Składamy ZUS IWA za 2017 r. Poznaj 5 przykładów

ZUS IWA to informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Składa się ją za dany rok kalendarzowy, a więc obecnie za 2017 r. Do jej złożenia obowiązani są płatnicy, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS, jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2017 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2018 r., 
• w 2017 r. zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
• byli wpisani do rejestru REGON w dniu 31 grudnia 2017 r.

Nieprzerwane zgłoszenie w ZUS jako płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe oznacza, że w każdym z miesięcy 2017 r., przynajmniej jedna osoba podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu. Obowiązku złożenia informacji ZUS IWA nie mają więc ci płatnicy, którzy choć w jednym miesiącu tego roku nie byli płatnikami składek na ubezpieczenie wypadkowe, tj. ani jeden ubezpieczony nie podlegał temu ubezpieczeniu.

Z kolei liczbę̨ ubezpieczonych (co najmniej 10) ustala się̨ jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy 2017 r. i liczby miesięcy tego roku. Przy wyliczaniu liczby ubezpieczonych, w każdym przypadku liczba miesięcy będzie wynosiła 12, a to ze względu na wymóg nieprzerwanego zgłoszenia w ZUS przez cały rok.

PRZYKŁAD:

Spółka z o.o. była zgłoszona w ZUS jako płatnik składek nieprzerwanie przez cały 2017 r. W ciągu poszczególnych miesięcy tego roku spółka zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego:

Suma ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy 2017 r. wyniosła 167. W związku z tym liczba ubezpieczonych dla celów ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe wynosi:

167 : 12 = 13,917

Po zaokrągleniu do jedności - 14 (liczba ubezpieczonych podlega zaokrągleniu do jedności w górę̨, jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5, lub w dół, jeśli jest mniejsza od 0,5).

PRZYKŁAD:

Osoba prowadząca jednoosobową pozarolniczą działalność́ gospodarczą zgłosiła się̨ jako płatnik składek od 1 września 2017 r. Do obowiązkowych ubezpieczeń́ społecznych zgłosiła siebie oraz 10 pracowników i taki stan utrzymywał się do końca roku. Płatnik nie składa informacji ZUS IWA za 2017 r., ponieważ̇ nie był nieprzerwanie zarejestrowany jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe w tym roku.

Dodatkowo warto pamiętać, że przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w ciągu miesiąca, daną osobę̨ uwzględnia się̨ jako jednego ubezpieczonego.

PRZYKŁAD:

W styczniu 2017 r. zleceniobiorca wykonywał dwie umowy zlecenia. Pierwsza została zawarta na okres od 1 do 10 stycznia 2017 r. a kolejna od 15 do 25 stycznia 2017 r. Z tytułu tych umów podlegał obowiązkowo ubezpieczeniu wypadkowemu. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w ciągu stycznia należy uwzględnić́ tę osobę̨ jako jednego ubezpieczonego.

PRZYKŁAD:

W lutym 2017 r. osoba podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu z dwóch tytułów. W okresie od 1 do 10 lutego 2017 r. jako zleceniobiorca, a w okresie od 20 do 28 lutego 2017 r. z tytułu nawiązania stosunku pracy. Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w ciągu lutego należy uwzględnić́ tę osobę̨ jako jednego ubezpieczonego.

Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych nie bierze się̨ pod uwagę̨ osób, które:

• cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego bądź́ zostały powołane do odbywania zasadniczej służby wojskowej oraz
• za które za dany miesiąc są̨ rozliczane składki lub wykazywane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń́ społecznych (tj. w miesiącu, za który składany jest imienny raport miesięczny za daną osobę̨, nie podlegała ona ubezpieczeniu wypadkowemu ani przez jeden dzień́).

PRZYKŁAD:

Pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym w okresie od 2 do 31 stycznia 2017 r. W związku z tym, iż̇ w styczniu 2017 r. co najmniej przez jeden dzień́ ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu, należy go uwzględnić́ przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w ciągu tego miesiąca.

Informacja ta składa się z 7 bloków, z których płatnik składek wypełnia 6 (siódmy blok to adnotacje ZUS).

Blok I Dane organizacyjne

W polu 01 wpisuje się identyfikator informacji ZUS IWA tj. numer/rok; jeżeli jest to pierwszorazowa informacja identyfikator to 01 2017

Pole 02 jest miejscem na 6-znakowy kod terytorialny jednostki terenowej ZUS właściwej ze względu na siedzibę̨ płatnika składek (np. I Oddział w Poznaniu - 290000).

Blok II Dane identyfikacyjne płatnika składek

Wypełnia się przenosząc dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA, ZUS ZIPA, we wniosku CEIDG-1, lub we wniosku o wpis do KRS oraz NIP-8 złożonym w urzędzie skarbowym (NIP, REGON, a w przypadku osoby fizycznej - PESEL, nazwisko, imię, data urodzenia płatnika składek)

Blok III Dane o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego

Tu ujmuje się liczbę osób ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego, ustaloną według wyżej opisanych zasad (np. 14 - w przypadku płatnika z naszego przykładu 1)

Blok IV Zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki

Powyższy blok składa się z 4 pól:

• pole 01 - 5-znakowy kod rodzaju przeważającej działalności według PKD, ujęty w rejestrze REGON w dniu 31 grudnia 2017 r.;
• pole 02 - liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, które miały miejsce w 2017 r.; uwzględnia się̨ w tym polu: pracowników, poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które zostały zarejestrowane w rejestrze wypadków nie wcześniej niż̇ 1 stycznia i nie później niż̇ 31 grudnia 2017 r. , innych ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu (np. zleceniobiorców), poszkodowanych w wypadkach przy pracy, dla których karta wypadku została sporządzona nie wcześniej niż̇ 1 stycznia i nie później niż̇ 31 grudnia 2017 r. (istotna jest data zaewidencjonowania zdarzenia w rejestrze wypadków lub sporządzenia karty wypadku, a nie data samego wypadku); w liczbie poszkodowanych ujmuje się także tych, którym ZUS nie przyznał zasiłku wypadkowego czy innych świadczeń; jeśli wypadków nie było wpisuje się "0";
• pole 03 - liczba osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich w 2017 r. (zasady uwzględniania osób j.w.); w razie braku takich wypadków - cyfra "0";
• pole 04 - liczba osób zatrudnionych w warunkach, w których występują̨ przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń́ i natężeń́ czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na dzień́ 31 grudnia 2017 r.; ustalając liczbę̨ osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia bierze się̨ pod uwagę̨ wyłącznie pracowników, tj. osoby pozostające w stosunku pracy w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy; danego pracownika uwzględnia się̨ w tej liczbie tylko jeden raz.

Blok V Adres do korespondencji płatnika składek

Wpisuje się m.in. pełny adres tj. kod pocztowy miejscowości, jej nazwę, nazwę ulicy, numer domu, lokalu - jeśli taki jest (w razie braku - pole puste), adres poczty elektronicznej.  

Blok VI Oświadczenie płatnika składek

Podaje się datę wypełnienia informacji (dzień/miesiąc/rok), składa podpis (płatnik lub osoba przez niego upoważniona) i umieszcza pieczątkę płatnika, jeśli płatnik ją ma

Blok VII Adnotacje ZUS

Informację ZUS IWA płatnik składek przekazuje w takiej samej formie, jaka obowiązuje płatnika w odniesieniu do pozostałych dokumentów, z których płatnik rozlicza się w ZUS.

Jeżeli więc płatnik składek przekazuje dokumenty ubezpieczeniowe poprzez teletransmisję danych w formie dokumentów elektronicznych, to również̇ informacja ZUS IWA powinna być́ tak przekazana. 

Płatnicy uprawnieni do składania informacji ZUS IWA w formie papierowej (na formularzu lub w formie wydruku z oprogramowania interfejsowego) przekazują̨ informację do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS właściwej ze względu na siedzibę̨ płatnika składek. W przypadku przekazywania informacji ZUS IWA w formie przesyłki pocztowej, na opakowaniu powinien być́ umieszczony napis "ZUS IWA".

Płatnik składek musi przechowywać́ kopie informacji ZUS IWA oraz korekty tych informacji, przez okres 10 lat licząc od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.