Wysyłka próbek do UE a VAT – kiedy nie powstaje obowiązek podatkowy

W ustawie o VAT przewidziano szczególne zasady dla nieodpłatnego przekazywania próbek. Stosuje się je także, jeśli towar jest wysyłany do innego państwa Unii Europejskiej.

Nieodpłatne przekazania towarów w ramach UE mogą stanowić wewnątrzwspólnotowe dostawy towary (WDT) – w pełni analogicznie do transakcji za wynagrodzeniem.

Czynność objęta podatkiem VAT nie wystąpi jednak, jeśli dany towar jest klasyfikowany jako próbką.

Za próbkę uznaje się pojedynczy egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość , które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci. Aby przekazanie towaru mogło zostać uznane za nieodpłatne przekazanie próbki, muszą być spełnione dwa podstawowe warunki:

• przekazanie ma na celu promocję towaru,
• przekazanie nie służy zasadniczemu zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego.

(art. 7 ust. 7 ustawy o VAT).

W każdym przypadku trzeba sprawdzić, przekazanie egzemplarza ma na celu

ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci. Wydanie zwykle powinno mieć miejsce w ramach transakcji, gdzie chodzi o większą ilość egzemplarzy (które będą docelowo sprzedawane). Aby dodatkowo spełnić wymóg identyfikacji, towar powinien być wyraźnie oznaczony, np. napisem „egzemplarz promocyjny – nie do sprzedaży”.

Kryteria, które decydują o uznaniu nieodpłatnie przekazywanego towaru za próbkę, nie są całkowicie precyzyjne. W niektórych sytuacjach za próbkę można uznać także egzemplarz pełnowartościowy. Stwierdził tak Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z 30 września2010 r., sygn. C-581/08, sprawa EMI Group Ltd.

W sprawie wystąpił specyficzny stan faktyczny, w którym chodziło o nagrania dystrybułowane w fizycznej formie (płyty winylowe, kasety oraz płyty kompaktowe). W ramach strategii promocyjnej przekazywano je jako bezpłatne egzemplarze, w szczególności osobom zatrudnionym w prasie oraz w rozgłośniach radiowych. Trybunał uznał, że w tej sytuacji, można mówić o egzemplarzu okazowym, mimo że odpowiada on dokładnie  produktowi końcowemu.

Warto podkreślić, że z próbką mamy do czynienia wyłącznie, jeśli dany egzemplarz jest jednoznacznie i ostatecznie przekazywany jako nieodpłatny. Z praktyki wynika, że w pewnych sytuacjach może to budzić pewne wątpliwości.

Wysyłka próbek do UE a VAT wymaga starannej analizy. Jeśli przekazanie:

• ma charakter promocyjny,
• towar jest oznaczony jako próbka,
• i nie służy zaspokojeniu potrzeb konsumpcyjnych odbiorcy,

to nie powstaje obowiązek podatkowy w VAT.