Nieodpłatne udostępnienie oprogramowania a VAT – interpretacja podatkowa

Nieodpłatne udostępnienie oprogramowania pomiędzy jednostkami samorządu terytorialnego znajduje swoje umocowanie w kilku aktach prawnych regulujących zarówno organizację JST, jak i zasady informatyzacji administracji publicznej. Kluczowe znaczenie ma tu ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zgodnie z którą JST, będąca właścicielem praw majątkowych do programu komputerowego stworzonego przez jej pracowników, może udostępnić to oprogramowanie innej jednostce bez wynagrodzenia.

Zasady współdziałania pomiędzy samorządami wynikają również z ustaw ustrojowych – o samorządzie gminnym i powiatowym – które przewidują możliwość wzajemnego udzielania pomocy, także w formie niematerialnej. Przekazanie oprogramowania wpisuje się więc w ideę realizacji zadań publicznych w sposób skoordynowany i efektywny, bez konieczności każdorazowego powielania działań.

W praktyce oznacza to, że Miasto B, jako właściciel aplikacji, może legalnie przekazać Miastu A kopię programu – zarówno plik wykonywalny, jak i kod źródłowy oraz dokumentację – o ile nie następuje to w celu uzyskania korzyści majątkowej. Tego typu czynność, będąca elementem realizacji zadań publicznych, nie nosi znamion działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT.

W indywidualnej interpretacji z 29 stycznia 2025 r. (sygn. 0114-KDIP4-1.4012.585.2024.1.MK), dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej jednoznacznie stwierdził, że nieodpłatne udostępnienie oprogramowania przez Miasto B na rzecz Miasta A nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu VAT. Kluczowym elementem oceny była analiza charakteru tej czynności pod kątem działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ust. 6 ustawy o podatku od towarów i usług.

Organ podatkowy uznał, że przekazanie kopii programu komputerowego – bez wynagrodzenia, w oparciu o zawarte porozumienie między jednostkami samorządu terytorialnego – realizowane jest w ramach zadań publicznych wynikających z przepisów prawa. Czynność ta nie służy osiągnięciu zysku ani nie nosi cech profesjonalnej działalności gospodarczej.

W ocenie dyrektora KIS, Miasto B nie będzie działać w charakterze podatnika VAT, ponieważ nie wystąpi element odpłatności, a sama czynność będzie miała charakter służebny, wynikający z przepisów ustawowych. Tym samym nie znajdzie tu zastosowania art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT, który obejmuje nieodpłatne świadczenie usług dla celów innych niż działalność gospodarcza.

Współpraca pomiędzy jednostkami samorządu terytorialnego jest nie tylko dopuszczalna, ale wręcz zalecana przez ustawodawcę jako forma efektywnego realizowania zadań publicznych. Zarówno ustawa o samorządzie gminnym, jak i ustawa o samorządzie powiatowym przewidują możliwość udzielania pomocy – w tym także nieodpłatnej – między jednostkami JST oraz ich związkami czy stowarzyszeniami.

W kontekście VAT istotne jest rozróżnienie między działalnością gospodarczą a czynnościami wykonywanymi w ramach zadań publicznych. Organy samorządowe, działając na podstawie przepisów prawa, nie zawsze występują jako podatnicy VAT. Jeżeli dana czynność nie służy osiągnięciu zysku i nie wiąże się z obrotem handlowym, lecz jest realizowana w interesie publicznym, może zostać wyłączona z zakresu opodatkowania.

Tak właśnie jest w przypadku przekazania oprogramowania między Miastem B a Miastem A. Czynność ta służy wspólnemu interesowi jednostek publicznych i odbywa się na podstawie ustawy o informatyzacji oraz zawartego porozumienia między stronami. Brak charakteru komercyjnego oraz zgodność z celem publicznym przesądzają o tym, że Miasto B nie ma obowiązku naliczania podatku VAT, nawet jeśli udostępnia kompletne oprogramowanie wraz z dokumentacją i kodem źródłowym.

Interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 29 stycznia 2025 r. stanowi istotne potwierdzenie, że nieodpłatne udostępnienie oprogramowania a VAT to zagadnienie, w którym decydujące znaczenie ma cel i charakter świadczenia. Jeśli jednostka samorządu terytorialnego działa w ramach zadań publicznych i nie realizuje świadczenia w celu osiągnięcia zysku, to nie występuje jako podatnik VAT.

Dla JST oznacza to większą elastyczność i bezpieczeństwo przy przekazywaniu zasobów informatycznych innym jednostkom – o ile odbywa się to w ramach współdziałania określonego ustawowo. Warto jednak każdorazowo zadbać o odpowiednią dokumentację porozumienia i wykazać związek przekazania z realizacją zadania publicznego.

Podsumowując, nieodpłatne przekazanie oprogramowania innej JST, zgodnie z ustawą o informatyzacji, nie rodzi skutków na gruncie VAT, o ile jest realizowane w interesie publicznym i bez komercyjnego celu. To stanowisko może stanowić cenną wskazówkę dla innych jednostek terytorialnych rozważających podobną formę współpracy.