rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r.)

Powyżej wysokości normatywnej albo w sytuacji, gdy brak wymaganych oświadczeń

Przykładowe koszty pracownicze (np. art. 23 ust. 1 pkt 57 i 60 updof albo art. 16 ust. 1 pkt 59 luli 65 updop)

Płace oraz świadczenia pozapłacowe w wysokości ustawowej np. obowiązko­we składki na ubezpieczenia społeczne, nagrody – termin ich uznania za koszty podatkowe zależy od terminowości postawienia tych świadczeń do dyspozycji pracowników lub zapłaty składek ZUS

Świadczenia pozapłacowe w wysokości przekraczającej wartości normatywne, niepłacone wynagrodzenia z umów cywilnoprawnych

Rezerwy (art. 23 ust. 1 pkt 22 updof. Art. 16 ust. 1 pkt 27 w związku / pkt 26 updop)

Tworzone na podstawie i w bezpośrednim związku z obowiązującymi przepisami prawa. Z wyłączeniem przepisów bilansowych

Utworzone na podstawie ustawy o rachunkowości lub tworzone przez podatnika bez wyraźnej podstawy prawnej, z wyłączeniem niektórych rezerw na wierzytelności stracone w bankach

   Inne

Koszty przeznaczone na reklamę, o ile reklama jest związana z działalnością gospodarczą podatnika (art. 23 USt 1 pkt 23 updof. art. 16 ust. 1 pkt 28 updop)

Koszty reprezentacji (art. 23 USt 1 pkt 23 updof. art. 16 ust. 1 pkt 28 updop)

 

Kary umowne, odszkodowania, karne odsetki lub karne opłaty (art. 23 ust. 1 pkt 16 i 19 updof. art. 16 ust. 1 pkt 19 i 22 updop)

Zapłacone odsetki i ujemne różnice kursowe

Naliczono memoriałowo odsetki i różnice kursowe

TRZY PODSTAWOWE TYPY KOSZTÓW NIEPODATKOWYCH

Co do zasady można wyróżnić trzy podstawowe grupy kosztów, które przez ustawodawcę nie są zaliczane do kosztów podat­kowych (kosztów uzyskania przychodu). Pomożemy Ci teraz przeanalizować każdą kolejną grupę.

  1. Koszty związane z nabyciem składników majątku

Do pierwszej grupy zaliczyć możesz koszty związane z na­byciem składników majątku,.

Takim nakładem jest koszt nabycia nieruchomości gruntowej (z wyjątkiem sytuacji, w których działalność Twojej firmy polega na obrocie nieruchomościami), Nakład  ten stanie się kosztem podatkowym dopiero gdy sprzedana zostanie ta nieruchomość a więc np. za kilkadziesiąt lat.

W tym miejscu warto zaznaczyć, że ustawodawca wychodzi z założenia, że nabywana nieruchomość  nie traci na wartości. Jest to związane z dość specyficznym charakterem tego typu składników majątkowych, które wymagają szczególnego traktowania podatkowego.

Jeśli prowadzona jest działalność niepodlegająca opodatkowaniu podatkiem dochodowym np. działalność rolnicza i leśna to kosztów prowadzenia tej działalności i nakładów ponoszonych na zakup składników majątkowych z nią związanych nigdy nie zaliczysz do kosztów uzyskania przychodów.

  1. Nakłady majątkowe, których podatkowy charakter może być rozłożony w czasie

Druga grupa wielkości będących kosztami niepodatkowymi skupia te koszty, które stanowią (tylko w ściśle określonych przypadkach lub granicach) koszt podatkowy, choć niekiedy podatkowy charakter takiego kosztu może być rozłożony w czasie lub ograniczony zdefiniowanymi przez przepisy limitami.

Charakterystycznymi przykładami tego typu kosztów są koszty związane z nabywaniem środków trwałych( innych niż grunty)  lub wartości niema­terialnych i prawnych.

Zwróć tutaj uwagę, że o ile z punktu bilansowego ponosisz nakład jednorazowy – wydatek na zakup aktywa, to w zakresie podatkowym koszt uzyskania podlega rozłożeniu w czasie, w którym to możesz zaliczyć do kosztów raty amortyzacyjne..

Dla kosztów grupy drugiej (czyli kosztów związanych z nabywa­niem środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych) ustawodawca określił w niektórych przypadkach limity kosztów, które Twoja firma może zaliczyć do kosztów podatko­wych. Należy tu wskazać przede wszystkim amortyzację samochodów osobowych – limit odpisów podatkowych to równowartość 20.000 euro. Nie można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów odpisów od tej części  środków trwałych które zostały zakupione za środki z dotacji unijnych czy też wniesione zostały jako aport na kapitał zapasowy ( tzw agio)

W związku z tym przekroczenie limitu powoduje, że kwota nadwyżki nie wpływa na podstawę opodatkowania, choć z punktu widzenia pra­wa bilansowego oczywiście cały czas jest kosztem.

  1. Koszty z przyczyn aksjologicznych wyłączone z kosztów uzyskania

Do trzeciej grupy kosztów niepodatkowych należą te koszty, którym ustawodawca odmawia charakteru podatkowego z przyczyn wyłącznie aksjologicznych, nie ustanawiając przy tym żadnych limitów. Grupa ta charakteryzuje się najmniejszą jednorodnością.

Obok kosztów, których ponoszenie jest sprzeczne z porządkiem prawnym (i których ponoszenia raczej nie powinniśmy w żad­nym wypadku zakładać), znajdują się w tej grupie na przykład koszty. świadczeń na rzecz członków organów nadzorujących czy tzw składki ZUS dotyczące wynagrodzenia pracowników  z zysku.

Taki charakter mają także - niestety kary i niektóre odszkodowania, nakłady na reprezentację czy odpisy na fundusze tworzone dobrowolnie przez pracodawców. Do takich kosztów zalicza się także nieopłacone kasowo odsetki i w większości przypadków ujemne różnice kursowe oraz niezapłacone na dzień ustalania dochodu wynagrodzenia z umów zlecenia czy o dzieło. Od 1 stycznia 2017 r musisz zwrócić uwagę czy zapałty dokonujesz w firmie przelewem bowiem gotówkowe uregulowanie kosztów, gdy wartość transakcji przekracza 15.000 zł pozbawi cię definitywnie możliwości rozliczenia tego zakupu w kosztach podatkowych.

UWARUNKOWANIA PONOSZENIA KOSZTÓW NIEPODATKOWYCH

Wymienione wcześniej grupy kosztów niepodatkowych określają te koszty, które z racji swego zaistnienia powodują brak możliwości ich odliczenia od dochodu podatkowego. Jednak zauważ, że w praktyce, ze względu na uwarunkowania zewnętrzne, decyzja o poniesieniu kosztu niepodatkowego może być w pełni racjonalna i korzystna ekonomicznie.

Powinieneś zatem pamiętać, że samo poniesienie kosztu nie­podatkowego nie jest niczym złym. Oczywiście tylko w przypadku gdy nie usiłujesz, wbrew obowiązującym przepisom, zaliczyć określonych kosztów, zmniejszających nielegalnie Twoją podstawę opodatkowania, do kosztów uzyskania przy­chodu.

W istocie samo ponoszenie kosztów nie jest w żaden sposób zakazane, co więcej - może okazać się korzystne w dłuższym okresie.

Rozwiązania podatkowe przyjęte zarówno w ustawie o podatku osobowym od osób fizycznych, jak i od osób prawnych powo­dują, że często w praktyce bez znaczenia jest, czy poszczegól­ny poniesiony koszt będzie przez Twoją jednostkę zaliczony w koszty podatkowe, czy też nie.

W sytuacji gdy Twoja firma rozlicza wysokie straty z poprzednich lat podatkowych, konsumujące w całości bieżące dochody, to wówczas możesz swobodnie, z podatkowego punktu widzenia, dysponować kosztami o charakterze niepodatkowym. W takiej sytuacji, już z góry zakładając, że bieżące koszty nie zmieniają standingu podatkowego Twojej firmy, możesz podjąć decyzję o rozmyślnym poniesieniu kosz­tów niepodatkowych, na przykład alokując te koszty na inwestycje w nieruchomości albo na reklamę niepubliczną do szerokiego kręgu odbiorców.

Wprowadzając restrykcyjny katalog kosztów niestanowiących kosztu uzyskania przychodu (zobacz odpowiednio art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych lub art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), ustawodawca dość wyraźnie wskazał, że pono­szenie kosztów niepodatkowych nie jest działaniem o cha­rakterze przestępczym lub błędnym z ekonomicznego punktu widzenia.

Z uwagi na brzmienie obowiązujących przepisów prawa istnieją tylko dwie konsekwencje poniesienia przez Twoją firmę kosztu niepodatkowego: - konieczność wykazania takiego kosztu i udokumentowania go do­wodem księgowym dla potrzeb bilansowych (rachunkowych) oraz jednocześnie, - brak korzyści prawno podatkowej w postaci zmniejszenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym i w rezultacie brak wpływu na wysokość płaconego przez Twoją jednostkę podatku.

WPŁYW KOSZTÓW NIEPODATKOWYCH NA WYNIK FINANSOWY FIRMY

Zgodnie z nazwą i wcześniejszymi uwagami, koszty niepodatkowe nie wpływają na rozliczenia podatkowe Twojego przed­siębiorstwa. Ale ich ponoszenie ma oczywiście odwzorowanie w wyniku finansowym (bilansowym), polegające na zmniej­szeniu wysokości zysku lub zwiększeniu wysokości straty bilansowej.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości bilans firmy, w odróżnieniu od rachunkowości prowadzonej dla celów podatkowych, stanowi odzwierciedlenie faktycznej sytuacji finansowej określonego przedsiębiorcy. Z tego też względu, niezależnie od kwalifikacji podatko­wych, każdy koszt powinien znaleźć w nim swoje odzwierciedlenie.

Oczywiście, co do zasady, każdy przedsiębiorca zwykle dba o maksymalizację zysku (przede wszystkim bilansowego, zmniejszanie podstawy opodatkowania jest bowiem równie celowe, co legalne), tym niemniej niekiedy warto rozważyć ce­lowość zmniejszenia wysokości zysku bilansowego w związku z ponoszeniem kosztów, w tym ponoszenia kosztów niepodatkowych.

Tego typu decyzja może być istotna zwłaszcza w początkowych okresach istnienia przedsiębiorstwa, kiedy właściciele nie zakładają osiągania szybkich zysków, koncentrując się w zamian na zapewnieniu firmie silnych podstaw do dalszego rozwoju.

Zwróć uwagę, że w szczególności w przypadku osób prawnych ewentualne dywidendy dla udziałowców są wypłacane z czystego zysku.

W przypadku przeznaczenia niepodzielonego zysku na in­westycje pula środków mających stanowić dywidendę ulega zmniejszeniu, aż do momentu, w którym przedsiębiorstwo w ogóle nie przynosi zysku.

Jak już zaznaczyliśmy wcześniej - może jednak okazać się, że dla zapewnienia większej konkurencyjności w przyszłości udziałowcy zgodzą się nawet na całkowite przeznaczenie środ­ków, które mogliby otrzymać w ramach dywidend, na rozwój i promocję przedsiębiorstwa.

Oczywiście zysk przedsiębiorstwa może równie dobrze zos­tać rozdysponowany w ramach inwestycji stanowiących koszt uzyskania przychodów i tym samym zmniejszyć dodatkowo wysokość obciążeń podatkowych Twojego przedsiębiorstwa, ale w konkretnych okolicznościach ekonomicznych może okazać się, iż koszt mniej korzystny podatkowo jest dużo bardziej efektywny (np. ponoszenie nakładów na promocję i marketing niepubliczny).

GRANICE WYKORZYSTYWANIA KOSZTÓW NIEPODATKOWYCH

Zauważ, że ustawodawca nigdzie nie zawarł ograniczeń możliwości ponoszenia nakładów niewchodzących w koszty podatkowe. Powinieneś jednak kierować się zarówno efektywnością ekonomiczną, jak i uwzględnić przy ponoszeniu kosztów niepodatkowych możliwe reakcje udziałowców Twojej firmy, jak również organów władz publicznych.

O ile udziałowcy mogą nawet przez długi okres rezygnować z dywidendy - w nadziei na maksymalizację przyszłych wyni­ków finansowych działalności przedsiębiorstwa, o tyle organy państwa (publiczne) - w szczególności podatkowe - mogą stać się podejrzliwe, jeżeli przez dość długi okres działalności - mimo terminowego uiszczania podatków przez Twoją jed­nostkę - będzie się jednocześnie wykazywać słabe wyniki bilansowe.

Oczywiście teoretycznie przepisy prawa nie zabraniają ta­kiego działania, ale trwająca długi okres taka rozbieżność może stać się przesłanką do wszczęcia w stosunku do Twojej firmy postępowań sprawdzających, zarówno w zakresie po­datkowym (czy skarbowym), jak i z uwagi na podejrzenie prania brudnych pieniędzy.

W praktyce szczególną uwagę powinieneś zwracać na koszty przekra­czające dopuszczalne granice kosztów podatkowych - w szczególności na rozliczenia rat amortyzacyjnych (zarówno dotyczące środków trwałych, jak i wartości niematerialnych i prawnych). Urzędnicy aparatu skarbowego znani są także ze skrupulatności w sprawdzaniu rozliczeń związanych z kosztami transportu.

W przypadku przedsiębiorców rozpoczynających działalność przedmiotem szczególnej uwagi mogą także być niepodatkowe koszty związane z nakładami przeznaczonymi na reklamę niepubliczną i promocję, a także wysokie ponadnormatywne świadczenia pozapłacowe.

Szczególną ostrożność należy zachować także w przypadku za­ciągania od dominujących udziałowców wysokich (oraz wysoko oprocentowanych) pożyczek, z uwagi na próbę ograniczania przez ustawodawcę zjawiska tzw. cienkiej kapitalizacji (art. 16 ust. 1 pkt 60 updop).

Pamiętaj, że - o ile jesteś prywatnym przedsiębiorcą - zasad­niczo aparat skarbowy nie będzie podczas kontroli sprawdzał poziomu czy sensowności kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu. Przedsiębiorcy prywatni, samodzielnie ponosząc ryzyko ekonomiczne, nie są zobowiązani do maksy­malizacji zysków.

Dlatego przedmiotem kontroli będzie przede wszystkim zgod­ność postępowania przedsiębiorcy z przepisami prawa podat­kowego - w tym prawidłowość kwalifikacji przedmiotowych kosztów jako kosztów podatkowych. Z tego względu wszelkie koszty podatkowe muszą być zawsze udokumentowane zgodnie z wymaganiami prawa podatkowego.

Oczywiście musisz pamiętać, że również koszty stanowiące koszty niepodatkowe powinny być udokumentowane, ale wy­mogi wynikające z przepisów bilansowych są bardziej liberalne od regulacji podatkowych.

Warto zapamiętać

  • Ponoszenie kosztów niepodatkowych może być ekonomicz­nie uzasadnione przesuniętymi w przyszłość korzyściami dla Twojej firmy. Koszty niepodatkowe nie zmniejszają obciążeń podatkowych ponoszącego je przedsiębiorcy, ale zmniejszają zysk bilansowy.
  • Koszty niepodatkowe są zwykle nieuniknioną konsekwencją prowadzonej działalności i restrykcyjnych przepisów podatkowych. Jednocześnie koszty te powinny być racjonalne i mieć na celu przyszłe zyski firmy.
  • Koszty podatkowe powinny być zawsze odpowiednio udokumentowane.

 

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz

Najnowsze porady

© PortalFK.pl
Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.

Przetestuj Portal FK przez 24 godziny za DARMO - otrzymasz dostęp do wszystkich treści Przetestuj Portal FK »

x
wiper-pixel