Zbiorcze zapisy w ewidencji VAT oraz plikach JPK_VAT

Z obowiązującego od 1 stycznia 2017 r. brzmienia art. 109 ust. 3 ustawy o VAT wynika, że ewidencja VAT powinna zawierać dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej, którymi są w szczególności:

1)      dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania,

2)      dane niezbędne do określenia wysokości kwoty podatku należnego oraz korekt podatku należnego,

3)      dane niezbędne do określenia kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego oraz korekt podatku naliczonego,

4)      dane niezbędne do określenia kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu,

5)      inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Zwrócić należy uwagę na ostatni z punktów, tj. wymóg wskazywania w  ewidencji VAT innych danych służących identyfikacji poszczególnych transakcji. Do końca 2016 r. wskazywanie takich danych w ewidencji VAT nie było, co do zasady, konieczne.

Wymóg ten powoduje, że – przynajmniej zdaniem organów podatkowych - od 1 stycznia 2017 r. w ewidencji VAT powinny być wykazywane również faktury wystawiane po wystawieniu paragonu dotyczące transakcji dokonywanych na rzecz podatników (w uproszczeniu – firm).

Jak czytamy w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 21 listopada 2016 r. (sygn. 1462-IPPP2.4512.748.2016.1.RR):

„(…)Wnioskodawca nie będzie mógł (jak dotychczas) sprzedaży na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą ujmować w rejestrze sprzedaży VAT pod pozycją stanowiącą obrót wynikający z miesięcznego raportu fiskalnego sprzedaży dla wszystkich klientów (zarówno osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jak i podmiotów prowadzących działalność gospodarczą), ponieważ każdemu podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą przypisany jest inny numer identyfikatora podatkowego. Zatem w rejestrze sprzedaży fakturę VAT dokumentującą sprzedaż paliwa na rzecz konkretnego kontrahenta prowadzącego działalność gospodarczą Spółka powinna ująć w odrębnej pozycji, zawierającej wszystkie elementy wskazane w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT”.

Inaczej ma się rzecz w przypadku faktur wystawianych osobom prywatnym, kiedy to numer VAT (czyli NIP) kontrahenta nie jest, co do zasady, wskazywany. Powoduje to, że w takich przypadkach nie jest konieczne wykazywanie faktur wystawionych do sprzedaży udokumentowanej paragonem również w ewidencji VAT. Takie też stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w cytowanej powyżej interpretacji indywidualnej z dnia 21 listopada 2016 r. (sygn. 1462-IPPP2.4512.748.2016.1.RR), w której czytamy, że: „(…) Strona nie ma i nie będzie miała (od 1 stycznia 2017 r.) obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych udokumentowanej fakturami VAT (z podpiętymi paragonami) w innych niż kasa rejestrująca ewidencjach VAT”.

 Wskazany wymóg wyłącza również według mnie możliwość zbiorczego księgowania faktur w ewidencji VAT. Zapisy takie nie zawierają bowiem danych służących identyfikacji poszczególnych transakcji.

Uważam zatem, że w przedstawionej sytuacji koniczne jest odrębne księgowanie w ewidencji VAT faktur (w tym faktur wystawianych po wystawieniu paragonu) wystawianych osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą. W konsekwencji konieczne jest odrębne ujmowanie takich faktur w plikach JPK_VAT.

Nie jest natomiast konieczne księgowanie w ewidencji VAT faktur wystawianych po wystawieniu paragonu osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. W zakresie tym zapisy w ewidencji VAT mogą być dokonywane zbiorczo na podstawie raportów fiskalnych. Podobnie ma się rzecz, jeżeli chodzi o treść plików JPK_VAT.