Upewnij się, czy papierowe faktury można przechowywać wyłącznie elektronicznie

Sylwia Maliszewska

Autor: Sylwia Maliszewska

Dodano: 10 sierpnia 2016

Jeżeli Twoja jednostka zamierza archiwizować faktury papierowe w wersji elektronicznej, to sprawdź, czy taka dokumentacja pozwoli na zaliczanie wydatków do kosztów podatkowych.

Przedsiębiorca, który otrzymuje papierowe faktury, a następnie przechowuje - po zdigitalizowaniu  - wyłącznie elektronicznie, może udokumentowane w ten sposób wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów – takie wnioski płyną z interpretacji organu podatkowego.

Czego dotyczyła sprawa?

Przedsiębiorstwo prowadzi działalność gospodarczą w zakresie zaawansowanych technologii związanych z obszarem energii, w szczególności produkcji aparatury elektrycznej. Spółka otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Przedsiębiorstwo planuje wdrożenie elektronicznego systemu Perceptive, który umożliwi otrzymywanie i przechowywanie faktur elektronicznych wysyłanych jako załącznik do wiadomości e-mail, a także otrzymywanie i przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej.

Jak spółka zamierzała przechowywać faktury?

System będzie się opierał na przeprowadzaniu digitalizacji faktur papierowych, czyli zapisu w formacie elektronicznym (w formie skanu). System będzie powiązany z danymi wprowadzanymi do systemu księgowego spółki. Przesyłane przez sprzedawców faktury w formie papierowej będą opatrywane datą otrzymania, a następnie skanowane, przy czym zachowana będzie odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej.

Na etapie skanowania faktury, a także po jej wprowadzeniu do elektronicznego archiwum jakakolwiek modyfikacja treści faktury nie będzie możliwa.

Jakie były wątpliwości podatnika  i co na to izba skarbowa?

Wątpliwości dotyczyły tego, czy takie dokumenty uprawniają spółkę do potraktowania udokumentowanych nimi wydatków do kosztów uzyskania przychodu, spółka twierdziła, że tak.

Izba skarbowa przyznała podatnikowi rację i odstąpiła od pisemnego uzasadnienia.

Sprawdź, jakie są skutki podatkowe dla Twojej firmy?

  • Dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych i w konsekwencji podstawę zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu mogą być przechowywane w dowolnej formie.
  • Skoro ustawa o CIT oraz ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych, podczas gdy ustawa o VAT dopuszcza ich przechowywanie w formie elektronicznej, to faktury otrzymywane za pomocą systemu, taki jak opisany w omawianej interpretacji, są podstawą dla potraktowania udokumentowanych nimi wydatków jako kosztów uzyskania przychodów.

Polecamy też inne komentarze i porady ekspertów:

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 7 lipca, nr IBPB-1-1/4510-150/16/BK

Sylwia Maliszewska

Autor: Sylwia Maliszewska

Ekspert podatkowy. Od kilkunastu lat związana z wydawnictwem Wiedza i Praktyka. Redaktor prowadząca Portalu Finansowo-Księgowego oraz "Orzecznictwa i Interpretacji Podatkowych".
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz