ubezpieczenie pracownika

Jak rozliczyć składkę na dodatkowe ubezpieczenie podczas nieobecności pracownika

Jak rozliczyć składkę na dodatkowe ubezpieczenie podczas nieobecności pracownika

Pytanie: Spółka refunduje pracownikom składkę w wysokości 70,80 zł z tytułu dodatkowego ubezpieczenia w PZU. Kwota refundacji jest doliczana do przychodu pracownika na liście płac, a pracownik ponosi związane z nią koszty składek ZUS oraz podatku dochodowego. Umowę z ubezpieczycielem zawiera bezpośrednio pracownik. Refundacja składki przez spółkę odbywa się natomiast bez zawierania odrębnej umowy pomiędzy spółką a pracownikiem. Czy w sytuacji, gdy pracownik przez cały miesiąc jest nieobecny w pracy z powodu usprawiedliwionej, niepłatnej nieobecności związanej z oczekiwaniem na rozpatrzenie wniosku o świadczenie rehabilitacyjne (kod ZUS 151), nadal przysługuje mu refundacja składki na dodatkowe ubezpieczenie? Jeżeli tak, w jaki sposób należy prawidłowo rozliczyć taką refundację? Czy kwotę 70,80 zł należy wykazać na liście płac jako przychód niepodlegający składkom ZUS, czy też refundacja powinna zostać rozliczona w inny sposób?

Refundacja składki ubezpieczeniowej podczas nieobecności pracownika – najważniejsze zasady rozliczenia

Ureguluj prawo do refundacji w przepisach wewnętrznych.

Jeżeli pracownik ma zachować prawo do finansowania składki ubezpieczenia „Zdrowie” również podczas usprawiedliwionej niepłatnej nieobecności, np. w okresie oczekiwania na decyzję ZUS w sprawie świadczenia rehabilitacyjnego, odpowiedni zapis powinien znaleźć się w regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę.

Refundację 70,80 zł co do zasady rozlicz jako przychód pracownika.

Jeżeli spółka finansuje składkę w okresie nieobecności oznaczonej kodem 151, wartość świadczenia należy wykazać na liście płac jako przychód podlegający opodatkowaniu oraz oskładkowaniu.

Wykaż świadczenie i składki w dokumentacji ZUS.

Przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia oraz naliczone składki należy ująć w raporcie ZUS RCA. Trzeba również uwzględnić odpowiednie składki finansowane przez pracodawcę, w tym składkę na FGŚP w deklaracji ZUS DRA.

Ustal sposób rozliczenia składek i podatku finansowanych przez pracownika.

Powstałą niedopłatę pracownik może zwrócić przelewem na rachunek spółki albo może ona zostać potrącona przy najbliższej wypłacie wynagrodzenia lub – po spełnieniu warunków – ze świadczenia rehabilitacyjnego. W przypadku potrącenia należy uzyskać pisemną zgodę pracownika i przestrzegać zasad dotyczących kwoty wolnej.

Rozważ zmianę zasad benefitu, jeżeli celem jest zwolnienie z ZUS.

Zwolnienie z oskładkowania może być możliwe, gdy prawo do świadczenia wynika z regulaminu lub innych przepisów o wynagradzaniu, świadczenie ma charakter niepieniężny, a pracownik ponosi częściową odpłatność. Przykładowo przy odpłatności 4 zł część finansowana przez pracodawcę w wysokości 66,80 zł mogłaby – zgodnie z opisanymi zasadami – nie podlegać składkom ZUS, pozostając przychodem podlegającym opodatkowaniu.
Korzyści 
  • Dowiesz się, czy pracownik zachowuje prawo do refundacji składki ubezpieczeniowej podczas usprawiedliwionej, niepłatnej nieobecności w pracy, w tym w okresie oczekiwania na decyzję ZUS w sprawie świadczenia rehabilitacyjnego.
  • Sprawdzisz, jak prawidłowo rozliczyć refundowaną składkę w liście płac i dokumentach ZUS, w tym kiedy świadczenie podlega oskładkowaniu i opodatkowaniu.
  • Poznasz warunki, które mogą pozwolić na wyłączenie części świadczenia z podstawy wymiaru składek ZUS, oraz dowie się, jakie zapisy powinny znaleźć się w regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę.

@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.