Pamiętaj o przekazaniu informacji dla osoby ubezpieczonej

Płatnik składek jest zobowiązany przekazać ubezpieczonemu na piśmie lub - za jego zgodą - w formie dokumentu elektronicznego, informacje zawarte w raportach imiennych przekazanych za niego do ZUS, w celu ich weryfikacji. Informację roczną przekazuje się w terminie do 28 lutego danego roku, w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły. Informacja zawiera m.in. zestawienie należnych składek na ubezpieczenia: społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz zdrowotne, dane o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, dane o wypłaconych zasiłkach oraz wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie Kodeksu pracy oraz o zasiłkach finansowanych z budżetu państwa. Informacja powinna zawierać także symbol wojewódzkiego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub podpis osoby, przez niego upoważnionej.

Wystawienie informacji rocznej jest obowiązkowe jeśli w ciągu roku płatnik nie sporządzał i nie wydawał ubezpieczonemu - na jego żądanie - informacji miesięcznych, zawierających te same dane, ale w ujęciu miesięcznym. Przypomnijmy, że informacja miesięczna jest doręczana ubezpieczonemu jedynie na jego żądanie, ale nie częściej niż raz na miesiąc, za miesiąc poprzedni. Jeśli co miesiąc były przekazywane informacje o danych z raportów, to płatnik nie ma obowiązku przekazywania Informacji rocznej, chyba że ubezpieczony wystąpi o wydanie takiej informacji.

Informacja roczna powinna odzwierciedlać dane przekazane do ZUS w raportach ZUS RCA, ZUS RSA, w rozbiciu na poszczególne miesiące ubiegłego roku.

Blok I Dane organizacyjne

Na początku formularza wpisuje się  identyfikator informacji za rok rozliczeniowy, a więc numer i rok (01 2017).

Blok II Dane identyfikacyjne płatnika składek

Płatnik składek wpisuje swoje dane identyfikacyjne jak NIP, Regon oraz - jeśli jest osobą fizyczną - nr PESEL, imię, nazwisko, datę urodzenia.

Blok III.A. Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej - nazwisko, imię, typ i numer identyfikatora (najczęściej P tj. PESEL)

Następnie przed blokiem III.B. wpisuje się okres rozliczeniowy czyli każdy miesiąc rozliczenia składek np. 01 2017 dla stycznia, 02 2017 dla lutego itd.

Blok III.B. Zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne

W tym bloku płatnik podaje kod tytułu ubezpieczenia - np. dla pracownika 0110xx, oraz kod NFZ. Kolejne pola to:

- informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tzw. limit 30-krotności) - cyfra 1, 2 lub 3 wskazuje kto - sam ubezpieczony, płatnik, czy ZUS - przekazał informację o przekroczeniu

- wymiar czasu pracy pracownika z umowy o pracę - podaje się w ułamku zwykłym np. 3/4 etatu, 1/1 pełen etat

W polach od 05 do 07 wpisuje się podstawę wymiaru składek na poszczególne ubezpieczenia społeczne. W kolejnych tj. od 08 do 15 kwoty poszczególnych składek finansowanych przez ubezpieczonego i płatnika. Następne pola wypełnia się bądź nie, w zależności od tego czy składki pracownika są finansowane przez budżet państwa, PFRON lub Fundusz Kościelny. W ostatnim polu tj. 29, wpisuje się łączną kwotę składek czyli stanowiącą sumę wartości z poprzednich pól.

Blok III.C. Zestawienie należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne

W tym bloku wpisuje się podstawę wymiaru składki zdrowotnej (po pomniejszeniu o część składek społecznych finansowanych przez pracownika) oraz kwotę składki zdrowotnej finansowanej przez ubezpieczonego.

Blok III.D. Zestawienie wypłaconych świadczeń i wynagrodzeń za czas absencji chorobowej oraz rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek

Blok przeznaczony jest na dane z raportu ZUS RSA za miesiąc, który uwzględniamy w informacji. Blok wypełnia się np. w razie choroby pracownika. Ważne jest prawidłowe przepisanie 3-znakowego kodu świadczenia lub przerwy, a w polu 02 "Okres od-do" - prawidłowe jego określenie. Okres ten nie może bowiem wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który był sporządzany raport ZUS RSA (czyli „Data od” i „Data do” mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który był sporządzany raport, i nie mogą być późniejsze niż ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który był sporządzony raport). Jeżeli pracownik nie miał żadnej absencji w danym okresie rozliczeniowym, to pola tego bloku zostają puste.

Blok IV Oświadczenie płatnika składek

W ostatnim bloku wpisuje się datę wypełnienia informacji, a także składa się podpis płatnika składek lub osoby upoważnionej i stawia pieczęć zakładu pracy.      

Jeżeli ubezpieczony pozytywnie zweryfikuje dane zawarte w informacji, a więc nie wniesie zastrzeżeń w ciągu 3 miesięcy od jej otrzymania, to dane te uznaje się̨ za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że zakwestionuje je ZUS, wydając stosowną decyzję. Natomiast gdy adresat informacji stwierdzi, że dane w niej ujęte odbiegają od stanu faktycznego, może zgłosić́ na piśmie wniosek o jej sprostowanie w ciągu 3 miesięcy od jej otrzymania. Ubezpieczony informuje o tym fakcie także ZUS.

Jeśli płatnik składek nie uwzględni reklamacji w ciągu 1 miesiąca od daty jej wpływu, ZUS wydaje decyzję, na wniosek ubezpieczonego, po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego.