Nowe przepisy o kasach fiskalnych 2025 – zmiany już od 1 lipca

Ministerstwo Finansów udostępniło na stronie Rządowego Centrum Legislacji (RCL) projekty dwóch rozporządzeń dotyczących kas fiskalnych, w tym mających postać oprogramowania (tzw. kas wirtualnych).  Nowe przepisy mają związek ze zmianami w ustawie o VAT i wejdą w życie w połowie 2025 roku.

Jeden z przygotowanych przez resort finansów projektów dotyczy m.in. materii, która aktualnie jest uregulowana w rozporządzeniu ministra finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (tekst jedn.: Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 ze zm.).

Ministerstwo Finansów dostrzegło jednak konieczność wydania nowych regulacji w tym zakresie. Jako uzasadnienie dla wspomnianej modyfikacji  przepisów wykonawczych, projektodawcy wskazali na zmiany na poziomie ustawowym. Wyjaśnili, że projektowane rozporządzenie stanowi wykonanie delegacji zawartej w art. 111 ust. 7a ustawy o VAT, która upoważnia ministra finansów do określenia – w drodze rozporządzenia – m.in. sposobu prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Podobne upoważnienie znalazło się w art. 145a ust. 15 tej ustawy, w odniesieniu do  kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii.

Przepisy te zmieniły się w związku z nowelizacją wprowadzoną ustawą z 26 maja 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1059 ze zm.). Zgodnie z treścią ustawy nowelizującej, ww. rozporządzenie MF w sprawie kas rejestrujących zachowuje moc do dnia wejścia w życie przepisów wykonawczych wydanych na podstawie delegacji w nowym brzmieniu, jednak nie dłużej niż do 30 czerwca 2025 r. W związku zatem z wejściem w życie ustawy zmieniającej i pośrednim wygaśnięciem delegacji ustawowej (z art. 111 ust. 7a oraz art. 145a ust. 15 ustawy o VAT) – powstała konieczność wydania przez MF nowego rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Ponadto przepisy należało dostosować do zmiany wprowadzonej w art. 111 ust. 3a ustawy o VAT. Polegała ona na dopuszczeniu możliwości przesyłania paragonów fiskalnych w formie elektronicznej do klienta, za jego zgodą i w uzgodniony z nim sposób. Tym samym obok paragonów fiskalnych w postaci papierowej, podatnicy mogą także wydawać tzw. e-paragony (z kas on-line) – jako pełnoprawne dokumenty potwierdzającego sprzedaż.

Resort finansów zamierza również zmienić przepisy dotyczące kas wirtualnych. Obecnie obowiązuje w tym zakresie rozporządzenie Ministra Finansów z 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. z 2020 r. poz. 957, ze zm.). Jednak w związku z wygaśnięciem delegacji ustawowej, o której była mowa wcześniej, zaistniała konieczność wydania przez MF nowego rozporządzenia w tej sprawie. Ponadto również te przepisy  należało dostosować do zmiany wprowadzającej możliwość przesyłania e-paragonów.

Jak wskazał resort finansów, stosowanie kas w postaci oprogramowania (kas wirtualnych) ma zwiększyć efektywność działań administracji skarbowej w zakresie zwalczania nierejestrowanej sprzedaży detalicznej oraz unikania i uchylania się od opodatkowania w zakresie podatku VAT, poprzez wprowadzone mechanizmy kontrolne w czasie rzeczywistym. Ich stosowanie – jako alternatywy dla kas sprzętowych – ma również zachęcić przedsiębiorców do wyjścia z szarej strefy poprzez łatwą dostępność i obniżenie całkowitych kosztów posiadania kas rejestrujących.

Od 1 lipca 2025 r. zaczną obowiązywać nowe rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych, dostosowane do znowelizowanej ustawy o VAT. Przedsiębiorcy i księgowi powinni zapoznać się z regulacjami wcześniej, aby uniknąć problemów z ewidencją sprzedaży i obsługą klientów.

Źródło:

• projekt (z 25 kwietnia 2025 r.) rozporządzenia ministra finansów w sprawie kas rejestrujących,
• projekt (z 25 kwietnia 2025 r.) rozporządzenia ministra finansów w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.