Jednolity Plik Ubezpieczeniowy (JPU) – przełom w rozliczaniu składek ZUS

W obecnym stanie prawnym większość obowiązków związanych z dokonywaniem zgłoszeń i rozliczeniami w ramach systemu ubezpieczeń społecznych spoczywa na płatnikach. W przypadku przedsiębiorców, dotyczy to zarówno składek ZUS odprowadzanych za pracowników, jak i za siebie, np. w związku z jednoosobową działalnością gospodarczą. Ze względu na duże skomplikowanie przepisów, a także różnorodność sytuacji, do których znajdują one zastosowanie, rozliczenia te na ogół są czasochłonne. Cechują się także występowaniem licznych błędów, co skutkuje koniecznością podejmowania przez ZUS czynności wyjaśniających. Często działania te kończą się sankcjami dla płatników.

Wiele wskazuje jednak na to, że w nieodległej perspektywie czasowej sytuacja ta się zmieni – na korzyść płatników. Ma to związek z planami Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który zapowiada wdrożenie ułatwień dla przedsiębiorców, opartych na cyfryzacji działań w zakresie realizacji obowiązków związanych z ustalaniem podlegania ubezpieczeniom i rozliczaniem składek. Plany te zakładają przejęcie od pracodawców przez ZUS wspomnianych obowiązków, a przynajmniej dużej ich części. Nowy system ma działać na wzór funkcjonujących już od pewnego czasu, ale wciąż rozwijanych, rozwiązań w zakresie rozliczeń podatników fiskusem.

W świetle przekazanych informacji, projekt polega na odejściu od przekazywania przez płatników dokumentów w dotychczasowej formie. Zakłada on przesyłanie przez płatnika danych do ZUS w postaci ww. Jednolitego Pliku Ubezpieczeniowego (JPU), na podstawie którego zostanie założone konto płatnika składek oraz osoby ubezpieczonej. W oparciu o dane otrzymane od płatnika, ZUS  ustalałby osoby podlegające poszczególnym ubezpieczeniom, a także wysokość należnych składek. Dokonywałby także  za płatnika ich pełnego rozliczenia. Po stronie tego drugiego podmiotu leżałaby zaś weryfikacja jego poprawności. Przy braku zastrzeżeń co do tak przygotowanego rozliczenia – płatnikowi pozostałoby jedynie opłacenie wynikających z niego składek. Płatnik nie miałby jednak obowiązku akceptacji tego rozliczenia. Przepisy pozwalałyby mu na dokonywanie w nim stosownych zmian, analogicznie jak w przypadku dokumentów (deklaracji podatkowych) wygenerowanych w systemie Twój e-PIT. 

Nowe zasady rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, jeśli zostaną wprowadzone, przyniosą wymierne korzyści dla przedsiębiorców. Dotyczy to zwłaszcza tych, którzy mają status pracodawców. Zaproponowane rozwiązania nie tylko pozwolą im zaoszczędzić czas, który obecnie trzeba przeznaczać na wywiązywanie się z obowiązków płatnika, ale również wyeliminują dużą liczbę błędów. To samo dotyczy podejmowanych przez ZUS kontroli, których potrzeba się zmniejszy. Dzięki ograniczeniu nieprawidłowości w omawianym zakresie – zmniejszy się także  ryzyko sankcji dla przedsiębiorców za naruszenie przepisów. Powinna też ulec zmniejszeniu liczba spraw trafiających na wokandy sądów pracy i ubezpieczeń społecznych.

Automatyzacja wspomnianych rozliczeń powinna również pozytywnie przełożyć się na finanse przedsiębiorstw. Będzie to możliwe dzięki redukcji kosztów, które obecnie firmy muszą ponosić na zatrudnianie specjalistów ds. rozliczeń ZUS, czy na ich obsługę w tym zakresie przez zewnętrzne podmioty (np. biura rachunkowe). Zakład Ubezpieczeń Społecznych argumentował ponadto, że za sprawą automatyzacji procesów, wypłata świadczeń ubezpieczonym (np. zasiłków chorobowych) będzie znacznie szybsza niż ma to miejsce dziś.

Należy nadmienić, że automatyzacja rozliczeń z ZUS jest jedną z propozycji deregulacyjnych przedstawionych przez Zespół Rafała Brzoski. Sam pomysł nie jest jednak nowy, ponieważ koncepcja Jednolitego Pliku Ubezpieczeniowego (JPU) pojawiła się kilka lat temu. Do tej pory nie doczekała się jednak realizacji. Trzeba mieć zatem nadzieję, że rozwiązania, o których mowa, niebawem wejdą w życie, a przynajmniej zostaną przedstawione ich szczegółowe ramy.

Warto również zaznaczyć, że JPU ma być kolejnym krokiem w kierunku cyfryzacji rozliczeń z ZUS. Zakład przedstawia go jako kontynuację wcześniejszych działań w tym zakresie, takich jak np. e-składka, czy e-akta. Przypomnijmy, że:

• e-składka – to rozwiązanie umożliwiające opłacanie wszystkich składek jednym zwykłym przelewem na indywidualny Numer Rachunku Składkowego (NRS),
• e-akta – pozwala na przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.

Jednolity Plik Ubezpieczeniowy (JPU) to elektroniczny dokument, który uprości rozliczenia składek ZUS i składki zdrowotnej. Na podstawie otrzymanych danych w nim zawartych, ZUS będzie samodzielnie obliczał składki, wyręczając płatników w tym zakresie. Pracodawcy nie będą musieli wypełniać i wysyłać dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS. Jeśli zaakceptują oni  przygotowane w ten sposób rozliczenie, wystarczy, że zapłacą składkę. Nowe rozwiązanie przyspieszy rozliczenia z ZUS, a także pozwoli na ograniczenie kosztów z nimi związanych, zwłaszcza po stronie pracodawców. Ograniczy też ryzyko wystąpienia błędów w tych rozliczeniach.