Zwrot nienależnie pobranego świadczenia – sprawdź prawidłowe zapisy

Wpływ dochodu, którego źródło nie jest do końca ustalone, księguje się zgodnie z załącznikiem nr 3 rozporządzenia z 13 września 2017 r., w sprawie rachunkowości i planów kont na koncie 245 „Wpływy do wyjaśnienia”, a po otrzymaniu dokumentów (decyzji administracyjnej, wyjaśnienia z działu merytorycznego) następuje odpowiednie przeksięgowanie na konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” lub zwrot na konto bankowe świadczeniobiorcy w sytuacji, gdy koordynacja nie zaistnieje.

Przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego z jednej strony mają na celu chronić pracownika (świadczeniobiorcę) przed utratą świadczenia (które otrzymałby w przypadku przebywania i zatrudnienia w kraju),
a z drugiej strony chronią państwa przed kumulacją wypłaty świadczeń tego samego rodzaju. Pierwszeństwo w wypłacie świadczenia ma kraj, w którym wykonywana jest działalność zawodowa ¹. W przypadku różnicy w wartości świadczeń między krajami wypłacany jest tzw. dodatek dyferencyjny.

Przykład 1.

Zgodnie z art. 25 ustawy o pomocy państwa w wychowaniu dzieci (dalej: ustawa), świadczenie wychowawcze wypłacone za okres od dnia, w którym osoba stała się uprawniona do świadczeń na rodzinę w innym państwie w związku ze stosowaniem przepisów
o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, do dnia wydania decyzji o uchyleniu decyzji przyznającej świadczenie wychowawcze – jest świadczeniem nienależnie pobranym. Kwoty nienależnie pobranych świadczeń (w przypadku koordynacji) ustala i dochodzi wojewoda (art. 16 ust. 10 ustawy).

Przykład 2.

Kwoty nienależnie pobranego świadczenia wychowawczego, łącznie z odsetkami ustawowymi za opóźnienie ustalone ostateczną decyzją, podlegają potrąceniu z wypłacanego na bieżąco świadczenia wychowawczego, wypłacanych świadczeń rodzinnych oraz wypłacanych zasiłków dla opiekuna (art. 25 ust. 7 ustawy – patrz przykład 3.). W przypadku braku możliwości potrącenia nienależnie pobranego świadczenia z bieżących wypłat, świadczenia podlegają zwrotowi na rachunek bankowy wskazany przez organ właściwy (wpłata na rachunek ośrodka pomocy społecznej, przekazanie na konto jednostki samorządu terytorialnego przekazanie na konto wojewody – patrz przykład 4.).

W przypadku zapisów księgowych związanych z koordynacją zabezpieczenia systemów społecznych obowiązują takie same zasady, jak przy księgowaniu dokumentów wydawanych przez organ właściwy.

Zapisów w księgach dokonuje się w kolejności chronologicznej. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym.

Zapisy na koncie 130 dokonywane są na podstawie dokumentów bankowych. Kontem korespondencyjnym w sytuacji zwrotu (dochodu) jest konto 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych.Konto 221 służy do ewidencji należności jednostek z tytułu dochodów budżetowych.

Na stronie Wn konta 221 ujmuje się ustalone należności z tytułu dochodów budżetowych i zwroty nadpłat (np. przypis decyzji administracyjnej).

Na stronie Ma konta 221 ujmuje się wpłaty należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy (zmniejszenia np. uchylenie decyzji) należności. Ewidencja szczegółowa do konta 221 powinna być prowadzona według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej oraz budżetów, których należności dotyczą.

Konto 221 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności z tytułu dochodów budżetowych, a saldo Ma – stan zobowiązań jednostki budżetowej z tytułu nadpłat w tych dochodach.

Ewidencję wpłaty w księgach rachunkowych powinien poprzedzać przypis, czyli dokument będący podstawą wypłaty świadczenia (np. decyzja administracyjna) – zapis Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”. W sytuacji braku decyzji wpłatę księguje się na koncie 245 „Wpływy do wyjaśnienia”. Konto 245 służy do ewidencji wpłaconych na rachunki bankowe jednostki, a niewyjaśnionych kwot należności z tytułu dochodów budżetowych i innych tytułów.

Na stronie Wn konta 245 ujmuje się w szczególności kwoty wyjaśnionych wpłat i ich zwroty. Na stronie Ma konta 245 ujmuje się w szczególności kwoty niewyjaśnionych wpłat. Konto 245 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan niewyjaśnionych wpłat(propozycje zapisów księgowych zawarto w przykładzie nr 5).

1 Szczegóły zawierają przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, tj.: rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z  29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. Urz. UE L 166 z 30.04.2004, str. 1, z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne, rozdz. 5, t. 5, str. 72, z późn. zm.) oraz rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z  16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. Urz. UE L 284 z 30.10.2009, str. 1, z późn. zm.) – art. 2 pkt15 ustawy z z 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowaniu dzieci (Dz.U. z 2017 r. poz. 1851 ze zm.).

2  www.mpips.gov.pl/koordynacja-systemow-zabezpieczenia-spolecznego