Chcesz zrezygnować z papierowych akt osobowych i przejść na elektroniczną dokumentację pracowniczą? Możesz to zrobić, ale musisz zadbać o odpowiedni system, zabezpieczenie danych i prawidłowe odwzorowanie dokumentów. Sprawdź, jak przeprowadzić zmianę krok po kroku, jak informować pracowników oraz co zrobić z papierowymi dokumentami po ich przeniesieniu do systemu elektronicznego.
Jak wdrożyć elektroniczną dokumentację pracowniczą w firmie? – praktyczna instrukcja dla pracodawcy
Wybierz odpowiedni system teleinformatyczny
System powinien zabezpieczać dokumentację przed utratą, uszkodzeniem i nieuprawnionym dostępem oraz umożliwiać jej wyszukiwanie, eksport i wydruk.
Zadbaj o bezpieczeństwo danych
Wprowadź procedury dostępu, twórz kopie zapasowe, analizuj zagrożenia i regularnie kontroluj skuteczność zastosowanych zabezpieczeń.
Prawidłowo przekształć dokumenty papierowe
Sporządzaj ich cyfrowe odwzorowania i potwierdzaj zgodność odpowiednim kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną.
Poinformuj pracowników o zmianie
Przekaż im informację o przejściu na elektroniczną dokumentację pracowniczą oraz o możliwości odbioru dotychczasowej papierowej dokumentacji w terminie 30 dni.
Zapewnij długoterminową dostępność dokumentacji
System powinien gwarantować czytelność, wiarygodność i możliwość korzystania z dokumentów przez cały wymagany okres ich przechowywania.
@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.
/WiedzaiPraktyka
/wip
/WiedzaiPraktyka
/wip