Czy księgowość Twojej spółki jest prowadzona prawidłowo? 7 sygnałów, że warto przeprowadzić audyt

Niektóre problemy pozostają niewidoczne przez wiele miesięcy. Błędna kwalifikacja kosztów, nieprawidłowo ujęte środki trwałe, różnice w rozrachunkach czy niewłaściwe rozliczenie podatkowe mogą ujawnić się dopiero podczas kontroli, badania sprawozdania, zmiany biura rachunkowego albo przygotowania firmy do sprzedaży.

Dlatego księgowość spółek warto okresowo weryfikować – szczególnie gdy przedsiębiorstwo szybko się rozwija albo przechodzi istotne zmiany.

Jednym z narzędzi pozwalających sprawdzić stan rozliczeń jest audyt księgowy. Nie musi być reakcją na problem. Może służyć do jego wykrycia, zanim zacznie powodować poważniejsze konsekwencje.

Jednym z pierwszych sygnałów ostrzegawczych jest sytuacja, w której zarząd otrzymuje od księgowości przede wszystkim informację o wysokości podatku do zapłaty.

To za mało, aby świadomie zarządzać spółką.

Prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych powinno pozwalać uzyskać informacje dotyczące m.in. wyniku finansowego, należności, zobowiązań, majątku czy struktury kosztów.

Jeżeli dane w raportach są niezrozumiałe, pojawiają się w nich trudne do wyjaśnienia różnice albo zarząd nie jest w stanie ustalić, skąd wynika konkretny wynik, warto przyjrzeć się księgom dokładniej.

Problem nie zawsze musi oznaczać błędy. Czasami przyczyną jest sposób organizacji księgowości, plan kont niedostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa albo niewystarczający zakres raportowania.

Audyt może pomóc ustalić, gdzie znajduje się źródło problemu.

Korekta sama w sobie nie oznacza, że księgowość jest prowadzona nieprawidłowo.

Błędy w dokumentach zdarzają się, kontrahenci wystawiają faktury korygujące, a przedsiębiorstwo może otrzymać dodatkowe informacje już po zakończeniu danego okresu.

Inaczej należy jednak ocenić sytuację, gdy korekty deklaracji i zapisów księgowych pojawiają się regularnie, dotyczą podobnych zagadnień albo obejmują znaczne kwoty.

Może to wskazywać na problem z obiegiem dokumentów, przyjętymi zasadami księgowania lub interpretacją określonych transakcji.

W takim przypadku audyt księgowy pozwala spojrzeć na problem szerzej niż przez pryzmat pojedynczej korekty.

Celem powinno być nie tylko poprawienie konkretnego błędu, ale również ustalenie, dlaczego powstał i czy podobne nieprawidłowości występują w innych okresach.

Procesy, które dobrze działały przy niewielkiej skali działalności, nie zawsze sprawdzą się po kilku latach intensywnego rozwoju.

Przybywa dokumentów, pracowników, rachunków bankowych, środków trwałych i kontraktów. Firma może rozpocząć sprzedaż zagraniczną, korzystać z nowych źródeł finansowania albo przeprowadzać transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi.

Tymczasem sposób przekazywania dokumentów i organizacja księgowości pozostają niezmienione.

To moment, w którym warto sprawdzić, czy prowadzenie ksiąg rachunkowych nadal odpowiada rzeczywistej skali i specyfice przedsiębiorstwa.

Nie chodzi wyłącznie o zgodność z przepisami.

Księgowość powinna również dostarczać zarządowi informacji potrzebnych do zarządzania rozwijającą się organizacją.

Zmiana podmiotu prowadzącego księgowość jest dobrym momentem na uporządkowanie dotychczasowych rozliczeń.

Nowe biuro przejmuje bowiem dane wynikające z ksiąg prowadzonych wcześniej. Jeżeli występują w nich niezgodności, problemy mogą przejść razem z dokumentacją do kolejnego podmiotu.

Przed rozpoczęciem współpracy warto więc sprawdzić m.in. salda rozrachunków, ewidencję środków trwałych, sposób ujęcia istotnych transakcji czy zgodność danych wynikających z poszczególnych ewidencji.

Pozwala to wyznaczyć wyraźny moment rozpoczęcia nowej obsługi.

Dzięki temu nowe biuro nie musi po kilku miesiącach ustalać, czy wykryta różnica powstała już wcześniej, czy jest związana z bieżącym okresem.

W takich sytuacjach jakość danych finansowych nabiera szczególnego znaczenia.

Potencjalny inwestor, kupujący lub instytucja finansująca może chcieć dokładnie sprawdzić sytuację przedsiębiorstwa.

Jeżeli podczas analizy pojawiają się niezgodności w rozrachunkach, niewyjaśnione salda albo problemy z dokumentacją, mogą powstać dodatkowe pytania dotyczące wiarygodności przedstawionych danych.

Dlatego przygotowania warto rozpocząć odpowiednio wcześniej.

Audyt księgowy może wskazać obszary wymagające uporządkowania przed rozpoczęciem właściwego procesu transakcyjnego.

Daje to spółce czas na wyjaśnienie niezgodności i uzupełnienie dokumentacji, zamiast reagowania dopiero na pytania drugiej strony.

Nie każdy problem jest problemem czysto księgowym.

Spółka może prawidłowo posiadać dokument potwierdzający transakcję, ale nadal wymagać analizy jej skutków podatkowych.

Dotyczy to szczególnie bardziej złożonych operacji, np. reorganizacji, finansowania spółki, rozliczeń ze wspólnikami, transakcji zagranicznych czy współpracy z podmiotami powiązanymi.

Wtedy znaczenie ma doradztwo podatkowe.

Księgowy odpowiada za prawidłowe ujęcie zdarzenia w księgach i rozliczeniach w ramach powierzonego zakresu. Doradca podatkowy Wrocławmoże natomiast przeanalizować skutki podatkowe konkretnego rozwiązania, wskazać ryzyka oraz pomóc zaplanować sposób przeprowadzenia transakcji.

Najlepszy efekt daje współpraca obu obszarów.

Jeżeli doradca analizuje planowaną operację przed jej wykonaniem, pełna księgowość Wrocław otrzymuje później informacje pozwalające odpowiednio ją rozliczyć.

W przedsiębiorstwie można przez lata poprawnie wykonywać poszczególne czynności i jednocześnie nie zauważyć problemu widocznego dopiero po spojrzeniu na cały proces.

Każdego miesiąca księgowane są faktury, przygotowywane rozliczenia i zamykane kolejne okresy.

Jeżeli jednak nikt nie analizuje całości, pewne nieprawidłowości mogą się powtarzać.

Właśnie dlatego audyt nie powinien być kojarzony wyłącznie z sytuacją kryzysową.

Może mieć charakter profilaktyczny.

Pozwala sprawdzić, czy przyjęte zasady są prawidłowo stosowane, czy dane są spójne i czy dokumentacja odpowiada zapisom znajdującym się w księgach.

Oba obszary są ze sobą powiązane, ale mają inne zadania.

Audyt księgowy Wrocław koncentruje się na weryfikacji ksiąg, dokumentacji oraz sposobu ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w przyjętym zakresie.

Doradztwo podatkowe dotyczy natomiast podatkowych konsekwencji działalności przedsiębiorstwa.

W praktyce podczas analizy księgowości może zostać zauważone zagadnienie, które wymaga dodatkowej oceny podatkowej. Może być również odwrotnie – analiza podatkowa może wskazać, że określony sposób rozliczenia wymaga zmiany w księgach.

Dlatego szczególnie w przypadku księgowości spółek istotna jest możliwość współpracy osób prowadzących księgi z doradcami podatkowymi.

Pozwala to uniknąć sytuacji, w której każdy specjalista widzi tylko fragment problemu.

Nie.

Celem audytu nie musi być szukanie argumentów za zakończeniem współpracy z dotychczasową księgowością.

Wyniki mogą wskazać zarówno konkretne nieprawidłowości, jak i obszary wymagające jedynie usprawnienia.

Problem może wynikać np. ze sposobu przekazywania dokumentów przez samą spółkę, niewystarczającego przepływu informacji albo niejasnego podziału obowiązków.

Dlatego po zakończeniu analizy warto przede wszystkim ustalić przyczynę problemu i sposób jego rozwiązania.

Czasami wystarczy zmiana procedury. W innych przypadkach potrzebne będzie skorygowanie rozliczeń, dodatkowe doradztwo podatkowe albo zmiana zakresu usług świadczonych przez biuro rachunkowe.

Zakres potrzebnych dokumentów zależy od celu analizy.

Inaczej będzie wyglądał audyt przed zmianą biura rachunkowego, inaczej przygotowanie do sprzedaży przedsiębiorstwa, a jeszcze inaczej weryfikacja konkretnego obszaru rozliczeń.

Na początku warto więc określić, dlaczego audyt jest przeprowadzany i jakie okresy powinien obejmować.

Następnie można przygotować księgi, ewidencje, deklaracje, sprawozdania oraz dokumenty źródłowe dotyczące analizowanych transakcji.

Ważne jest również wskazanie obszarów, które już wcześniej budziły wątpliwości zarządu.

Dzięki temu analiza może koncentrować się nie tylko na formalnej poprawności danych, ale również na problemach istotnych z perspektywy konkretnego przedsiębiorstwa.

Prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest podstawą wiarygodnej informacji finansowej w spółce.

Nie oznacza to jednak, że raz przyjęty sposób prowadzenia księgowości nie wymaga późniejszej weryfikacji.

Rozwój firmy, zmiana modelu działalności, nowe rodzaje transakcji, planowana sprzedaż przedsiębiorstwa czy zmiana biura rachunkowego mogą być dobrym momentem na audyt księgowy.

Jeżeli podczas analizy pojawią się zagadnienia podatkowe, potrzebny może być również doradca podatkowy.

Połączenie księgowości i doradztwa podatkowego pozwala spojrzeć na rozliczenia szerzej – nie tylko sprawdzić, jak dana operacja została zaksięgowana, ale również ocenić jej konsekwencje podatkowe.

W ILT łączymy obsługę księgową z doradztwem podatkowym i prawnym. Dzięki temu możemy analizować problemy przedsiębiorstwa z kilku perspektyw i wskazywać obszary wymagające uporządkowania.

Jeżeli Twoja spółka szybko się rozwija, planuje zmianę księgowości, większą transakcję albo po prostu chcesz zweryfikować dotychczasowe rozliczenia, skontaktuj się z nami. Ustalimy, jaki zakres analizy będzie odpowiedni dla Twojej firmy.